Redigir um orçamento de subcontratação que faz a diferença

Um bom orçamento começa antes do primeiro valor. As propostas que falham o alvo têm muitas vezes um ponto em comum: respondem ao que a oficina julgou compreender, não ao que o cliente pediu. Dedique dez minutos a ler o pedido por inteiro, a abrir os desenhos e a assinalar o que conta.

• a peça: geometria, dimensões, material, classe ou norma, estado de fornecimento;
• os requisitos: tolerâncias críticas, estados de superfície, tratamentos, controlos e documentos esperados (certificado do material, relatório dimensional);
• as quantidades e o seu ritmo: peça única, série, encomenda recorrente;
• o prazo: data pretendida, urgência real ou simples conveniência;
• o âmbito: material fornecido ou não, ferramentas, embalagem, transporte, montagem.

Faça as perguntas certas

Quando falta uma informação ou há contradições, peça-a em vez de a adivinhar. Na Meaflow, uma pergunta pública beneficia todos os fornecedores e demonstra seriedade; as mensagens são mais adequadas para os pontos sensíveis. Algumas perguntas úteis: que cotas são funcionais? O material é imposto, ou é aceite uma equivalência? A quantidade é firme ou a encomenda pode ser renovada? Que controlo espera na receção? Uma pergunta precisa vale mais do que dez hipóteses escondidas no preço.

O cliente compara várias ofertas: a sua deve ler-se num minuto e compreender-se sem telefonema. Uma estrutura simples funciona quase sempre.

Um preço sem IVA detalhado

Indique os valores em euros sem IVA e separe o que se repete em cada encomenda do que só se fatura uma vez:

• os custos não recorrentes: programação, ferramentas, gabaritos, afinações, primeira peça;
• o preço unitário, idealmente por escalão de quantidade (por exemplo 10, 50 e 200 peças), para que o cliente veja o efeito de série;
• os postos acessórios: material, tratamento de superfície, controlo, embalagem, transporte.

Um preço detalhado não é mais frágil do que um preço global: prova que compreendeu a peça e evita discussões no final do projeto. Para saber de onde vêm os custos, leia o nosso guia sobre o preço da maquinagem CNC.

Um prazo realista

Anuncie um prazo que consiga cumprir e precise o seu ponto de partida: data da encomenda, validação dos desenhos, receção do material ou acordo sobre a primeira amostra. É preferível um prazo um pouco mais longo mas cumprido a uma promessa sedutora seguida de atraso.

Hipóteses, opções e validade

Enumere as suas hipóteses («preço estabelecido para alumínio 6082 em barras, sem tratamento térmico»), proponha opções orçamentadas em separado (acabamento, controlo reforçado, embalagem específica) e fixe um prazo de validade. Por fim, precise as condições de pagamento: eventual sinal na encomenda, pagamento numa data acordada.

Entre profissionais, a lei francesa não impõe um modelo único de orçamento para uma prestação industrial: os orçamentos obrigatórios dizem respeito sobretudo a certos setores e às relações com consumidores. Um orçamento completo continua, no entanto, a ser a sua melhor proteção, tal como a do seu cliente, pois, uma vez aceite, fixa as condições da encomenda. Eis o que deve conter, sendo as menções de pagamento as que a lei francesa torna obrigatórias:

• A sua identidade: denominação ou nome (acompanhado da menção «EI» ou «entrepreneur individuel» se exercer em nome próprio), forma jurídica e capital no caso de uma sociedade, morada, número SIREN ou SIRET, registo no RCS (registo comercial francês) ou no répertoire des métiers (registo de artesãos), número de IVA intracomunitário.
• O cliente e o documento: identidade e morada do cliente, data de emissão, número único do orçamento.
• A designação precisa: referência e índice dos desenhos, material, quantidades, acabamentos; preço unitário sem IVA, total sem IVA, taxa e montante do IVA, total com IVA.
• O prazo de execução ou de entrega, e o seu ponto de partida.
• O prazo de validade. Sem prazo indicado, a oferta deve manter-se válida por um prazo razoável (artigo 1116.º do Código Civil francês), noção imprecisa: fixe-o você próprio.
• As condições de pagamento: na falta de prazo acordado, o pagamento é devido 30 dias após a receção das mercadorias ou a execução da prestação, e um prazo acordado não pode, em princípio, exceder 60 dias a contar da data de emissão da fatura (regras francesas). São também obrigatórios, nas suas faturas como nas suas condições de venda, a taxa das penalizações por atraso (nunca inferior a três vezes a taxa de juro legal), a indemnização fixa de 40 € por custos de cobrança e as condições de desconto, ou a ausência de desconto.
• A aceitação: um espaço «Bom para acordo» a datar e assinar, com remissão para as suas condições gerais de venda, que deve comunicar a qualquer comprador profissional que o solicite.

Se estiver em franquia em base de IVA (franchise en base de TVA), como muitos microempresários franceses, não apresente IVA e indique «TVA non applicable, article 293 B du CGI» (IVA não aplicável, artigo 293 B do Código Geral dos Impostos francês). Estas indicações são gerais: não substituem nem um aconselhamento jurídico nem o parecer do seu contabilista certificado.

Num mesmo pedido, várias oficinas podem propor um preço próximo. O que faz pender a decisão está muitas vezes na confiança e na facilidade de trabalhar consigo.

• Trabalhos próximos da peça. Cite uma ou duas referências comparáveis (mesmo material, mesmo processo, mesma ordem de grandeza de série) e remeta para o seu perfil, com as suas fotografias e o seu parque de máquinas. Nunca revele o que é confidencial para outros clientes.
• Capacidade de resposta. Uma resposta clara em poucos dias vale mais do que uma resposta perfeita ao fim de duas semanas. Se o orçamento exigir um estudo, confirme a receção e indique quando o cliente terá o seu preço.
• Conselhos de conceção para o fabrico. Uma tolerância mais apertada do que o necessário, um ângulo interior que impõe uma ferramenta pequena e frágil, um material equivalente mais barato, uma operação evitável: assinale-o e orçamente a variante. O nosso guia sobre as tolerâncias de maquinagem e a norma ISO 2768 ajuda a avaliar o que é realmente útil. Esta abordagem demonstra a sua competência e reduz muitas vezes o custo total.
• Transparência. Diga o que subcontrata você próprio (tratamento, controlo) e como o gere.
• Um perfil cuidado. Apresentação, máquinas, certificações, SIRET verificado e avaliações transmitem confiança antes mesmo da leitura do orçamento. A página tornar-se fornecedor recorda os trunfos a destacar.

• Orçamentar sem ler tudo. Uma nota do desenho esquecida, um tratamento não previsto ou uma tolerância apertada ignorada, e a margem desaparece.
• Um preço global sem detalhe nem hipóteses. É impossível de comparar e fonte de litígios.
• Um prazo otimista. Material em rutura, tratamento subcontratado, carga da oficina: integre-os no seu calendário.
• Esquecer os custos acessórios: certificados, controlo, embalagem, transporte, eventuais retrabalhos.
• Alinhar pelo preço mais baixo sem calcular. Uma encomenda ganha com prejuízo não constrói nem uma relação duradoura nem uma oficina rentável.
• Prometer o que não domina: certificação, tolerância ou processo que não possui. É preferível declinar, ou propor um parceiro de confiança.
• Enviar uma mensagem copiada e colada. Reformule a necessidade com as suas palavras: o cliente vê logo que o leu.
• Esquecer a data e a validade: um orçamento sem prazo compromete-o durante mais tempo do que pensa.

Um orçamento enviado não é um orçamento ganho. Muitos clientes esperam ter recebido todas as ofertas antes de decidir, e alguns esquecem-se de responder. Um lembrete bem feito é sinal de profissionalismo, não de insistência.

• Deixe passar um prazo razoável: alguns dias úteis, tendo em conta o prazo do pedido, e cerca de uma semana para uma necessidade não urgente.
• Seja breve e útil. Recorde a referência da sua proposta, ofereça-se para responder a uma pergunta e traga um elemento novo: uma variante mais barata, uma disponibilidade de máquina.
• Mantenha-se nas mensagens da plataforma: o histórico das conversas fica num único local.
• Adapte a sua oferta. Enquanto a sua proposta estiver pendente, pode alterá-la ou retirá-la se a necessidade evoluir.
• Aceite uma recusa com elegância. Agradeça ao cliente e, se a conversa o permitir, pergunte o que fez a diferença: preço, prazo ou outro critério. Esta informação melhora os seus próximos orçamentos, e um cliente que não serviu hoje pode voltar.

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