Comparar três orçamentos de subcontratação sem erros

Uma diferença de preço marcada entre dois orçamentos quase nunca significa que uma das oficinas «se engana». As ofertas diferem pelo que incluem, pelas hipóteses assumidas, pela forma de apresentar os custos fixos, pelo prazo prometido e pelas condições de entrega. Comparar é, antes de mais, reconduzir as três propostas ao mesmo âmbito. O preço vem depois.

O método resume-se a quatro tempos: registar, normalizar, calcular o custo completo e ponderar depois os critérios não financeiros. Pressupõe que as três oficinas tenham recebido o mesmo processo: veja o caderno de encargos de fabrico.

Preencha esta grelha para cada oficina, com o mesmo rigor: uma célula vazia assinala uma pergunta a fazer, não um pormenor a adivinhar.

O exemplo seguinte é fictício: mostra o método, não preços de mercado. Pede 200 peças com tratamento de superfície, rebarbadas, com certificado de material 3.1, entregues no seu local. Três oficinas respondem; após as suas perguntas, surgem as rubricas em falta.

A classificação inverte-se: a oficina mais barata à primeira leitura fica em segundo lugar, e a diferença entre B e C torna-se pequena, cerca de 1,5 %. São então o prazo, a qualidade e o risco que decidem. A oferta mais barata à primeira leitura pode também ser a mais arriscada: um preço baixo sem certificado nem rebarbamento deixa esses custos, ou defeitos na receção, a seu cargo. Para medir o peso dos custos fixos, peça preços para várias quantidades: veja o preço da maquinagem CNC.

Prazo. Um prazo de «quatro semanas» não diz nada enquanto o seu ponto de partida for desconhecido: encomenda, validação dos desenhos, receção do material ou aprovação do primeiro artigo? Na Meaflow, o prazo de uma proposta é expresso em dias entre a validação da encomenda e a entrega: verifique que a oficina o entende assim.

Condições. Prazo de validade da oferta, adiantamento, prazo de pagamento, penalizações por atraso, propriedade das ferramentas e dos desenhos, confidencialidade.

Incoterm. Os Incoterms, regras da Câmara de Comércio Internacional (versão 2020), repartem entre vendedor e comprador o transporte, o risco e as formalidades. Não regulam nem o preço, nem a qualidade, nem a transferência de propriedade.

• EXW (à saída da fábrica): organiza e paga o transporte, e o risco passa para si assim que a mercadoria é colocada à sua disposição na oficina.
• FCA: a oficina entrega a mercadoria ao seu transportador, num local acordado.
• DAP: a oficina entrega no endereço acordado, antes da descarga; os direitos de importação ficam a seu cargo.
• DDP: a oficina suporta também os direitos e as formalidades de importação.

Entre oficinas francesas, escreve-se muitas vezes «franco» ou «départ atelier» (à saída da oficina) em vez de um incoterm: pergunte simplesmente quem paga o transporte e quem suporta o risco em caso de dano. Se uma oficina estiver estabelecida fora da União Europeia, compare em preços entregues, incluindo direitos e IVA de importação.

1. Um preço unitário sem custos fixos. «Este preço inclui a programação e as fixações?»
2. Uma quantidade diferente da pedida. «Pode orçamentar exatamente 200 peças, e depois 100 e 500?»
3. Um material ou uma liga equivalente, não assinalada. «Que liga exata, com que certificado?»
4. Tolerâncias ou acabamentos de superfície relaxados. «Orçamentaram as tolerâncias do desenho, cota a cota?»
5. Tratamentos ou acabamentos excluídos. «Quem realiza o tratamento, e a que custo por peça?»
6. Uma oferta de validade curta ou expirada. «Este preço mantém-se válido até à minha decisão?» A página de comparação da Meaflow indica «Expirada» quando a validade terminou.
7. Uma subcontratação em cascata. «Que operações subcontratam, e a quem?»

Uma oferta nitidamente mais baixa do que as outras merece uma explicação antes de ser descartada ou escolhida: pode assentar num mal-entendido do desenho ou num âmbito aligeirado.

Depois de os preços serem reconduzidos ao mesmo âmbito, resta decidir sobre o que o número não diz: prazo, qualidade, risco, relação. Atribua um peso a cada critério consoante o seu projeto, classifique cada oficina de 1 a 5, multiplique e some. Uma peça crítica pesará mais na qualidade e nas certificações, uma urgência no prazo, uma necessidade recorrente na capacidade da oficina para manter um ritmo.

Guarde a grelha preenchida: justifica a sua escolha internamente e serve de base à encomenda. Confirme depois por escrito o que foi escolhido (referência e índice do desenho, quantidade, preço, prazo e o seu ponto de partida, condições de entrega, documentos de qualidade).

Na Meaflow, publica um pedido, os fornecedores respondem com uma proposta e compara-as numa página reservada ao autor do pedido. Abre-se a partir do pedido («Ver as propostas») ou do separador «Propostas recebidas» do painel. Cada proposta só é visível para si e para o seu autor: cada oficina orça sem conhecer as outras ofertas.

• Cartões ou quadro comparativo, à escolha, com ordenação por preço crescente, prazo mais curto, melhor classificação ou mais recente.
• Para cada proposta: preço sem IVA, total ou unitário (um preço unitário é convertido num total estimado a partir da quantidade do pedido, quando indicada), prazo, período de validade, classificação resultante das avaliações, distintivo «Empresa verificada», mensagem e anexos, incluindo o orçamento detalhado.
• Selos «Melhor preço», «Mais rápido» e «Melhor classificado»: designam o melhor valor entre as propostas ativas, nada mais. Não dizem nada sobre o âmbito.
• A posição relativamente ao seu orçamento, «Dentro do orçamento» ou «Acima do orçamento», se o pedido indicar um orçamento máximo.
• Uma síntese no topo da página: número de propostas ativas, intervalo de preços, intervalo de prazos.

O distintivo «Empresa verificada» assinala que a equipa da Meaflow verificou o SIRET (número de identificação de empresa em França); não substitui a verificação das certificações nem das referências. Uma proposta compõe-se de um preço, um prazo, uma validade, uma mensagem e anexos: hipóteses, custos fixos e incoterm leem-se na mensagem e no orçamento anexo, e pedem-se por mensagem se faltarem.

O botão «Conversar» abre uma conversa com a oficina, ligada ao pedido. Enquanto uma proposta estiver pendente, a oficina pode modificá-la; as perguntas públicas feitas sobre o pedido e as suas respostas são visíveis para todos os fornecedores, o que alinha as suas bases de orçamentação.

«Escolher esta proposta» avisa a oficina escolhida e recusa as outras propostas pendentes, cujos autores são informados; pode depois anular esta escolha, e o pedido volta a abrir-se. Recusar uma proposta é, em contrapartida, definitivo: esclareça as suas dúvidas antes.

• Os mesmos ficheiros para todos, com o mesmo índice de desenho.
• Quantidades por escalões e uma quantidade de referência para a comparação.
• O material exato, o certificado, as tolerâncias, os tratamentos e os acabamentos (rebarbamento, marcação).
• O que o preço deve incluir: transporte, embalagem, documentos de qualidade, com o local de entrega ou o incoterm pretendido.
• O ponto de partida do prazo, a data de entrega pretendida e a data-limite de resposta.
• Uma apresentação separada dos custos fixos e do preço unitário, com as hipóteses e as exclusões.

O gerador de caderno de encargos ajuda-o a não esquecer nada, e o glossário esclarece o que é um pedido de orçamento. Depois de os preços serem reconduzidos ao mesmo âmbito, pondere os critérios não financeiros com a grelha do guia escolher um subcontratante industrial. Pronto para comparar? Publique o seu pedido: é gratuito e sem comissão. Para descobrir os ofícios disponíveis, consulte as competências.