Organização de seminários e convenções
A agência define o programa, encontra o local, coordena os oradores e conduz o desenrolar do evento. Fica com um único interlocutor para toda a preparação.
Serviços a empresas
Eventos e catering: seminários, feiras e receções
Seminário, convenção, feira, jantar ou cocktail: descreva o seu evento uma única vez e compare propostas de organizadores, empresas de catering e fornecedores de aluguer de equipamento.
- Gratuito, conta criada apenas na publicação
- Empresas verificadas (número de empresa controlado)
- Desenhos visíveis apenas para os membros
Um evento empresarial bem-sucedido assenta em inúmeros detalhes: local, restauração, mobiliário, som, iluminação, receção, animação, segurança das instalações. Consoante a dimensão, pode confiar tudo a uma agência de eventos ou compor a prestação com vários especialistas: uma empresa de catering, um fornecedor de aluguer de equipamento, um prestador de som e luz, um animador.
As necessidades são muito variadas: organização de seminários e convenções, jantar de fim de ano, inauguração, feira e stand, cocktail para clientes, dia de coesão de equipa, reunião de associação ou evento de uma autarquia. Cada formato tem as suas condicionantes: lotação, duração, acessibilidade, espaço interior ou exterior, refeição sentada ou em pé.
Esta página ajuda-o a redigir um pedido comparável: serviços propostos, equipamentos, fatores de preço, conselhos para o seu pedido e pontos de atenção sobre segurança, higiene e música. Quanto mais preciso for o briefing, mais fácil será comparar as propostas recebidas. Para a imagem do evento, consulte também a página de fotografia e vídeo.
Serviços habituais
Jantares e eventos empresariais
Jantar de fim de ano, inauguração, aniversário da empresa ou entrega de prémios: conceito, decoração, receção e animação são pensados de acordo com a sua imagem. O fornecedor trata também da logística no próprio dia.
Feiras e stands
Conceção, fabrico, montagem e desmontagem de stands, com mobiliário, iluminação e revestimento visual. O fornecedor trata também do transporte e das exigências impostas pelo organizador da feira.
Catering e cocktails
Refeições embaladas, cocktails, buffets ou refeições sentadas, com ou sem serviço. A empresa de catering adapta o menu aos regimes alimentares e às alergias que lhe indicar.
Aluguer de equipamento
Mobiliário, tendas e estruturas, palcos, estrados, carpetes e barreiras: o fornecedor entrega, instala e recolhe o equipamento. Indique o acesso ao local e o tipo de piso para evitar surpresas.
Sonorização e iluminação
Microfones, colunas, régie, iluminação ambiente e luz de palco, com um técnico no local, se necessário. O dimensionamento depende do espaço e do número de pessoas.
Videoprojeção e ecrãs
Ecrãs, videoprojetores, paredes de vídeo e transmissão em direto para apresentações ou conferências. O fornecedor testa os suportes antes da chegada dos convidados.
Animação e momentos marcantes
Animador, oradores, músicos, jogos e atividades de coesão de equipa para dar ritmo ao dia. A animação escolhe-se em função do público e do ambiente pretendido.
Material e equipamentos
Mesas, cadeiras, mesas altas e mobiliário de receçãoTendas, estruturas de grandes dimensões e estruturas para exteriorPalcos, estrados e plataformasSonorização, microfones e régieIluminação cénica e ambienteVideoprojetores, ecrãs e paredes de vídeoEquipamento de cozinha, de quente e de frio para cateringLouça, copos e toalhasBarreiras, carpetes e sinalização do local
Ocasiões frequentes
- Seminário ou convenção anual da empresa
- Jantar de fim de ano ou cerimónia de votos de ano novo
- Inauguração de instalações ou de um novo espaço
- Participação numa feira profissional com stand
- Cocktail para clientes ou parceiros
- Dia de coesão de equipa e team building
- Assembleia geral de uma associação ou de um condomínio profissional
- Evento organizado por uma autarquia ou por uma instituição
O que influencia o preço
-
1
Número de participantes
A lotação determina a dimensão do local, a quantidade de mobiliário, o volume de restauração e o número de pessoas mobilizadas para a receção e o serviço. É o primeiro fator de diferença entre dois orçamentos.
-
2
Formato e duração
Uma reunião de meio dia não mobiliza os mesmos meios que um jantar de gala. O número de momentos marcantes, de serviços e de mudanças de configuração pesa no orçamento.
-
3
Local e condicionantes de acesso
Espaço interior ou exterior, acesso de camiões, andares, alimentação elétrica, horários de montagem e desmontagem: cada condicionante altera as equipas e o material a prever.
-
4
Nível de restauração
Cocktail em pé, buffet ou refeição servida à mesa, bebidas incluídas ou não, pessoal de serviço: o nível escolhido faz variar muito a prestação da empresa de catering.
-
5
Técnica e cenografia
Som, luz, vídeo, decoração e régie dependem da ambição do programa e da configuração do local. A presença de técnicos durante todo o evento constitui uma rubrica por si só.
-
6
Época e prazo
As épocas de maior procura, como o fim do ano, reduzem a disponibilidade de espaços e fornecedores. Um pedido tardio deixa menos escolha e pode encarecer algumas rubricas.
Conselhos para um pedido bem-sucedido
Publicar um pedido- Indique o tipo de evento, a data ou as datas possíveis, a duração e o número de participantes esperados, com um intervalo se a lotação ainda não estiver definida.
- Especifique se já tem um local ou se espera que seja feita uma pesquisa, bem como as condicionantes de acesso: andares, elevador, estacionamento de camiões, alimentação elétrica.
- Descreva o programa: receção, intervenções, refeições, animação, tempo livre, bem como as necessidades técnicas de cada sequência.
- Para o catering, mencione o tipo de serviço pretendido, os regimes alimentares e as alergias conhecidas, bem como as bebidas esperadas.
- Diga o que fornece por si (local, mobiliário, equipamento audiovisual) e o que o fornecedor deve assegurar, incluindo montagem e desmontagem.
- Indique o seu orçamento ou as suas prioridades e junte os elementos da identidade gráfica, para que as propostas sejam comparáveis e coerentes com a sua imagem.
Preparar o evento: retroplaneamento e briefing
Um evento prepara-se de trás para a frente, a partir da data. O briefing inicial é o documento-chave: objetivos, público, formato, orçamento previsto, condicionantes e expectativas. Evita idas e vindas e permite que os fornecedores respondam com base nos mesmos elementos. Eis um esquema a adaptar ao seu projeto.
| Etapa | O que fazer |
|---|---|
| Enquadramento | Definir objetivos, público, lotação, data, orçamento e decisores da empresa |
| Consulta | Publicar o pedido, receber as propostas, compará-las e escolher o ou os fornecedores |
| Conceção | Validar o local, o programa, o menu, a planta de implantação e as necessidades técnicas |
| Logística | Confirmar os acessos, os horários de montagem, os convites e as formalidades necessárias |
| Dia do evento | Verificar a instalação antes da chegada dos convidados, acompanhar o desenrolar, gerir imprevistos |
| Depois | Fazer o balanço, receber a desmontagem e recolher o feedback dos participantes |
Preveja sempre uma solução alternativa para um evento ao ar livre (meteorologia) e um interlocutor contactável no dia do evento em cada fornecedor. Um caderno de encargos escrito ajuda-o a formalizar o briefing.
Segurança, higiene e música: os pontos de atenção
Um evento recebe público e exige algumas precauções. Consoante o local e o formato, aplicam-se regras de segurança das instalações: uma estrutura temporária, uma tenda ou um palco montado para a ocasião pode ser tratado como um estabelecimento que recebe público (regime dos ERP, em França), com verificações e, por vezes, autorização do município. Informe-se junto da câmara municipal ou do serviço de segurança competente e pergunte ao fornecedor que comprovativos apresenta para as suas estruturas.
No que respeita à restauração, a empresa de catering deve cumprir as regras sanitárias: higiene do pessoal, cadeia de frio, conservação e transporte dos géneros alimentares. Pergunte-lhe como as aplica, nomeadamente numa entrega num local distante da sua cozinha central. Se servir bebidas alcoólicas, pode ser necessária, consoante os casos, uma declaração de bar temporário ou uma licença: verifique-o junto da câmara municipal antes do evento.
Por fim, a música difundida em público durante um evento está em geral sujeita a direitos de autor, a declarar à SACEM em França (sociedade francesa de gestão de direitos de autor), mesmo quando a sonorização é fornecida por um prestador. Indique no pedido quem trata desta diligência, bem como das restantes formalidades.
Agência ou fornecedores separados: escolher bem e contratar
Confiar tudo a uma agência simplifica a gestão: um único interlocutor, um único orçamento, uma coordenação assegurada. Em contrapartida, a agência acrescenta o seu serviço de gestão de projeto. Compor o evento com vários especialistas dá mais controlo sobre cada rubrica, mas exige tempo de coordenação. A escolha certa depende da dimensão do evento e da disponibilidade das suas equipas.
- Orçamento detalhado: serviços incluídos, horários, efetivos, equipamento, montagem e desmontagem, condições de adiamento ou cancelamento.
- Seguros: peça o comprovativo de seguro de responsabilidade civil profissional do fornecedor. A Meaflow verifica o SIRET das empresas (número de identificação das empresas em França), não os seus seguros.
- Subcontratação: se a agência confiar uma parte a um terceiro, pergunte a quem e quem responde em caso de problema.
- Referências: peça exemplos de eventos comparáveis ao seu e, se possível, o contacto de um cliente.
Leia por fim as condições de cancelamento, de sinal e de alteração do número de participantes. Para um evento que exija receção ou serviço de concierge no local, consulte a página de serviços de concierge empresarial.
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Fotografias de produtos e instalações, vídeo empresarial, filmagens com drone
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Tipografia, reclamos, autocolantes, sinalética, identificação de veículos
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Costura industrial, lonas, capas, marcação
Perguntas frequentes
Uma pergunta que não aparece aqui? Consulte o centro de ajuda ou escreva-nos.
Com quanta antecedência se deve organizar um evento empresarial?
Quanto mais importante for o evento, mais cedo é preciso começar: vários meses para uma convenção ou uma feira, pelo menos algumas semanas para um cocktail. Os espaços e os fornecedores têm muita procura no fim do ano. Lance o seu pedido assim que a data e o formato estiverem definidos, para ter mais escolha.
É preciso recorrer a uma agência ou tratar diretamente com uma empresa de catering e um fornecedor de aluguer?
Uma agência convém se tiver pouco tempo ou um projeto complexo, uma vez que coordena tudo. Para um evento simples, pode tratar diretamente com uma empresa de catering e um fornecedor de aluguer de equipamento. Indique no seu pedido o que pretende delegar, para que as propostas sejam comparáveis.
Que regras se aplicam à restauração durante um evento?
A empresa de catering deve cumprir as regras de higiene alimentar, nomeadamente a cadeia de frio e as condições de transporte e conservação. Se for servido álcool, pode ser exigida, consoante os casos, uma declaração de bar temporário ou uma licença. Informe-se junto da câmara municipal e pergunte à empresa de catering como aplica estas regras.
É necessário declarar a música difundida num jantar de empresa?
A difusão de música em público está em geral sujeita a direitos de autor, a declarar à SACEM em França. Esta diligência cabe ao organizador do evento, mesmo que o equipamento de som seja fornecido por um prestador. Indique no seu pedido quem trata desta formalidade.
Uma tenda ou um palco temporário exigem autorização?
Consoante a dimensão e a utilização, uma estrutura temporária pode estar abrangida pela regulamentação sobre os estabelecimentos que recebem público (ERP, em França), com verificações de segurança e, por vezes, o acordo do município. Consulte a câmara municipal com a devida antecedência e peça ao fornecedor os comprovativos das suas estruturas.
A Meaflow verifica os seguros e as autorizações dos fornecedores de eventos?
Não. A Meaflow verifica o SIRET das empresas inscritas, mas não verifica os seus seguros, as suas autorizações nem as suas qualificações. Peça diretamente ao fornecedor o comprovativo de seguro de responsabilidade civil profissional, os comprovativos de segurança e as referências antes de confirmar a sua escolha.
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