Een programma van eisen voor fabricage opstellen: methode en model

Een bedrijf dat alleen een tekening ontvangt, moet de rest raden: de functie van het product, het verwachte controleniveau, de werkelijk benodigde datum, de te voorziene behandelingen. Elke ontbrekende informatie leidt tot een vraag (dus tot vertraging) of tot een aanname (dus tot het risico op een verschil tussen wat u verwachtte en wat er wordt geleverd). Een goed geschreven programma van eisen vermindert het heen-en-weer, maakt offertes vergelijkbaar en dient als referentie bij een meningsverschil bij levering.

Het bespaart ook u tijd: wanneer u bij meerdere bedrijven offertes aanvraagt, geeft u hun dezelfde basis. De ontvangen offertes hebben dan dezelfde reikwijdte en het prijsverschil weerspiegelt echt de verschillen in vakmanschap, machines of drukte, niet misverstanden.

Het gaat niet om een document van veertig pagina’s. Voor een bewerkt product, een partij plaatwerk of een prototype volstaan één à twee pagina’s. De regel is eenvoudig: alles wat de prijs, de levertijd of de acceptatie van het product kan beïnvloeden, moet op papier staan.

De context en de functie van het product

Vertel waarvoor het product dient, waarmee het wordt gemonteerd en in welke omgeving het werkt: temperatuur, vochtigheid, spatten, schokken, wrijving, voedsel- of medisch contact. Een ervaren bedrijf leidt daaruit af wat kritiek is en kan u een goedkoper alternatief voorstellen (ander materiaal, andere tolerantie, ander proces). Valt het product onder een gereguleerde sector (luchtvaart, medisch, automotive), meld dat dan vanaf het begin.

De tekeningen en bestanden

Lever een gemaakte pdf-tekening en een neutraal 3D-bestand (STEP) aan. Controleer of de revisie-index op beide gelijk is en geef aan welke van de twee voorrang heeft bij afwijkingen. Voeg bij een samenstelling de stuklijst toe (lijst van onderdelen, aantallen, materialen).

Het materiaal

Geef een genormaliseerde aanduiding in plaats van een algemene term: “aluminium EN AW-6082 in toestand T6” of “roestvast staal 1.4404 (316L)” zijn beter dan “alu” of “rvs”. Vermeld de leveringstoestand, de eventuele warmtebehandeling en het verwachte certificaat (bijvoorbeeld een materiaalcertificaat 3.1 volgens EN 10204). Twijfelt u, geef dan de gewenste eigenschappen aan (sterkte, corrosie, gewicht, bewerkbaarheid) en laat het bedrijf een voorstel doen: de gids materialen voor bewerkte producten helpt u kiezen.

Toleranties

Vermeld de algemene toleranties in het tekeningblok (bijvoorbeeld “ISO 2768-mK”) en tolereer alleen de functionele maten afzonderlijk. Een nauwe tolerantie kost geld: het is beter er weinig, goed onderbouwde te hebben dan veel uit voorzorg. De gids bewerkingstoleranties: ISO 2768, passingen en maatvoering beschrijft de methode.

Behandelingen

Geef de warmte- of oppervlaktebehandeling op (anodiseren, verzinken, passiveren, lakken…), de na te leven norm of specificatie, en eventueel de kleur en laagdikte. Geef ook aan of de maten op de tekening gelden vóór of na de behandeling: een dikke laag verandert de afmetingen.

Controle en kwaliteitsdocumenten

Som de te controleren maten op, de frequentie (100 % of steekproef), het meetmiddel als u daar een eis voor heeft, en de verwachte documenten: maatcontrolerapport, conformiteitscertificaat, materiaalcertificaat, eerstestukrapport. Deze eisen kosten geld: vraag alleen wat nuttig is voor het gebruik van het product. Voor meetbehoeften presenteert de pagina controle en metrologie de betreffende leveranciers.

• Aantallen. Geef het aantal van de eerste partij op, maar ook de te offreren alternatieven (bijvoorbeeld 1, 10 en 100) en uw verwachte jaarbehoefte als die er is. Een bedrijf offreert een prototype anders dan een terugkerende serie: zie hoe een offerte voor verspaning wordt opgebouwd.
• Levertijden. Geef de gewenste leverdatum op en wat onderhandelbaar is, evenals de datum waarop u de offertes wilt ontvangen. Geef bij een serie het leverritme aan.
• Verpakking en levering. Bescherming van functionele oppervlakken, etikettering, aantal per doos of per pallet, adres en transportvoorwaarden.
• Vertrouwelijkheid. Geef aan of een geheimhoudingsovereenkomst vereist is voordat de tekeningen worden verstuurd en wie er toegang toe heeft. De gids vertrouwelijkheid van tekeningen en NDA legt de beste werkwijzen uit.

De bovenstaande rubrieken gelden voor alle processen. Elk proces vraagt echter om enkele specifieke aanvullingen.

• CNC-bewerking: schroefdraad en de bijbehorende norm, acceptabele binnenhoekradii, functionele oppervlakken, te breken randen, toegestane heropspanningen (bijvoorbeeld opspansporen). Zie toelevering voor CNC-bewerking.
• Plaatwerk en snijden: kwaliteit en dikte van de plaat, oppervlakteafwerking en eventuele beschermfolie, radii en zetrichting, zichtzijde. Het snijbestand (DXF) komt bij de tekening: zie plaatwerk en snijden.
• Lassen en constructiewerk: lasproces, symbolen en eisenniveau van de lassen, lascontrole, behandeling na het lassen. Zie lassen en constructiewerk.
• 3D-printen: gewenste technologie of, bij gebrek daaraan, beoogd gebruik van het product, te respecteren oriëntatie, kleur, nabewerking (schuren, kleuren, lakken) en zones die nabewerkt moeten worden door verspaning. Zie 3D-printen.
• Elektronica: productiebestanden van de print, stuklijst met fabrikantreferenties, aantal lagen, oppervlakteafwerking, verwachte elektrische test. Zie elektronica.

Kopieer deze lijst, vul in wat u weet en schrijf “nog te bepalen” voor de rest: een gemarkeerd open veld is beter dan een stilzwijgende aanname.

1. Project: projectnaam, referentie van het product of de samenstelling, revisie-index van de tekening, datum, contactpersoon.
2. Context en functie: waarvoor dient het product, in welke omgeving, met welke onderdelen wordt het gemonteerd.
3. Bijgevoegde documenten: gemaakte pdf-tekening, 3D-bestand (STEP), stuklijst voor een samenstelling. Document dat voorrang heeft.
4. Materiaal: genormaliseerde aanduiding, leveringstoestand, gevraagd certificaat (ja of nee, type).
5. Aantallen: aantal van de eerste partij, te offreren alternatieve aantallen, verwachte jaarbehoefte, leverritme.
6. Toleranties: algemene toleranties, kritieke maten en passingen, oppervlakteafwerking.
7. Behandelingen: thermisch en oppervlak, toepasselijke specificatie, kleur, dikte, maten voor of na behandeling.
8. Controle en kwaliteitsdocumenten: te controleren maten, meetmiddel, frequentie, verwachte rapporten en certificaten, sectorspecifieke eisen.
9. Levertijden: gewenste leverdatum, uiterste reactiedatum, eventuele mijlpalen, flexibiliteitsmarge.
10. Verpakking en levering: bescherming, etikettering, aantal per doos, plaats en leveringsvoorwaarden.
11. Vertrouwelijkheid: geheimhoudingsovereenkomst wel of niet vereist, verspreiding van de tekeningen.
12. Selectiecriteria: prijs, levertijd, certificeringen, nabijheid, referenties; indicatief budget als u dat wilt delen.

• Een 3D-bestand zonder tekening. Het 3D-model geeft de vorm, niet de toleranties of behandelingen: het bedrijf offreert dan het standaardgeval.
• Een onnauwkeurig materiaal. “Staal” of “kunststof” volstaat niet: de kwaliteit verandert de prijs, de bewerkbaarheid en de aanlevertijd van het materiaal.
• Overal nauwe toleranties. Een tekening die overal op ±0,01 mm is gemaakt, maakt het product duurder zonder de functie te verbeteren.
• Een vaag aantal. “Enkele stuks” of “nog te zien” maakt het onmogelijk de vaste kosten te offreren en een serieprijs voor te stellen.
• Een onrealistische of nooit onderbouwde levertijd. Een schijnbare spoed kan de offerte duurder maken; een onmogelijke datum schrikt serieuze bedrijven af.
• Circulerende tekeningversies. Elk bestand moet zijn revisie-index dragen en oude versies moeten uit de verzending worden gehaald.
• De afwerking vergeten. Te breken randen, ontbramen, markeren, bescherming: wat niet is opgeschreven, is niet geoffreerd.
• Tegenstrijdige eisen. Een zeer fijne ruwheid gevraagd op een walsruw oppervlak, of een behandeling die niet bij het materiaal past: lees het dossier met een frisse blik na voordat u het verstuurt.
• De verpakking vergeten. Een gepolijst of geanodiseerd product dat slecht beschermd is, komt beschadigd aan, ook als het bij het verlaten van de werkplaats conform was.

Uw programma van eisen is het beste vertrekpunt voor een duidelijke aanvraag. Op Meaflow is het plaatsen van een aanvraag gratis: u beschrijft uw behoefte, voegt uw tekeningen toe (alleen zichtbaar voor ingelogde leden) en vervolgens kunnen meerdere leveranciers u hun offerte sturen. U vergelijkt ze, overlegt via berichten en kiest. Het volledige traject wordt uitgelegd in zo werkt het.

Is uw tekening nog niet definitief, beschrijf dan minstens de functionele behoefte en geef aan wat nog bepaald moet worden: de leveranciers kunnen hun vragen stellen voordat ze offreren. Om de bedragen die u ontvangt te begrijpen, leest u vervolgens de gids over de prijs van CNC-bewerking.