Umowa o zachowaniu poufności, czyli NDA (non-disclosure agreement), to umowa, w której jedna strona, lub obie w przypadku umowy wzajemnej, zobowiązuje się nie ujawniać wymienianych informacji i wykorzystywać je tylko do określonego celu: rozpatrzenia zapytania ofertowego, a następnie wykonania części. W produkcji chroni przede wszystkim rysunki, modele 3D, procesy, ceny i projekty jeszcze niewdrożone.
Solidna umowa określa strony, definicję informacji poufnych, zwykłe wyłączenia (informacje już publiczne, już znane odbiorcy, legalnie otrzymane od osoby trzeciej lub opracowane niezależnie), obowiązki (ograniczone użycie, środki ochrony, osoby upoważnione, ewentualni podwykonawcy), czas trwania zobowiązania, zwrot lub zniszczenie dokumentów po zakończeniu współpracy oraz prawo właściwe. Przy zwykłych potrzebach może wystarczyć klauzula poufności w ogólnych warunkach lub w zamówieniu.
Trzeba znać jej ograniczenia. Umowa nie zapobiega wyciekowi: pozwala dochodzić naprawienia szkody, o ile da się go udowodnić. Nie zastępuje patentu ani zgłoszenia wzoru i nie chroni pomysłu, który stał się publiczny. Ujawnienie wynalazku bez zobowiązania do poufności przed zgłoszeniem patentowym może podważyć jego nowość. I odwrotnie, rozsądne środki ochrony, do których należy umowa, wchodzą w warunki ochrony prawnej tajemnicy przedsiębiorstwa, wprowadzonej we Francji w 2018 roku. Zob. przewodnik o poufności rysunków i NDA.
W zapytaniu o wycenę
Jeśli projekt jest wrażliwy, proszę powiedzieć o tym już przy pierwszym kontakcie i zaproponować swój wzór umowy, zamiast czekać do ostatniej chwili. Przed podpisaniem przekazywać wyłącznie ogólny opis lub uproszczony rysunek, bez wymiarów funkcjonalnych i najbardziej strategicznych elementów. Należy podać pożądany czas trwania, kto podpisuje, i czy zakład może korzystać z podwykonawców do obróbki lub kontroli (podwykonawstwo specjalistyczne). Nie warto żądać jej dla części banalnych: nadmierny formalizm spowalnia odpowiedzi.