Jak porównać trzy oferty podwykonawców i się nie pomylić

Wyraźna różnica cen między dwiema ofertami prawie nigdy nie oznacza, że jeden z zakładów „się myli”. Oferty różnią się tym, co obejmują, przyjętymi założeniami, sposobem przedstawienia kosztów stałych, obiecanym terminem i warunkami dostawy. Porównywanie to przede wszystkim sprowadzenie trzech ofert do tego samego zakresu. Cena przychodzi później.

Metoda składa się z czterech kroków: zebrać dane, ujednolicić, wyliczyć pełny koszt, a następnie ważyć kryteria niefinansowe. Zakłada ona, że wszystkie trzy zakłady otrzymały tę samą dokumentację: zob. specyfikacja produkcyjna.

Proszę wypełnić tę tabelę dla każdego zakładu z taką samą starannością: puste pole oznacza pytanie do zadania, a nie szczegół do domyślenia się.

Poniższy przykład jest fikcyjny: pokazuje metodę, a nie ceny rynkowe. Zamawiają Państwo 200 części z obróbką powierzchniową, zgratowanych, z certyfikatem materiałowym 3.1, dostarczonych do siebie. Odpowiadają trzy zakłady; po Państwa pytaniach ujawniają się brakujące pozycje.

Ranking się odwraca: zakład najtańszy na pierwszy rzut oka wypada na drugim miejscu, a różnica między B i C staje się niewielka, około 1,5 %. O wyniku decydują wtedy termin, jakość i ryzyko. Oferta najtańsza na pierwszy rzut oka może być też najbardziej ryzykowna: niska cena bez certyfikatu i gratowania zostawia te koszty, albo wady przy odbiorze, po Państwa stronie. Aby ocenić wagę kosztów stałych, warto poprosić o ceny dla kilku ilości: zob. cena obróbki CNC.

Termin. Termin „cztery tygodnie” nic nie mówi, dopóki nieznany jest jego punkt początkowy: zamówienie, zatwierdzenie rysunków, otrzymanie materiału czy akceptacja pierwszego wyrobu? W Meaflow termin oferty jest wyrażony w dniach między potwierdzeniem zamówienia a dostawą: proszę sprawdzić, czy zakład rozumie go w ten sam sposób.

Warunki. Okres ważności oferty, zaliczka, termin płatności, kary za opóźnienie, własność oprzyrządowania i rysunków, poufność.

Incoterms. Incoterms, reguły Międzynarodowej Izby Handlowej (wersja 2020), rozdzielają między sprzedawcę i kupującego transport, ryzyko i formalności. Nie regulują ceny, jakości ani przeniesienia własności.

• EXW (loco zakład): Państwo organizują i opłacają transport, a ryzyko przechodzi na Państwa, gdy towar zostaje oddany do dyspozycji w zakładzie.
• FCA: zakład przekazuje towar Państwa przewoźnikowi w uzgodnionym miejscu.
• DAP: zakład dostarcza pod uzgodniony adres, przed rozładunkiem; cła przywozowe pozostają po Państwa stronie.
• DDP: zakład ponosi także cła i formalności przywozowe.

Między zakładami we Francji często pisze się „franco” lub „départ atelier” (odbiór w zakładzie) zamiast Incotermu: wystarczy zapytać, kto płaci za transport i kto ponosi ryzyko w razie uszkodzenia. Jeśli zakład ma siedzibę poza Unią Europejską, należy porównywać ceny z dostawą, łącznie z cłami i VAT przy imporcie.

1. Cena jednostkowa bez kosztów stałych. „Czy ta cena obejmuje programowanie i oprzyrządowanie?”
2. Ilość inna niż zamawiana. „Czy mogą Państwo wycenić dokładnie 200 sztuk, a potem 100 i 500?”
3. Materiał lub gatunek równoważny, niezgłoszony. „Jaki dokładnie gatunek i z jakim certyfikatem?”
4. Poluzowane tolerancje lub jakość powierzchni. „Czy wycenili Państwo tolerancje z rysunku, wymiar po wymiarze?”
5. Wyłączone obróbki lub wykończenia. „Kto wykonuje obróbkę i za jaki koszt na sztukę?”
6. Oferta o krótkiej lub przeterminowanej ważności. „Czy ta cena obowiązuje do czasu mojej decyzji?” Strona porównania w Meaflow pokazuje „Przeterminowana”, gdy ważność minęła.
7. Podwykonawstwo kaskadowe. „Które operacje zlecają Państwo dalej i komu?”

Oferta wyraźnie niższa od pozostałych wymaga wyjaśnienia, zanim zostanie odrzucona lub wybrana: może opierać się na niezrozumieniu rysunku lub na uszczuplonym zakresie.

Gdy ceny zostaną sprowadzone do tego samego zakresu, pozostaje rozstrzygnąć to, czego liczba nie mówi: termin, jakość, ryzyko, relację. Każdemu kryterium nadaje się wagę zależnie od projektu, ocenia każdy zakład w skali od 1 do 5, mnoży i sumuje. Część krytyczna będzie mocniej obciążać jakość i certyfikaty, pilność – termin, stała potrzeba – zdolność zakładu do utrzymania rytmu.

Warto zachować wypełnioną tabelę: uzasadnia Państwa wybór wewnątrz firmy i służy jako podstawa zamówienia. Następnie należy pisemnie potwierdzić ustalenia (numer i indeks rysunku, ilość, cena, termin i jego punkt początkowy, warunki dostawy, dokumenty jakościowe).

W Meaflow dodają Państwo zapytanie, wykonawcy odpowiadają na nie ofertą, a Państwo porównujecie je na stronie dostępnej tylko dla autora zapytania. Otwiera się ona z poziomu zapytania („Zobacz oferty”) lub z zakładki „Otrzymane oferty” w panelu. Każda oferta jest widoczna tylko dla Państwa i jej autora: każdy zakład wycenia, nie znając pozostałych ofert.

• Karty lub tabela porównawcza, do wyboru, z sortowaniem według rosnącej ceny, najkrótszego terminu, najwyższej oceny lub najnowszej oferty.
• Dla każdej oferty: cena netto, łączna lub jednostkowa (cena jednostkowa jest przeliczana na szacunkową sumę na podstawie ilości z zapytania, jeśli została podana), termin, okres ważności, ocena z opinii, odznaka „Zweryfikowana firma”, wiadomość i załączniki, w tym szczegółowa wycena.
• Odznaki „Najlepsza cena”, „Najszybciej” i „Najwyżej oceniany”: wskazują najlepszą wartość wśród aktywnych ofert i nic więcej. Nie mówią nic o zakresie.
• Położenie względem budżetu, „W budżecie” lub „Powyżej budżetu”, jeśli zapytanie podaje budżet maksymalny.
• Podsumowanie na górze strony: liczba aktywnych ofert, przedział cen, przedział terminów.

Odznaka „Zweryfikowana firma” oznacza, że zespół Meaflow sprawdził numer SIRET (francuski identyfikator przedsiębiorstwa); nie zastępuje weryfikacji certyfikatów ani referencji. Oferta składa się z ceny, terminu, ważności, wiadomości i załączników: założenia, koszty stałe i Incoterms można znaleźć w wiadomości i dołączonej wycenie, a w razie braku należy o nie zapytać przez komunikator.

Przycisk „Porozmawiaj” otwiera rozmowę z zakładem, powiązaną z zapytaniem. Dopóki oferta oczekuje, zakład może ją zmodyfikować; pytania publiczne zadane do zapytania i Państwa odpowiedzi są widoczne dla wszystkich wykonawców, co ujednolica podstawy ich wycen.

„Wybierz tę ofertę” powiadamia wybrany zakład i odrzuca pozostałe oczekujące oferty, a ich autorzy są informowani; można następnie anulować ten wybór, a zapytanie zostaje ponownie otwarte. Odrzucenie oferty jest natomiast ostateczne: wątpliwości należy rozwiać wcześniej.

• Te same pliki dla wszystkich, z tym samym indeksem rysunku.
• Ilości w progach i ilość odniesienia do porównania.
• Dokładny materiał, certyfikat, tolerancje, obróbki i wykończenia (gratowanie, znakowanie).
• Co cena ma obejmować: transport, opakowanie, dokumenty jakościowe, z miejscem dostawy lub preferowanym Incotermem.
• Punkt początkowy terminu, pożądaną datę dostawy i ostateczny termin odpowiedzi.
• Odrębne przedstawienie kosztów stałych i ceny jednostkowej, z założeniami i wyłączeniami.

Generator specyfikacji pomaga o niczym nie zapomnieć, a słownik wyjaśnia, czym jest zapytanie ofertowe. Gdy ceny zostaną sprowadzone do tego samego zakresu, kryteria niefinansowe warto zważyć za pomocą tabeli z poradnika jak wybrać podwykonawcę przemysłowego. Gotowi do porównania? Dodajcie zapytanie: to bezpłatne i bez prowizji. Aby poznać dostępne branże, przejrzyjcie kompetencje.