O caderno de encargos é o documento que formaliza uma necessidade e as condições em que deve ser satisfeita. No fabrico, completa o desenho de definição: o desenho diz o que é a peça, o caderno de encargos diz tudo o resto, isto é, para que serve, em que ambiente trabalha, em que quantidade, com que requisitos e segundo que calendário. Fala-se de caderno de encargos funcional quando exprime a necessidade em funções a cumprir e não numa solução técnica imposta.
Um caderno de encargos de fabrico contém, em geral, o contexto e a função da peça, os documentos técnicos (desenho, modelo 3D em formato STEP), o material, as quantidades e o seu ritmo, as tolerâncias e os estados de superfície, os tratamentos, os controlos e documentos de qualidade pedidos, a embalagem, o local e o prazo de entrega, a confidencialidade e os critérios de escolha. Deve ser claro, hierarquizado (o que é imperativo, desejável ou em aberto) e datado, com um índice de versão.
Serve para três coisas. Permite que várias oficinas orcem o mesmo âmbito e, portanto, que as suas propostas sejam comparadas. Evita os mal-entendidos que se pagam em retrabalho ou em atrasos. Faz parte dos documentos de referência em caso de litígio, daí o interesse de fixar a sua ordem de prioridade. Mais vale um modelo estruturado do que um texto livre: o guia caderno de encargos de fabrico propõe um, e o gerador de caderno de encargos ajuda a preenchê-lo passo a passo.
Num pedido de orçamento
Junte-o ao seu pedido ou retome as suas rubricas no seu pedido. Assinale o que é imperativo e o que é negociável, dê as quantidades sob a forma de escalões e diga se o material ou a solução técnica pode ser proposto pela oficina («ou equivalente»). O caderno de encargos alimenta o pedido de orçamento, que a entidade contratante dirige às oficinas; para um projeto que passará da unidade à série, veja o guia do protótipo à série.