Ochrona rysunków w podwykonawstwie: NDA, własność i dobre praktyki

Powierzenie rysunku zakładowi to przekazanie czegoś więcej niż rysunku: wymiarów, tolerancji, wyborów materiałowych, czasem architektury całego produktu, a często także Państwa ceny docelowej. Ochrona opiera się na trzech uzupełniających się warstwach:

• umowa: umowa o poufności, zaakceptowana wycena, warunki zakupu;
• prawo: tajemnica przedsiębiorstwa, własność intelektualna;
• praktyki: co Państwo udostępniają, kiedy, jakim kanałem i komu.

Wysiłek należy dostosować do ryzyka. Prosty kątownik nie uzasadnia rozbudowanego protokołu; nowatorski mechanizm już tak. A dobrze napisana umowa nie ochroni rysunku wysłanego bezrefleksyjnie do dziesięciu rozmówców.

Umowa o poufności (NDA, od non-disclosure agreement) zobowiązuje stronę do zachowania w tajemnicy otrzymanych informacji i wykorzystywania ich wyłącznie w określonym celu. Może być jednostronna (zobowiązuje się tylko zakład) lub wzajemna (jeśli zakład także dzieli się swoim know-how). Typowe klauzule:

• Strony i przedmiot: kto się zobowiązuje i w związku z jakim projektem (analiza, wycena, produkcja).
• Informacje poufne: rysunki, modele CAD, specyfikacje, procesy, ceny, korespondencja, na dowolnym nośniku.
• Wyłączenia: informacje już publiczne, zgodnie z prawem znane odbiorcy, legalnie otrzymane od osoby trzeciej lub opracowane niezależnie.
• Obowiązki: użycie ograniczone do projektu, dostęp zastrzeżony dla osób, które go potrzebują, rozsądne środki bezpieczeństwa, brak zbędnego kopiowania, brak przekazywania innemu podwykonawcy bez pisemnej zgody oraz, jeśli Państwo sobie życzą, zakaz inżynierii wstecznej detali.
• Czas trwania: okres współpracy plus czas obowiązywania poufności po jej zakończeniu, dostosowany do wrażliwości informacji.
• Zwrot lub zniszczenie dokumentów i plików cyfrowych po zakończeniu projektu.
• Sankcje i spory: odpowiedzialność, ewentualna kara umowna, prawo właściwe, sąd właściwy.

NDA powinna pozostać czytelna i proporcjonalna: zakład zawaha się przed podpisaniem tekstu przesadnie rozbudowanego. Proszę też sprawdzić, czy nie jest sprzeczna z Państwa ogólnymi warunkami zakupu ani z zaakceptowaną wyceną.

Francuska ustawa nr 2018-670 z 30 lipca 2018 r. o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa, która wdraża dyrektywę (UE) 2016/943, wprowadziła do francuskiego Kodeksu handlowego system ochrony (artykuły L. 151-1 i następne). Informacja jest chroniona jako tajemnica przedsiębiorstwa, gdy spełnia trzy warunki:

1. nie jest ogólnie znana ani łatwo dostępna, sama w sobie lub w konfiguracji i dokładnym zestawieniu swoich elementów, osobom zaznajomionym z tego rodzaju informacjami ze względu na ich dziedzinę działalności;
2. ma wartość handlową, rzeczywistą lub potencjalną, ze względu na swój poufny charakter;
3. jest objęta przez swojego prawnego posiadacza rozsądnymi, w danych okolicznościach, środkami ochrony mającymi zachować jej poufny charakter.

Trzeci warunek jest dla Państwa najbardziej konkretny: bez rozsądnych środków trudno powoływać się na tajemnicę. Takimi środkami są NDA, oznaczenie „Poufne”, ograniczony dostęp i rejestr przekazań. W razie bezprawnego pozyskania, wykorzystania lub ujawnienia francuski Kodeks handlowy przewiduje powództwa cywilne: środki zapobiegające naruszeniu lub je przerywające oraz naprawienie szkody.

Proszę pamiętać o dwóch ograniczeniach. Ten system nie zastępuje patentu, ochrony wzorów ani prawa autorskiego: jeśli rozważają Państwo patent, zgłoszenie należy złożyć przed jakimkolwiek nieobjętym ochroną ujawnieniem. Ponadto badanie lub rozbiórka produktu udostępnionego publicznie lub zgodnie z prawem posiadanego jest co do zasady dozwolone, chyba że umowa stanowi inaczej: stąd sens klauzuli o inżynierii wstecznej.

NDA chroni informacje; nie mówi, do kogo należą wyniki projektu. Bez pisemnych ustaleń pozostają strefy niepewności. Proszę wyjaśnić w zaakceptowanej wycenie, zamówieniu lub umowie ramowej:

• Państwa rysunki i pliki: pozostają Państwa, a zakład ma jedynie prawo użycia do realizacji zamówienia.
• Dokumenty powstałe na potrzeby projektu: programy obróbkowe, przyrządy, rysunki wykonawcze, zmiany zaproponowane przez zakład. Kto jest ich właścicielem? Kto może je ponownie wykorzystać?
• Know-how zakładu: procesy, ustawienia, narzędzia standardowe. Co do zasady pozostaje jego własnością.
• Oprzyrządowanie: formy, narzędzia do cięcia, przyrządy, które Państwo finansują. Własność, przechowywanie, konserwacja, ubezpieczenie, zakaz używania dla osób trzecich, zwrot po zakończeniu serii lub w razie zmiany dostawcy.
• Detale: prototypy, braki, pozostałe detale. Czy mogą być sprzedawane? Często trzeba tego zakazać, gdy noszą Państwa markę.
• Ulepszenia: do kogo należą pomysły powstałe w trakcie współpracy?

W sprawie oprzyrządowania zob. także nasz poradnik od prototypu do serii.

Francuska ustawa nr 75-1334 z 31 grudnia 1975 r. o podwykonawstwie (loi relative à la sous-traitance) bywa przywoływana jako ogólna ochrona zakładów lub rysunków. Jej zakres jest bardziej precyzyjny; oto uproszczone omówienie.

Co definiuje

Definiuje ona w istocie podwykonawstwo jako operację, w której wykonawca główny powierza, na podstawie umowy podwykonawczej i na własną odpowiedzialność, innej osobie zwanej podwykonawcą, wykonanie całości lub części umowy o roboty albo części zamówienia publicznego zawartego z inwestorem (maître de l’ouvrage).

Co daje

Chroni przede wszystkim podwykonawcę w kwestii płatności. Wykonawca główny musi między innymi uzyskać akceptację każdego podwykonawcy i jego warunków płatności przez inwestora. Podwykonawca ma bezpośrednie roszczenie wobec inwestora, gdy wykonawca główny nie zapłaci mu w miesiąc po wezwaniu do zapłaty (artykuł 12). Tekst przewiduje też, w zależności od przypadku, gwarancje płatności.

Czego nie robi

• Nie reguluje ani poufności, ani własności rysunków czy oprzyrządowania: te kwestie ustala się w umowie.
• Nie stosuje się automatycznie do każdego zamówienia detali. Jej ramą jest łańcuch „inwestor, wykonawca główny, podwykonawca”. Przedsiębiorstwo zlecające wykonanie detali do własnych produktów podlega raczej ogólnemu prawu umów (umowa o dzieło lub sprzedaż). Kwalifikacja zależy od faktów i może być przedmiotem sporu przed sądami.
• Nie zastępuje warunków zamówienia: cena, terminy, jakość i odpowiedzialność trzeba spisać.

Nie należy więc liczyć na ten tekst w ochronie rysunków. W razie wątpliwości co do jego zastosowania w Państwa sytuacji proszę zasięgnąć opinii prawnej.

• Udostępniać minimum. Do wyceny detalu wystarcza jego rysunek: nie kompletny zespół ani lista materiałowa produktu. Proszę ukryć to, co nie służy wycenie.
• Działać etapami. Uproszczony rysunek do wyceny; pełne rysunki i pliki natywne dopiero po podpisaniu NDA, a najlepiej po wyborze wykonawcy.
• Stosować znaki wodne i oznaczenia. Zapis „Poufne, własność [Państwa firmy], powielanie zabronione” w tabliczce rysunkowej oraz znak wodny z nazwą odbiorcy pomagają dotrzeć do źródła wycieku.
• Panować nad wersjami. Oznaczenia rewizji, rejestr przekazań (kto, co i kiedy otrzymał), metadane usunięte z plików.
• Wybrać odpowiedni format. PDF lub STEP zamiast edytowalnego pliku natywnego, chyba że jest realna potrzeba (zob. formaty plików CAD).
• Dzielić. W przypadku wrażliwego produktu proszę rozdzielić komponenty między kilku wykonawców.
• Czysto zakończyć. Po zakończeniu projektu proszę zażądać zwrotu lub zniszczenia plików, z pisemnym potwierdzeniem, z zastrzeżeniem ustawowych obowiązków przechowywania.

W Meaflow rysunki i dokumenty dołączone do zapytania są widoczne tylko dla zalogowanych członków: nie mają publicznego adresu. Gdy dodają Państwo zapytanie, mogą Państwo wskazać, że wymagana jest umowa o poufności; zapis wyświetla się przy zapytaniu i uprzedza wykonawców. Trzy doprecyzowania:

• Zapis ma charakter informacyjny. Meaflow nie jest stroną umowy, nie sporządza jej ani nie przechowuje: proszę zawrzeć ją bezpośrednio z wykonawcą, zanim zaczną Państwo wymieniać wrażliwe informacje.
• „Zalogowani członkowie” to wszyscy zarejestrowani członkowie, a nie tylko wykonawca, którego Państwo wybiorą. W przypadku bardzo wrażliwych detali proszę dołączyć uproszczony rysunek, a pełne rysunki zachować na wymianę przez komunikator, po podpisaniu umowy.
• Opis, zdjęcia i pytania publiczne są widoczne dla wszystkich: proszę nie umieszczać w nich niczego poufnego.