Wizja lokalna i plan przeprowadzki
Firma przeprowadzkowa odwiedza oba miejsca, określa kubaturę, dojazdy i ograniczenia, a następnie proponuje podział na etapy, obsadę i harmonogram wsteczny. To podstawa rzetelnej wyceny.
Transport i logistyka
Przeprowadzka firmy: biura, zakłady i maszyny
Biura, zakłady, archiwa, sprzęt IT lub maszyny produkcyjne: opisz przeprowadzkę jeden raz i porównaj oferty profesjonalnych firm przeprowadzkowych.
- Bezpłatnie, konto zakładane dopiero przy publikacji
- Zweryfikowane firmy (numer firmy sprawdzony)
- Plany widoczne tylko dla członków
Przeprowadzka firmy nie ma nic wspólnego z przeprowadzką prywatną. Trzeba przenieść stanowiska pracy, sprzęt informatyczny, archiwa, a czasem maszyny ważące kilka ton, bez przerywania działalności na dłużej, niż to konieczne. Wykonawca nie dostarcza więc wyłącznie samochodu i pracowników: prowadzi cały projekt, ze stałą osobą kontaktową, harmonogramem, przeszkolonymi zespołami i odpowiednim sprzętem.
Wyróżnia się trzy główne przypadki. Przeniesienie biur obejmuje meble, stanowiska komputerowe i bieżące archiwa. Przeniesienie przemysłowe polega na demontażu, transporcie, ustawieniu w nowym miejscu i ponownym uruchomieniu maszyn lub linii produkcyjnych, z użyciem dźwigów i ciężkiego sprzętu transportowego. Przeniesienie archiwów wymaga dokładnej inwentaryzacji i zachowania poufności. Wiele projektów łączy wszystkie trzy.
Ta strona pomaga przygotować zapytanie o wycenę, które da się porównać: oferowane usługi, sprzęt, czynniki cenotwórcze, ubezpieczenie, harmonogram oraz informacje do załączenia do zapytania. Im dokładniej opiszą Państwo potrzebę, z podaniem kubatury, dojazdów, terminów i ograniczeń związanych z prowadzoną działalnością, tym bardziej wiarygodne i łatwiejsze do porównania będą otrzymane oferty.
Typowe usługi
Przeprowadzka biur
Demontaż i montaż mebli, pakowanie według stanowisk pracy, oznakowanie zgodnie z planem rozmieszczenia: każdy pracownik zastaje swoje stanowisko gotowe do pracy.
Przeniesienie sprzętu IT i telefonii
Odłączenie, zabezpieczony transport i ponowne podłączenie stanowisk, drukarek, szaf serwerowych i serwerów. Kopie zapasowe i przełączenie systemów pozostają w gestii Państwa działu IT lub specjalisty.
Przeniesienie archiwów
Inwentaryzacja, numerowane pudła, transport z możliwością śledzenia i ułożenie w tym samym porządku, z zachowaniem poufności. Selekcję i bezpieczne niszczenie dokumentów można zrealizować wcześniej.
Przeniesienie przemysłowe maszyn
Demontaż, zabezpieczenie, podnoszenie, transport i ustawienie obrabiarek, pras lub linii, z oznaczeniem przyłączy, aby przyspieszyć ponowne uruchomienie.
Dźwigi i ciężki transport wewnętrzny
Wózki widłowe, wciągniki, rolki i płozy transportowe, dźwigi mobilne: sprzęt dobiera się do masy, środka ciężkości i dostępu.
Magazynowanie czasowe
Przechowywanie rzeczy, które nie jadą od razu, gdy nowe lokale nie są jeszcze gotowe lub dotychczasowy obiekt trzeba opróżnić przed otrzymaniem kluczy.
Wywóz i przywrócenie stanu pierwotnego
Odbiór zużytych mebli i sprzętu do odpowiednich instalacji, a następnie sprzątanie końcowe lokalu przez firmę sprzątającą.
Pojazdy i sprzęt
Samochody ciężarowe i naczepy z windą załadowcząSamochody dostawcze i furgony do małych ładunków i kursów wahadłowychWindy meblowe i podnośniki do trudnych dojazdówWózki widłowe, wózki paletowe i układniceWciągniki, płozy i rolki do przemieszczania ciężkich ładunkówDźwigi mobilne i żurawie samochodowe z funkcją załadunkuSkrzynie wahadłowe, wózki kontenerowe i wzmocnione kartonyPokrowce, koce, folie i osłony podłógSkrzynie na wymiar i zabezpieczenia dla sprzętu wrażliwego
Rodzaje przeniesień
- Siedziba lub oddział, który zmienia lokal
- Połączenie lub reorganizacja kilku lokalizacji
- Zakład lub jednostka produkcyjna, która się rozbudowuje albo przenosi
- Przeniesienie jednej lub kilku obrabiarek, pras lub linii
- Archiwa, akta i zbiory dokumentów
- Laboratoria, gabinety i biura wyposażone w wrażliwy sprzęt
- Reorganizacja wewnętrzna: przesunięcie stanowisk w obrębie jednego budynku
- Opuszczenie lokalu po zakończeniu najmu i wywóz rzeczy
Co wpływa na cenę
-
1
Kubatura i rodzaj przenoszonych rzeczy
Liczba stanowisk pracy, metry bieżące archiwów, masa maszyn i delikatność urządzeń decydują o obsadzie i czasie pracy, które stanowią pierwszą pozycję wyceny.
-
2
Dostęp i ograniczenia w obu lokalizacjach
Piętra, winda lub podnośnik towarowy, rampa, szerokość drzwi, odległość do przeniesienia, miejsce postojowe dla pojazdu: każda przeszkoda wydłuża czas lub wymaga dodatkowego sprzętu.
-
3
Odległość i liczba kursów
Kilka krótkich kursów wahadłowych kosztuje inaczej niż jeden długi przejazd. Dokładne adresy wyznaczają czas jazdy, liczbę pojazdów i zespołów.
-
4
Termin i godziny pracy
Przeniesienie wieczorem, w weekend lub podczas przerwy w działalności ogranicza przestój, ale może wiązać się ze szczególnymi warunkami. Harmonogram ustala się z wykonawcą.
-
5
Zakres usługi
Pakowanie przez firmę przeprowadzkową lub przez Państwa pracowników, demontaż mebli, odłączenie sprzętu IT, ponowne uruchomienie maszyn: im więcej zlecają Państwo wykonawcy, tym wyższa wycena i tym mniej angażują Państwo własnych pracowników.
-
6
Ubezpieczenie i wartość mienia
Wartość zadeklarowana, wybrana ochrona oraz obecność wrażliwych urządzeń wpływają na cenę. Warto je ocenić przed porównaniem ofert.
Wskazówki, jak dodać skuteczne zapytanie
Dodaj zapytanie- Proszę podać oba adresy, piętra, informację o windzie lub podnośniku towarowym oraz warunki parkowania i dojazdu do obu lokalizacji.
- Proszę określić ilość: liczbę stanowisk pracy, metry bieżące archiwów, listę maszyn z masami i wymiarami, zamiast ogólnego opisu typu „duże biuro typu open space”.
- Proszę wskazać możliwe terminy, akceptowalny czas przestoju oraz czy prace mają odbywać się wieczorem, w weekend lub w kilku etapach.
- Proszę dołączyć plany lokali, listę sprzętu wrażliwego (serwery, maszyny, sejfy) oraz wymagania dotyczące poufności archiwów.
- Proszę napisać, czym zajmują się Państwo samodzielnie (IT, pakowanie, odłączanie maszyn), a co ma przejąć wykonawca.
- Proszę już w zapytaniu poprosić o wizję lokalną w obu miejscach: pozwala uniknąć przybliżonych wycen i niemiłych niespodzianek w dniu przeprowadzki.
Harmonogram, ciągłość działania i inwentaryzacja
Udaną przeprowadzkę planuje się wstecz, od daty otrzymania kluczy. Proszę wyznaczyć wewnętrznego kierownika projektu, który będzie współpracował z jedną osobą kontaktową po stronie wykonawcy, a następnie podzielić operację na etapy. Poniższa tabela przedstawia ramowy plan, który należy dostosować do wielkości firmy.
| Moment | Do zrobienia |
|---|---|
| Kilka miesięcy wcześniej | Określić potrzeby, zebrać wyceny, zarezerwować terminy, załatwić niezbędne formalności i zezwolenia |
| Kilka tygodni wcześniej | Sporządzić inwentarz i plan rozmieszczenia, posegregować i zutylizować to, co można, poinformować klientów i dostawców |
| Tydzień wcześniej | Oznakować według stanowisk i stref, wykonać kopie zapasowe danych, opróżnić i przygotować maszyny |
| Dzień przeprowadzki | Przenosić falami, sprawdzać po dostarczeniu, w pierwszej kolejności uruchamiać kluczowe stanowiska |
| Po przeprowadzce | Dokonać odbioru z pisemnymi zastrzeżeniami, zaktualizować adres, ubezpieczenia i dane w dokumentach firmowych |
Inwentarz to dokument kluczowy: służy do wyceny, oznakowania, śledzenia każdego stanowiska i uzasadnienia ewentualnej reklamacji. Dla ciągłości działania warto postawić na kolejne fale przenoszenia, prace poza godzinami pracy, zapas buforowy przed zatrzymaniem zakładu i plan awaryjny (praca zdalna, przekierowanie połączeń). Na koniec należy pamiętać o zgłoszeniu zmiany adresu, a następnie o fakturach i stronie internetowej.
Maszyny i archiwa: podnoszenie, uruchomienie, poufność
W przypadku przeniesienia przemysłowego wstępna analiza dotyczy mas, wymiarów, dojazdów (drzwi, wysokości, drogi) oraz dopuszczalnego obciążenia posadzek w nowym obiekcie. Demontaż zaczyna się od odcięcia i zabezpieczenia źródeł energii, opróżnienia płynów oraz oznaczenia kabli i przewodów, najlepiej na zdjęciach. Podnoszenie i transport powierza się wyposażonej firmie, z przeszkolonym personelem i urządzeniami dźwignicowymi poddawanymi wymaganym okresowym przeglądom. Po dostarczeniu maszyna jest wypoziomowana, zabezpieczona, podłączona przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami, a następnie przetestowana. Kontrola wymiarowa po ustawieniu daje pewność w przypadku maszyn precyzyjnych. W sprawie sprzętu do transportu wewnętrznego i powiązanego magazynowania zob. także przeładunek i magazynowanie.
Jeśli Państwa zakład podlega przepisom o instalacjach sklasyfikowanych (ICPE, francuska regulacja dotycząca instalacji szczególnie uciążliwych dla środowiska), należy z wyprzedzeniem zająć się formalnościami wobec administracji, zarówno dla starego, jak i nowego obiektu. Gdy na terenie firmy pracuje podmiot zewnętrzny, wymagana jest wspólna analiza ryzyka, a w niektórych przypadkach także pisemny plan prewencji.
Archiwa wymagają innego rodzaju rygoru: inwentaryzacji, numerowanych pudeł, zachowania kolejności klasyfikacji oraz personelu związanego klauzulą poufności. Niektóre dokumenty mają ustawowy okres przechowywania, na przykład dziesięć lat dla dokumentów księgowych (w prawie francuskim); przeprowadzka to dobry moment, aby posegregować i bezpiecznie zniszczyć, z certyfikatem, to, czego nie trzeba już przechowywać.
Ubezpieczenie, odpowiedzialność i umowa: co należy sprawdzić
Firma przeprowadzkowa, która przewozi Państwa rzeczy własnymi pojazdami, zazwyczaj prowadzi działalność w zakresie drogowego transportu towarów: proszę poprosić o dowód wpisu do rejestru przewoźników (we Francji: registre des transporteurs) oraz zaświadczenia o ubezpieczeniu, w szczególności o odpowiedzialności cywilnej zawodowej i ubezpieczeniu przewożonego mienia. Meaflow weryfikuje numer SIRET firm (francuski numer identyfikacyjny przedsiębiorstwa), a nie ich ubezpieczenia: dokumenty te należy uzyskać przed podpisaniem umowy.
Proszę uważnie przeczytać ograniczenia odpowiedzialności w umowie. Przewidziane odszkodowanie jest często ograniczone limitem i może być niższe od rzeczywistej wartości mienia. W zależności od wartości warto rozważyć deklarację wartości lub dodatkowe ubezpieczenie od szkód. Należy też poinformować własnego ubezpieczyciela o przeprowadzce i nowym adresie oraz sprawdzić, co obejmuje Państwa polisa podczas transportu i przenoszenia.
- Szczegółowa wycena: zakres usług, sprzęt, obsada, czas trwania, warunki przesunięcia terminu lub rezygnacji.
- Podwykonawstwo: podnoszenie lub transport powierzone osobie trzeciej? Proszę zapytać, do kogo zwrócić się w razie szkody.
- Odbiór: kontrola z udziałem obu stron na podstawie inwentarza, precyzyjne pisemne zastrzeżenia i zdjęcia, przed podpisaniem dokumentu dostawy.
Aby spisać swoje wymagania, można wykorzystać nasz generator specyfikacji jako wzór.
Otwarte zapytania: przeprowadzki firmowe
Wykonawcy: przeprowadzki firmowe
Zweryfikowana firma
FALHO Logistique
Profesjonalny wykonawca zarejestrowany w Meaflow.
Przeprowadzki firmoweTransport i dostawyPrzeładunek i magazynowanie
Zobacz profil
Zweryfikowana firma
TRANSPORT MAHAMATH
Une entreprise de déménagement et débarras puis transport express . Sont nos métiers du quotidien avec une bonne expérience plus de 12 d'…
Przeprowadzki firmoweTransport i dostawyInna usługa
Zobacz profil
Poradniki dla zainteresowanych
Jak porównać trzy oferty podwykonawców i się nie pomylić
Zakres, założenia, cena jednostkowa i koszty stałe, termin, warunki, jakość, Incoterms: metoda i tabela do porównania trzech ofert na identycznych zasadach.
Powiązane kompetencje
Przeładunek i magazynowanie
Przeładunek, podnoszenie, składowanie, kompletacja zamówień
Transport i dostawy
Transport towarów, przesyłki kurierskie, pilne kursy
Sprzątanie biur
Regularne sprzątanie biur, sklepów i lokali firmowych
Remonty lokali
Remonty i aranżacja biur, sklepów i warsztatów
Często zadawane pytania
Nie ma tu Państwa pytania? Prosimy zajrzeć do centrum pomocy lub napisać do nas.
Z jakim wyprzedzeniem należy przygotować przeprowadzkę firmy?
W przypadku siedziby lub zakładu produkcyjnego proszę zaplanować kilka miesięcy, a dla małego biura co najmniej kilka tygodni. Harmonogram zależy od daty otrzymania kluczy, dostępności firm przeprowadzkowych i ograniczeń związanych z działalnością. W przypadku maszyn należy doliczyć analizę dźwigową i próby uruchomienia. Proszę wcześnie wysłać zapytanie o wycenę, aby uzyskać wizję lokalną.
Czy można się przeprowadzić bez zatrzymywania działalności?
Rzadko bez żadnej przerwy, ale można ją znacznie skrócić: przenoszenie falami, prace wieczorem lub w weekend, stanowiska instalowane gotowe do pracy, zapas buforowy przed przeniesieniem zakładu, przygotowane przełączenie systemów IT. Warto omówić te opcje z wykonawcą już podczas wizji lokalnej, ponieważ wpływają one na obsadę, godziny pracy i wycenę.
Jak przenieść maszyny przemysłowe?
Przeniesienie przebiega w kilku etapach: analiza wstępna (masy, wymiary, dojazdy, obciążenie posadzek), odcięcie zasilania i odłączenie, podnoszenie, transport z zabezpieczeniem i mocowaniem, ustawienie, wypoziomowanie, przyłączenia, próby. Potrzebna jest firma z odpowiednim sprzętem dźwignicowym i przeszkolonym personelem, a często także producent lub Państwa dział utrzymania ruchu do ponownego uruchomienia. Proszę zapytać, kto odpowiada za każdy etap.
Czy moje ubezpieczenie obejmuje przeprowadzkę?
To zależy od Państwa umowy. Ubezpieczenie majątku firmy nie zawsze obejmuje mienie podczas transportu lub przenoszenia: proszę zapytać ubezpieczyciela przed terminem i poinformować go o zmianie adresu. Odpowiedzialność firmy przeprowadzkowej jest z kolei często ograniczona jej umową: proszę poprosić o zaświadczenia, szczegóły ochrony oraz możliwość zadeklarowania wartości mienia.
Jak zabezpieczyć przeniesienie archiwów i danych?
W przypadku archiwów papierowych proszę wymagać inwentarza, numerowanych pudeł, transportu z możliwością śledzenia i klauzuli poufności. W przypadku danych cyfrowych kopie zapasowe i przełączenie leżą w gestii Państwa działu IT lub specjalisty: firma przeprowadzkowa odłącza, przewozi i ponownie podłącza sprzęt. Przed jakąkolwiek selekcją lub zniszczeniem proszę przestrzegać ustawowych okresów przechowywania.
Czy potrzebne jest zezwolenie na zaparkowanie ciężarówki lub dźwigu przed obiektem?
Jeśli pojazd lub dźwig zajmuje drogę publiczną, zazwyczaj potrzebne jest zezwolenie gminy, a na jego uzyskanie trzeba zarezerwować czas. Firma przeprowadzkowa często zna tę procedurę, ale w zapytaniu proszę określić, kto się nią zajmie. Należy też pamiętać o zasadach obowiązujących w budynku lub strefie przemysłowej: godziny dostaw, zarezerwowana winda, protokół zdawczo-odbiorczy.
Potrzebują Państwo usługi: przeprowadzki firmowe?
Prosimy bezpłatnie opisać projekt i porównać oferty cenowe przewoźników i operatorów logistycznych.
Czy jesteś wykonawcą (przewoźnika)?
Prosimy bezpłatnie utworzyć profil firmy i odpowiadać na zapytania pasujące do Państwa kompetencji.