Organizacja konferencji i zjazdów
Agencja ustala ramy programu, znajduje miejsce, koordynuje prelegentów i prowadzi przebieg wydarzenia. Mają Państwo jednego rozmówcę na cały czas przygotowań.
Usługi dla firm
Eventy firmowe i catering: konferencje, targi i przyjęcia
Konferencja, zjazd, targi, bankiet czy koktajl: opisz event jeden raz i porównaj oferty organizatorów, firm cateringowych i wypożyczalni sprzętu.
- Bezpłatnie, konto zakładane dopiero przy publikacji
- Zweryfikowane firmy (numer firmy sprawdzony)
- Plany widoczne tylko dla członków
Udany event firmowy to mnóstwo szczegółów: miejsce, wyżywienie, meble, nagłośnienie, oświetlenie, obsługa gości, animacje, bezpieczeństwo instalacji. W zależności od skali można powierzyć całość agencji eventowej albo samodzielnie złożyć usługę z kilku specjalistów: firmy cateringowej, wypożyczalni sprzętu, wykonawcy nagłośnienia i oświetlenia oraz prowadzącego.
Potrzeby są bardzo zróżnicowane: organizacja konferencji i zjazdów, spotkanie noworoczne, otwarcie, targi i stoisko, koktajl dla klientów, dzień integracyjny, zebranie stowarzyszenia lub wydarzenie samorządu. Każdy format ma własne ograniczenia: liczba uczestników, czas trwania, dostępność, miejsce w budynku lub na zewnątrz, posiłek siedzący lub stojący.
Ta strona pomaga przygotować porównywalne zapytanie: oferowane usługi, sprzęt, czynniki cenotwórcze, wskazówki do zapytania oraz punkty uwagi dotyczące bezpieczeństwa, higieny i muzyki. Im dokładniejszy brief, tym łatwiej porównać otrzymane oferty. Jeśli chodzi o oprawę wizualną wydarzenia, zob. także stronę foto i wideo.
Typowe usługi
Bankiety i wydarzenia firmowe
Bankiet noworoczny, otwarcie, jubileusz firmy czy wręczenie nagród: koncepcja, dekoracja, obsługa gości i animacje są dopasowane do wizerunku firmy. Wykonawca zajmuje się też logistyką w dniu wydarzenia.
Targi i stoiska
Projekt, wykonanie, montaż i demontaż stoisk wraz z meblami, oświetleniem i oprawą wizualną. Wykonawca zajmuje się też transportem oraz wymogami narzuconymi przez organizatora targów.
Catering i koktajle
Zestawy obiadowe, koktajle, bufety lub posiłki serwowane przy stołach, z obsługą kelnerską lub bez. Firma cateringowa dopasowuje menu do diet i alergii, o których Państwo poinformują.
Wynajem sprzętu
Meble, namioty i konstrukcje, sceny, podesty, wykładziny i barierki: wypożyczalnia dostarcza, ustawia i odbiera sprzęt. Proszę podać dojazd do obiektu i rodzaj podłoża, aby uniknąć niemiłych niespodzianek.
Nagłośnienie i oświetlenie
Mikrofony, głośniki, reżyserka, oświetlenie nastrojowe i sceniczne, w razie potrzeby z technikiem na miejscu. Dobór sprzętu zależy od miejsca i liczby osób.
Projekcja wideo i wyświetlacze
Ekrany, projektory, ściany wideo i transmisja na potrzeby prezentacji lub konferencji. Wykonawca testuje nośniki przed przybyciem gości.
Animacje i punkty kulminacyjne
Prowadzący, prelegenci, muzycy, gry i zajęcia integracyjne nadają dniowi rytm. Animacje wybiera się stosownie do publiczności i oczekiwanej atmosfery.
Sprzęt i wyposażenie
Stoły, krzesła, stoły koktajlowe i meble recepcyjneNamioty, pawilony i konstrukcje zewnętrzneSceny, podesty i podwyższeniaNagłośnienie, mikrofony i reżyserkaOświetlenie sceniczne i nastrojoweProjektory, ekrany i ściany wideoSprzęt kuchenny, grzewczy i chłodniczy dla firmy cateringowejZastawa stołowa, szkło i obrusyBarierki, wykładziny i oznakowanie obiektu
Typowe okazje
- Doroczna konferencja lub zjazd firmy
- Bankiet noworoczny lub uroczystość życzeń
- Otwarcie siedziby lub nowego zakładu
- Udział w targach branżowych ze stoiskiem
- Koktajl dla klientów lub partnerów
- Dzień integracyjny i team building
- Walne zgromadzenie stowarzyszenia lub wspólnoty zawodowej
- Wydarzenie organizowane przez samorząd lub instytucję
Co wpływa na cenę
-
1
Liczba uczestników
Liczba gości decyduje o wielkości miejsca, ilości mebli, wolumenie cateringu i liczbie osób zaangażowanych w obsługę gości i serwis. To pierwszy czynnik różnicujący dwie wyceny.
-
2
Format i czas trwania
Półdniowe spotkanie nie wymaga tych samych środków co wieczór galowy. Liczba punktów programu, serwisów i zmian aranżacji wpływa na wycenę.
-
3
Miejsce i ograniczenia dojazdu
Miejsce w budynku lub na zewnątrz, dojazd ciężarówek, piętra, zasilanie elektryczne, godziny montażu i demontażu: każde ograniczenie zmienia potrzebne zespoły i sprzęt.
-
4
Poziom cateringu
Koktajl na stojąco, bufet czy posiłek serwowany przy stole, napoje w cenie lub nie, obsługa kelnerska: wybrany poziom bardzo zmienia usługę firmy cateringowej.
-
5
Technika i scenografia
Dźwięk, światło, wideo, dekoracje i reżyseria zależą od rozmachu programu i układu miejsca. Obecność techników przez cały czas wydarzenia to odrębna pozycja kosztów.
-
6
Termin i czas realizacji
W okresach dużego popytu, takich jak koniec roku, dostępność miejsc i wykonawców spada. Zapytanie złożone późno zostawia mniejszy wybór i może podnieść koszt niektórych pozycji.
Wskazówki, jak dodać skuteczne zapytanie
Dodaj zapytanie- Proszę podać rodzaj wydarzenia, jego datę lub możliwe daty, czas trwania i oczekiwaną liczbę uczestników, a jeśli nie jest ona ustalona, widełki.
- Proszę wskazać, czy mają już Państwo miejsce, czy oczekują jego wyszukania, oraz ograniczenia dojazdu: piętra, winda, parkowanie ciężarówek, zasilanie elektryczne.
- Proszę opisać program: powitanie, wystąpienia, posiłki, animacje, czas wolny, a także potrzeby techniczne każdego punktu.
- W przypadku cateringu proszę podać oczekiwany rodzaj obsługi, diety i znane alergie oraz oczekiwane napoje.
- Proszę napisać, co zapewniają Państwo sami (miejsce, meble, sprzęt audiowizualny), a co ma wziąć na siebie wykonawca, wraz z montażem i demontażem.
- Proszę podać budżet lub priorytety i dołączyć elementy identyfikacji wizualnej, aby oferty były porównywalne i spójne z wizerunkiem firmy.
Przygotowanie wydarzenia: harmonogram wsteczny i brief
Wydarzenie przygotowuje się wstecz, od jego daty. Kluczowym dokumentem jest wstępny brief: cele, publiczność, format, planowany budżet, ograniczenia i oczekiwania. Pozwala uniknąć wielokrotnych uzgodnień i umożliwia wykonawcom odpowiedź na tej samej podstawie. Oto schemat do dostosowania do Państwa projektu.
| Etap | Do zrobienia |
|---|---|
| Ustalenie ram | Określić cele, publiczność, liczbę uczestników, datę, budżet i osoby decyzyjne w firmie |
| Zapytania | Złożyć zapytanie, otrzymać oferty, porównać je i wybrać wykonawcę lub wykonawców |
| Koncepcja | Zatwierdzić miejsce, program, menu, plan rozmieszczenia i potrzeby techniczne |
| Logistyka | Potwierdzić dojazdy, godziny montażu, zaproszenia i niezbędne formalności |
| Dzień wydarzenia | Sprawdzić instalację przed przybyciem gości, śledzić przebieg, reagować na nieprzewidziane sytuacje |
| Po wydarzeniu | Podsumować, odebrać demontaż i zebrać opinie uczestników |
Przy wydarzeniu plenerowym zawsze należy przewidzieć rozwiązanie awaryjne (pogoda) oraz osobę osiągalną w dniu wydarzenia u każdego wykonawcy. Pisemna specyfikacja pomaga sformalizować brief.
Bezpieczeństwo, higiena i muzyka: punkty uwagi
Na wydarzeniu przebywa publiczność, co wymaga pewnych środków ostrożności. W zależności od miejsca i formatu obowiązują przepisy o bezpieczeństwie instalacji: konstrukcja tymczasowa, namiot lub scena zmontowana na tę okazję może we Francji być traktowana jak obiekt przeznaczony do przyjmowania publiczności (ERP, établissement recevant du public), z kontrolami, a czasem zgodą gminy. Należy zasięgnąć informacji w urzędzie gminy lub u właściwej służby bezpieczeństwa i zapytać wykonawcę, jakie dokumenty przedstawia dla swoich konstrukcji.
W zakresie cateringu firma cateringowa musi przestrzegać przepisów sanitarnych: higiena personelu, łańcuch chłodniczy, przechowywanie i transport żywności. Proszę zapytać, jak je stosuje, zwłaszcza przy dostawie w miejsce odległe od jej zaplecza. Jeśli serwowane są napoje alkoholowe, we Francji może być wymagane zgłoszenie tymczasowego punktu sprzedaży napojów (déclaration de buvette temporaire) lub licencja, zależnie od przypadku: należy to sprawdzić w urzędzie gminy przed wydarzeniem.
Wreszcie muzyka odtwarzana publicznie podczas wydarzenia zazwyczaj podlega prawom autorskim, które we Francji zgłasza się do SACEM (francuskiej organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi), nawet gdy nagłośnienie zapewnia wykonawca. Proszę wskazać w zapytaniu, kto zajmuje się tą czynnością oraz pozostałymi formalnościami.
Agencja czy osobni wykonawcy: wybór i umowa
Powierzenie wszystkiego agencji upraszcza prowadzenie projektu: jeden rozmówca, jedna wycena, zapewniona koordynacja. W zamian agencja doliczy usługę zarządzania projektem. Samodzielne złożenie wydarzenia z kilku specjalistów daje większą kontrolę nad każdą pozycją, ale wymaga czasu na koordynację. Dobry wybór zależy od wielkości wydarzenia i dostępności Państwa zespołów.
- Szczegółowa wycena: usługi wliczone w cenę, godziny, obsada, sprzęt, montaż i demontaż, warunki przełożenia lub odwołania.
- Ubezpieczenia: proszę poprosić o zaświadczenie o ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej zawodowej wykonawcy. Meaflow sprawdza numer SIRET firm (francuski numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa), a nie ich ubezpieczenia.
- Podwykonawstwo: jeśli agencja powierza część prac osobie trzeciej, proszę zapytać, komu, i kto odpowiada w razie problemu.
- Referencje: proszę poprosić o przykłady wydarzeń porównywalnych z Państwa wydarzeniem i, jeśli to możliwe, o kontakt do klienta.
Na koniec proszę przeczytać warunki odwołania, zaliczki i zmiany liczby uczestników. Jeśli wydarzenie wymaga obsługi gości lub concierge na miejscu, zob. stronę concierge dla firm.
Otwarte zapytania: eventy i catering
Wykonawcy: eventy i catering
Powiązane kompetencje
Foto i wideo
Zdjęcia produktów i lokali, wideo firmowe, zdjęcia z drona
Druk i oznakowanie
Drukarnia, szyldy, naklejki, oznakowanie, znakowanie pojazdów
Concierge
Concierge dla firm i wynajmowanych lokali umeblowanych: recepcja, klucze, pościel, drobne usługi
Tekstylia i konfekcja
Szycie przemysłowe, plandeki, pokrowce, znakowanie
Często zadawane pytania
Nie ma tu Państwa pytania? Prosimy zajrzeć do centrum pomocy lub napisać do nas.
Z jakim wyprzedzeniem należy organizować event firmowy?
Im większe wydarzenie, tym wcześniej trzeba zacząć: kilka miesięcy w przypadku konferencji lub targów, co najmniej kilka tygodni w przypadku koktajlu. Miejsca i wykonawcy są bardzo oblegani pod koniec roku. Proszę złożyć zapytanie, gdy tylko ustalone są data i format, aby mieć większy wybór.
Czy skorzystać z agencji, czy współpracować bezpośrednio z firmą cateringową i wypożyczalnią?
Agencja sprawdzi się, gdy mają Państwo mało czasu lub realizują złożony projekt, ponieważ koordynuje całość. Przy prostym wydarzeniu można współpracować bezpośrednio z firmą cateringową i wypożyczalnią sprzętu. Proszę wskazać w zapytaniu, co chcą Państwo delegować, aby oferty były porównywalne.
Jakie przepisy dotyczą cateringu podczas wydarzenia?
Firma cateringowa musi przestrzegać zasad higieny żywności, w szczególności łańcucha chłodniczego oraz warunków transportu i przechowywania. Jeśli podawany jest alkohol, we Francji może być wymagane zgłoszenie tymczasowego punktu sprzedaży napojów lub licencja, zależnie od przypadku. Proszę zasięgnąć informacji w urzędzie gminy i zapytać firmę cateringową, jak stosuje te zasady.
Czy muzykę odtwarzaną podczas bankietu firmowego trzeba zgłaszać?
Publiczne odtwarzanie muzyki zazwyczaj podlega prawom autorskim, które we Francji zgłasza się do SACEM. Obowiązek ten dotyczy organizatora wydarzenia, nawet jeśli sprzęt nagłaśniający zapewnia wykonawca. Proszę wskazać w zapytaniu, kto zajmuje się tą formalnością.
Czy namiot lub tymczasowa scena wymagają zezwolenia?
W zależności od wielkości i przeznaczenia konstrukcja tymczasowa może podlegać we Francji przepisom o obiektach przyjmujących publiczność (ERP), z kontrolami bezpieczeństwa, a czasem zgodą gminy. Proszę odpowiednio wcześnie zapytać urząd gminy i poprosić wypożyczalnię o dokumenty dotyczące jej konstrukcji.
Czy Meaflow weryfikuje ubezpieczenia i zezwolenia wykonawców eventowych?
Nie. Meaflow sprawdza numer SIRET zarejestrowanych firm, ale nie weryfikuje ich ubezpieczeń, zezwoleń ani kwalifikacji. Przed potwierdzeniem wyboru proszę bezpośrednio poprosić wykonawcę o zaświadczenie o ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej zawodowej, dokumenty dotyczące bezpieczeństwa i referencje.
Potrzebują Państwo usługi: eventy i catering?
Prosimy bezpłatnie opisać projekt i porównać oferty cenowe usługodawców dla firm.
Czy jesteś wykonawcą (usługodawcę)?
Prosimy bezpłatnie utworzyć profil firmy i odpowiadać na zapytania pasujące do Państwa kompetencji.