Specyfikacja to dokument formalizujący potrzebę i warunki, w jakich ma być zaspokojona. W produkcji uzupełnia rysunek wykonawczy: rysunek mówi, czym jest część, specyfikacja mówi całą resztę, czyli do czego służy, w jakim środowisku pracuje, w jakiej ilości, z jakimi wymaganiami i według jakiego harmonogramu. O specyfikacji funkcjonalnej mówi się wtedy, gdy wyraża potrzebę w funkcjach do spełnienia, a nie w narzuconym rozwiązaniu technicznym.
Specyfikacja produkcyjna zawiera zazwyczaj kontekst i funkcję części, dokumenty techniczne (rysunek, model 3D w formacie STEP), materiał, ilości i ich rytm, tolerancje i stan powierzchni, obróbki, wymagane kontrole i dokumenty jakościowe, pakowanie, miejsce i termin dostawy, poufność oraz kryteria wyboru. Powinna być jasna, uporządkowana hierarchicznie (co jest obowiązkowe, pożądane lub otwarte) i opatrzona datą oraz oznaczeniem wersji.
Służy trzem celom. Pozwala kilku zakładom wycenić ten sam zakres, a więc porównać ich oferty. Zapobiega nieporozumieniom, które kosztują poprawkami lub opóźnieniami. Należy do dokumentów odniesienia w razie sporu, stąd warto ustalić ich kolejność ważności. Lepszy jest ustrukturyzowany wzór niż dowolny tekst: przewodnik specyfikacja produkcyjna go proponuje, a generator specyfikacji pomaga wypełnić go krok po kroku.
W zapytaniu o wycenę
Proszę dołączyć ją do zapytania lub przenieść jej rubryki do zapytania na platformie. Należy zaznaczyć, co jest obowiązkowe, a co negocjowalne, podać ilości w postaci progów i wskazać, czy materiał lub rozwiązanie techniczne może zaproponować zakład („lub równoważne”). Specyfikacja zasila zapytanie ofertowe, które zleceniodawca kieruje do zakładów; w projekcie, który przejdzie od sztuki jednostkowej do serii, zob. przewodnik od prototypu do serii.