Zapytanie ofertowe (RFQ, request for quotation, po francusku DDP) to pisemne zwrócenie się, w którym kupujący prosi dostawcę o wycenę wykonania wyrobu lub usługi. Oferta jest odpowiedzią dostawcy: propozycją ceny z warunkami i okresem ważności. Zamówienie następuje później: wystawiając je lub przyjmując ofertę, kupujący formalizuje swoje zobowiązanie. Odróżnianie tych trzech dokumentów pozwala uniknąć wielu nieporozumień.
Jakość odpowiedzi zależy od jakości zapytania. Zakład, który otrzymuje sam rysunek, musi zgadywać ilość, dokładny materiał, poziom kontroli lub termin: wycenia wtedy ostrożne założenie, zadaje pytania i traci czas albo rezygnuje z odpowiedzi. Kompletne zapytanie natomiast szybciej przynosi rzetelne i porównywalne oferty. Dlatego opiera się na specyfikacji i rysunku wykonawczym.
Zapytywanie kilku dostawców o ten sam zakres jest praktyką powszechną. Umożliwia to platforma taka jak Meaflow: zleceniodawca opisuje swoją potrzebę w zapytaniu, kilka zakładów przesyła oferty cenowe, a on porównuje je przed wyborem. Dodanie zapytania jest bezpłatne i bez prowizji.
O czym nie zapomnieć
- rysunek z wymiarami i model 3D (STEP);
- dokładny materiał i poziom identyfikowalności;
- ilości, w miarę możliwości w kilku progach, oraz rytm zamówień;
- tolerancje, stan powierzchni i obróbki;
- kontrole i oczekiwane dokumenty;
- pożądany termin, miejsce dostawy i ostateczny termin odpowiedzi;
- w razie potrzeby umowa o zachowaniu poufności.
Warto wreszcie ogłosić kryteria wyboru: liczy się cena, ale także termin, jakość czy bliskość. Przewodnik porównywanie ofert podwykonawców wyjaśnia, jak analizować odpowiedzi.