Um pedido de orçamento (pedido de preço, ou RFQ, de request for quotation) é a solicitação escrita pela qual um comprador convida um fornecedor a orçar o fabrico de um produto ou de um serviço. O orçamento é a resposta do fornecedor: uma proposta de preço, com condições e um prazo de validade. A encomenda vem a seguir: ao emiti-la, ou ao aceitar a proposta, o comprador formaliza o seu compromisso. Distinguir estes três documentos evita muitos mal-entendidos.
A qualidade da resposta depende da do pedido. Uma oficina que recebe apenas um desenho tem de adivinhar a quantidade, o material exato, o nível de controlo ou o prazo: orça então uma hipótese prudente, coloca questões e perde tempo, ou desiste de responder. Pelo contrário, um pedido completo produz mais depressa propostas sérias e comparáveis. É por isso que assenta num caderno de encargos e num desenho de definição.
Consultar vários fornecedores sobre o mesmo âmbito é a prática corrente. É o que permite um mercado como a Meaflow: a entidade contratante descreve a sua necessidade num pedido, várias oficinas enviam as suas propostas de preço e ela compara antes de escolher. A publicação é gratuita e sem comissão.
Os pontos a não esquecer
- o desenho cotado e o modelo 3D (STEP);
- o material preciso e o nível de rastreabilidade;
- as quantidades, em vários escalões se possível, e o ritmo de encomenda;
- as tolerâncias, os estados de superfície e os tratamentos;
- os controlos e os documentos esperados;
- o prazo pretendido, o local de entrega e a data-limite de resposta;
- se for caso disso, um acordo de confidencialidade.
Indique, por fim, os seus critérios de escolha: o preço conta, mas também o prazo, a qualidade ou a proximidade. O guia comparar orçamentos de subcontratação explica como analisar as respostas.