Limpeza e manutenção de instalações profissionais

O caderno de encargos permite que cada empresa orce exatamente o mesmo âmbito. Não precisa de ser longo, mas deve ser preciso em cinco pontos. O gerador de caderno de encargos ajuda a estruturá-lo.

1. Áreas e instalações: morada, área por zona (escritórios, sanitários, circulações, oficinas, vidros), natureza dos pavimentos e das superfícies, número de sanitários, planta se possível.
2. Frequências: serviços diários, semanais, periódicos (vidros, alcatifas, recuperação de pavimentos). Hierarquize as zonas em vez de tratar tudo com a mesma frequência.
3. Horários: períodos de intervenção possíveis (antes da abertura, ao fim do dia, em horário normal, fim de semana), acessos, chaves, cartões de acesso, alarme, instruções de segurança.
4. Consumíveis e produtos: quem fornece papel, sabonete, sacos e dispensadores; eventuais exigências sobre os produtos (fichas de dados de segurança, rótulos ambientais) e sobre o equipamento.
5. Controlo de qualidade: critérios de resultado, grelha de controlo, visitas com o responsável do fornecedor, livro de ocorrências, prazo de repetição do serviço em caso de defeito.

Acrescente a duração pretendida do contrato, a data de início e as suas exigências de confidencialidade. Uma visita ao local antes do orçamento evita diferenças. Para um ofício preciso, consulte a página dedicada, por exemplo a limpeza de escritórios ou os vidros e as fachadas.

• Plano de prevenção: em França, quando uma empresa externa intervém nas suas instalações, o Código do Trabalho prevê uma inspeção conjunta prévia e uma análise conjunta dos riscos, que resultam num plano de prevenção, obrigatoriamente escrito em certos casos (nomeadamente trabalhos perigosos ou um volume importante de horas).
• Transferência do pessoal: em caso de mudança de fornecedor, a convenção coletiva nacional francesa das empresas de limpeza prevê, sob certas condições, a transferência para o novo fornecedor dos trabalhadores afetos ao seu local (anexo 7). Esta obrigação recai sobre as empresas de limpeza, mas mencione a mudança no seu pedido para que a antecipem.
• Vigilância da entidade contratante: em França, acima de um montante fixado por decreto, deve obter documentos que atestem a regularidade social da empresa (atestado de vigilância da Urssaf, matrícula), na assinatura e depois periodicamente.
• Seguros e atestados: peça o comprovativo de responsabilidade civil profissional. A Meaflow controla o número SIRET das empresas, não os seus seguros nem as suas certificações: estas verificações cabem-lhe a si.
• Ofícios regulamentados: o controlo de pragas exige, em França, o Certibiocide para certos produtos; o trabalho em altura e os espaços confinados requerem pessoal formado.