Een offerteaanvraag (prijsaanvraag, of RFQ voor request for quotation) is het schriftelijke verzoek waarmee een inkoper een leverancier uitnodigt om de fabricage van een product of dienst door te rekenen. De offerte is het antwoord van de leverancier: een prijsaanbod met voorwaarden en een geldigheidsduur. De bestelling volgt daarna: door die te plaatsen, of door het aanbod te aanvaarden, formaliseert de inkoper zijn verbintenis. Het onderscheid tussen deze drie documenten voorkomt veel misverstanden.
De kwaliteit van het antwoord hangt af van die van de aanvraag. Een bedrijf dat alleen een tekening ontvangt, moet de hoeveelheid, het exacte materiaal, het controleniveau of de levertijd raden: het rekent dan een voorzichtige aanname door, stelt vragen en verliest tijd, of ziet af van een antwoord. Een volledige aanvraag levert daarentegen sneller serieuze, vergelijkbare offertes op. Daarom steunt ze op een programma van eisen en een definitietekening.
Meerdere leveranciers raadplegen over dezelfde scope is gangbare praktijk. Dat maakt een marktplaats als Meaflow mogelijk: de opdrachtgever beschrijft zijn behoefte in een aanvraag, meerdere bedrijven sturen hun prijsvoorstellen en hij vergelijkt voordat hij kiest. Het plaatsen is gratis en zonder commissie.
Wat u niet mag vergeten
- de gematen tekening en het 3D-model (STEP);
- het precieze materiaal en het niveau van traceerbaarheid;
- de aantallen, zo mogelijk in meerdere staffels, en het bestelritme;
- de toleranties, oppervlaktetoestanden en behandelingen;
- de controles en de verwachte documenten;
- de gewenste levertijd, de leverplaats en de uiterste reactiedatum;
- indien van toepassing, een geheimhoudingsovereenkomst.
Maak tot slot uw selectiecriteria bekend: de prijs telt, maar ook de levertijd, de kwaliteit of de nabijheid. De gids offertes voor toelevering vergelijken legt uit hoe u de antwoorden analyseert.