A entidade contratante é a empresa, ou, em sentido mais lato, a pessoa, que encomenda a um terceiro o fabrico de uma peça, de um subconjunto ou de um serviço. Exprime a necessidade, fornece os desenhos ou o caderno de encargos, escolhe o seu fornecedor, valida a entrega e paga a fatura. Do outro lado, o subcontratado, ou executante, trabalha segundo essas especificações. Em princípio, a entidade contratante continua a ser responsável pelo produto final perante os seus próprios clientes. Na Meaflow, é o papel do cliente que publica um pedido.
Os perfis são variados: um grande industrial que externaliza parte da sua produção, uma PME de mecânica, uma start-up que manda fabricar o seu primeiro protótipo, um gabinete de engenharia sem oficina, um artesão. Numa cadeia de fabrico, os papéis encadeiam-se: um subcontratado de nível 1 pode confiar o tratamento térmico ou a pintura a um subcontratado de nível 2 e torna-se então, por sua vez, entidade contratante. Consoante a natureza da necessidade, fala-se de subcontratação de capacidade ou de subcontratação de especialidade.
Este papel acompanha-se de deveres que condicionam o êxito do projeto: dar uma necessidade completa e atualizada, responder às perguntas, validar as etapas (o primeiro artigo, por exemplo) e pagar nos prazos acordados, que em França são enquadrados por lei. A propriedade intelectual dos desenhos e dos modelos regula-se por contrato; um acordo de confidencialidade cobre as trocas.
Num pedido de orçamento
Identifique-se claramente (empresa, interlocutores técnico e de compras), descreva a sua necessidade com um desenho, uma quantidade e um prazo, e especifique quem valida as propostas e as amostras. Diga se a sua encomenda é pontual ou recorrente: um volume anual previsional interessa a uma oficina que planeia a sua carga. Indique os seus requisitos de qualidade, de auditoria ou de certificação antes da encomenda, não depois. Veja o pedido de orçamento, bem como os guias escolher um subcontratado industrial e comparar orçamentos.