Visita técnica e plano de mudança
A empresa de mudanças visita os dois locais, avalia volumes, acessos e condicionantes e propõe um faseamento, os meios humanos e um calendário inverso. É a base de um orçamento fiável.
Transporte e logística
Mudança de empresa: escritórios, oficinas e máquinas
Escritórios, oficinas, arquivos, equipamento informático ou máquinas de produção: descreva a transferência uma única vez e compare as propostas de empresas de mudanças profissionais.
- Gratuito, conta criada apenas na publicação
- Empresas verificadas (número de empresa controlado)
- Desenhos visíveis apenas para os membros
Uma mudança de empresa nada tem que ver com uma mudança de particulares. É preciso transferir postos de trabalho, equipamento informático, arquivos e, por vezes, máquinas com várias toneladas, sem interromper a atividade mais tempo do que o necessário. O fornecedor não presta, portanto, apenas um camião e mão de obra: conduz um projeto, com um interlocutor dedicado, um calendário, equipas formadas e equipamentos adequados.
Distinguem-se três grandes casos. A transferência de escritórios diz respeito ao mobiliário, aos postos informáticos e aos arquivos correntes. A transferência industrial consiste em desmontar, transportar, recolocar e repor em funcionamento máquinas ou linhas de produção, com recurso a elevação e movimentação de cargas pesadas. A transferência de arquivos exige um inventário rigoroso e o respeito pela confidencialidade. Muitos projetos combinam os três.
Esta página ajuda a preparar um pedido de orçamento comparável: serviços propostos, equipamentos, fatores de preço, seguro, planeamento e informações a juntar ao seu pedido. Quanto mais preciso for o seu pedido, com volumes, acessos, datas e condicionantes de exploração, mais fiáveis e fáceis de comparar serão as propostas recebidas.
Serviços habituais
Mudança de escritórios
Desmontagem e montagem do mobiliário, embalagem por posto de trabalho, etiquetagem de acordo com a planta de implantação: cada colaborador encontra o seu posto pronto a utilizar.
Mudança de informática e telefonia
Desligação, transporte protegido e religação de postos, impressoras, bastidores e servidores. A cópia de segurança e a migração dos sistemas continuam a ser da responsabilidade do seu departamento informático ou de um especialista.
Transferência de arquivos
Inventário, caixas numeradas, transporte rastreável e arrumação idêntica à original, com respeito pela confidencialidade. A triagem e a destruição segura podem ser tratadas previamente.
Transferência industrial de máquinas
Desmontagem, calçagem, elevação, transporte e reposição de máquinas-ferramenta, prensas ou linhas, com identificação das ligações para acelerar a recolocação em serviço.
Elevação e movimentação de cargas pesadas
Empilhadores, polipastos, patins de deslocação, gruas móveis: o equipamento escolhe-se em função da massa, do centro de gravidade e do acesso.
Guarda-móveis e armazenamento temporário
Armazenamento dos bens que não seguem de imediato, quando as novas instalações não estão prontas ou quando o local anterior tem de ser libertado antes da entrega das chaves.
Remoção e reposição do estado inicial
Recolha do mobiliário e do material usados para as vias de encaminhamento adequadas, seguida da limpeza de fim de ocupação por uma empresa de limpeza.
Veículos e equipamentos
Camiões rígidos e semirreboques, com plataforma elevatóriaVeículos utilitários e furgões para pequenos volumes e transferências em vaivémMonta-cargas exteriores e elevadores para acessos difíceisEmpilhadores, porta-paletes e gaveleirosPolipastos, patins e rolos de deslocação de cargas pesadasGruas móveis e gruas auxiliares de cargaCaixas de transferência, contentores com rodas e caixas de cartão reforçadasCapas, cobertores, películas e proteções de pavimentosCaixas à medida e calços para equipamento sensível
Tipos de transferência
- Sede ou delegação que muda de instalações
- Agrupamento ou reorganização de vários locais
- Oficina ou unidade de produção que se expande ou muda de local
- Transferência de uma ou várias máquinas-ferramenta, prensas ou linhas
- Arquivos, processos e fundos documentais
- Laboratórios, consultórios e agências com equipamento sensível
- Reorganização interna: deslocação de postos no mesmo edifício
- Libertação de instalações no fim do contrato de arrendamento e remoção
O que influencia o preço
-
1
Volume e natureza dos bens
O número de postos de trabalho, os metros lineares de arquivo, a massa das máquinas e a fragilidade dos equipamentos determinam os meios humanos e o tempo de trabalho, que constituem a primeira parcela do orçamento.
-
2
Acessos e condicionantes dos locais
Andares, elevador ou monta-cargas, cais, largura das portas, distância de transporte à mão, estacionamento do veículo: cada obstáculo acrescenta tempo ou equipamento.
-
3
Distância e número de viagens
Várias viagens curtas não custam o mesmo que um único trajeto longo. As moradas exatas determinam o tempo de circulação e o número de veículos e de equipas.
-
4
Período e horários
Uma transferência ao fim do dia, ao fim de semana ou durante um encerramento limita a paragem da atividade, mas pode implicar condições particulares. O calendário discute-se com o fornecedor.
-
5
Nível de serviço
Embalagem pela empresa de mudanças ou pelas suas equipas, desmontagem do mobiliário, desligação informática, recolocação em serviço de máquinas: quanto mais delegar, mais sobe o orçamento e menos mobiliza os seus colaboradores.
-
6
Seguro e valor dos bens
O valor declarado, a cobertura escolhida e a presença de equipamentos sensíveis influenciam o preço. Avalie-os antes de comparar as propostas.
Conselhos para um pedido bem-sucedido
Publicar um pedido- Indique as duas moradas, os andares, a existência de elevador ou monta-cargas, bem como as condições de estacionamento e de acesso aos dois locais.
- Quantifique o volume: número de postos de trabalho, metros lineares de arquivo, lista das máquinas com massas e dimensões, em vez de um «grande espaço de escritórios».
- Precise as datas possíveis, a duração de paragem aceitável e se as operações devem decorrer ao fim do dia, ao fim de semana ou em várias fases.
- Junte as plantas das instalações, a lista do equipamento sensível (servidores, máquinas, cofres) e os seus requisitos de confidencialidade para os arquivos.
- Diga o que gere por si (informática, embalagem, desligação de máquinas) e o que o fornecedor deve assegurar.
- Peça logo no pedido uma visita técnica aos dois locais: evita orçamentos aproximados e más surpresas no dia da mudança.
Planeamento, continuidade da atividade e inventário
Uma transferência bem-sucedida prepara-se de trás para a frente, a partir da data de entrega das chaves. Designe um gestor de projeto interno, que dialogue com um único interlocutor no fornecedor, e divida a operação em etapas. O quadro seguinte propõe um esquema, a adaptar à dimensão da sua empresa.
| Momento | A fazer |
|---|---|
| Vários meses antes | Definir a necessidade, pedir orçamentos, reservar as datas, tratar das formalidades e autorizações necessárias |
| Algumas semanas antes | Elaborar o inventário e a planta de implantação, triar e eliminar o que for possível, informar clientes e fornecedores |
| Na semana anterior | Etiquetar por posto e por zona, fazer cópias de segurança dos dados, esvaziar e preparar as máquinas |
| No dia da mudança | Transferir por vagas, controlar à chegada, repor em serviço primeiro os postos essenciais |
| Depois | Receber com reservas por escrito, atualizar morada, seguros e menções legais |
O inventário é o documento central: serve para orçamentar, etiquetar, acompanhar cada posto e fundamentar uma eventual reclamação. Para a continuidade da atividade, privilegie vagas sucessivas, operações fora do horário de trabalho, um stock de segurança antes da paragem de uma oficina e um plano de recurso (teletrabalho, reencaminhamento de chamadas). Pense, por fim, na alteração de morada através do balcão único das formalidades das empresas em França (guichet unique), bem como nas suas faturas e no seu site.
Máquinas e arquivos: elevação, recolocação em serviço, confidencialidade
Numa transferência industrial, o estudo prévio incide sobre as massas, as dimensões, os acessos (portas, alturas, vias de circulação) e a carga admissível dos pavimentos do novo local. A desmontagem começa pelo bloqueio das energias, pela drenagem dos fluidos e pela identificação dos cabos e tubagens, de preferência com fotografias. A elevação e o transporte são confiados a uma empresa equipada, com pessoal formado e aparelhos de elevação sujeitos às verificações periódicas regulamentares. À chegada, a máquina é calçada, nivelada, ligada por pessoas habilitadas e depois testada. Um controlo dimensional após a recolocação dá segurança no caso das máquinas de precisão. Para os equipamentos de movimentação e o armazenamento associado, consulte também movimentação e armazenamento.
Se o seu local estiver abrangido pela regulamentação francesa das instalações classificadas (ICPE), antecipe os procedimentos junto da administração, tanto para o estabelecimento anterior como para o novo. Quando uma empresa externa intervém nas suas instalações, são exigidas, em França, a análise de riscos conjunta e, em certos casos, um plano de prevenção escrito.
Os arquivos exigem outro tipo de rigor: inventário, caixas numeradas, ordem de classificação mantida, pessoal sujeito a uma cláusula de confidencialidade. Alguns documentos têm um prazo legal de conservação, por exemplo dez anos para os documentos contabilísticos em França; a transferência é o momento certo para triar e depois mandar destruir de forma segura, com certificado, aquilo que já não tem de ser guardado.
Seguro, responsabilidade e contrato: o que verificar
Uma empresa de mudanças que transporta os seus bens com veículos próprios exerce, em regra, uma atividade de transporte rodoviário de mercadorias: peça a sua inscrição no registo de transportadores (em França, o registre des transporteurs), bem como os certificados de seguro, nomeadamente o de responsabilidade civil profissional e a cobertura dos bens transportados. A Meaflow verifica o SIRET das empresas francesas (número de identificação de empresa em França), não os seus seguros: estes comprovativos devem ser exigidos antes de assinar.
Leia com atenção os limites de responsabilidade do contrato. A indemnização prevista é muitas vezes limitada a um teto e pode ficar abaixo do valor real dos bens. Consoante o seu valor, deve ponderar-se uma declaração de valor ou um seguro complementar de danos. Informe também a sua própria seguradora da mudança e da nova morada e verifique o que o seu seguro multirriscos cobre durante o transporte e a movimentação.
- Orçamento detalhado: serviços incluídos, equipamentos, meios humanos, duração, condições de adiamento ou de cancelamento.
- Subcontratação: elevação ou transporte entregues a um terceiro? Pergunte a quem se dirigir em caso de dano.
- Receção: verificação contraditória face ao inventário, reservas precisas por escrito e fotografias, antes de assinar a guia de entrega.
Para fixar por escrito os seus requisitos, o nosso gerador de caderno de encargos pode servir de modelo.
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Perguntas frequentes
Uma pergunta que não aparece aqui? Consulte o centro de ajuda ou escreva-nos.
Com que antecedência se deve preparar uma mudança de empresa?
Preveja vários meses para uma sede ou um local de produção e pelo menos algumas semanas para um pequeno escritório. O calendário depende da data de entrega das chaves, da disponibilidade das empresas de mudanças e das condicionantes da atividade. No caso de máquinas, acrescente o estudo de elevação e os ensaios de recolocação em serviço. Lance cedo o pedido de orçamento para obter uma visita técnica.
É possível mudar sem parar a atividade?
Raramente sem qualquer paragem, mas é possível reduzi-la bastante: transferência por vagas, operações ao fim do dia ou ao fim de semana, postos reinstalados prontos a utilizar, stock de segurança antes da transferência de uma oficina, migração informática preparada. Discuta estas opções com o fornecedor logo na visita técnica, pois alteram os meios humanos, os horários e o orçamento.
Como mudar máquinas industriais?
A transferência segue várias etapas: estudo prévio (massas, dimensões, acessos, carga dos pavimentos), bloqueio de energias e desligação, elevação, transporte calçado e amarrado, recolocação, nivelamento, ligações, ensaios. É necessária uma empresa equipada para elevação, com pessoal formado, e muitas vezes o fabricante ou a sua manutenção para a recolocação em serviço. Pergunte quem é responsável por cada etapa.
O meu seguro cobre a mudança?
Depende do seu contrato. Um seguro multirriscos profissional nem sempre cobre os bens durante o transporte ou a movimentação: consulte a sua seguradora antes da data e informe-a da mudança de morada. A empresa de mudanças, por seu lado, tem uma responsabilidade frequentemente limitada pelo contrato: peça os certificados, o detalhe das garantias e a possibilidade de declarar o valor dos bens.
Como proteger a transferência dos arquivos e dos dados?
Para os arquivos em papel, exija um inventário, caixas numeradas, um transporte rastreável e uma cláusula de confidencialidade. Para os dados digitais, a cópia de segurança e a migração cabem ao seu departamento informático ou a um especialista: a empresa de mudanças desliga, transporta e volta a ligar o equipamento. Respeite, por fim, os prazos legais de conservação antes de qualquer triagem ou destruição.
É necessária uma autorização para estacionar um camião ou uma grua em frente ao local?
Se o veículo ou a grua ocuparem a via pública, é geralmente necessária uma autorização do município, com um prazo a antecipar. A empresa de mudanças conhece muitas vezes o procedimento, mas indique no seu pedido quem trata dele. Tenha também em conta as regras do edifício ou da zona de atividades: horários de entrega, elevador reservado, auto de vistoria.
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