Organisatie van seminars en congressen
Het bureau stelt het programma op, vindt de locatie, coördineert de sprekers en bewaakt het verloop. U hebt één vast aanspreekpunt voor de hele voorbereiding.
Zakelijke dienstverlening
Zakelijke events en catering: seminars, beurzen en recepties
Seminar, congres, beurs, feest of borrel: beschrijf uw event één keer en vergelijk de offertes van eventbureaus, cateraars en verhuurders van materiaal.
- Gratis, account wordt pas bij het plaatsen aangemaakt
- Geverifieerde bedrijven (bedrijfsnummer gecontroleerd)
- Tekeningen alleen zichtbaar voor leden
Een geslaagd bedrijfsevent staat of valt met talloze details: locatie, catering, meubilair, geluid, licht, ontvangst, entertainment, veiligheid van de opstellingen. Afhankelijk van de omvang kunt u alles uitbesteden aan een eventbureau of de dienstverlening zelf samenstellen met meerdere specialisten: een cateraar, een materiaalverhuurder, een leverancier van geluid en licht, een presentator.
De behoeften lopen sterk uiteen: organisatie van seminars en congressen, eindejaarsfeest, opening, beurs en stand, relatiereceptie, teambuildingdag, verenigingsvergadering of overheidsevenement. Elk format heeft eigen eisen: aantal gasten, duur, toegankelijkheid, binnen- of buitenlocatie, zittend diner of staande receptie.
Deze pagina helpt u een vergelijkbare aanvraag op te stellen: aangeboden diensten, materialen, prijsfactoren, tips voor uw aanvraag en aandachtspunten rond veiligheid, hygiëne en muziek. Hoe nauwkeuriger uw briefing, hoe makkelijker de ontvangen offertes te vergelijken zijn. Voor het beeldmateriaal van uw event kunt u ook de pagina foto en video raadplegen.
Gangbare diensten
Bedrijfsfeesten en -events
Eindejaarsfeest, opening, bedrijfsjubileum of prijsuitreiking: concept, decor, ontvangst en entertainment worden afgestemd op uw uitstraling. De leverancier regelt ook de logistiek op de dag zelf.
Beurzen en stands
Ontwerp, bouw, opbouw en afbouw van stands, inclusief meubilair, verlichting en visuele aankleding. De leverancier regelt ook het transport en de eisen van de beursorganisator.
Catering en borrels
Lunchpakketten, borrels, buffetten of zittende diners, met of zonder bediening. De cateraar past het menu aan op dieetwensen en allergieën die u doorgeeft.
Materiaalverhuur
Meubilair, tenten en constructies, podia, tapijt en hekken: de verhuurder levert, installeert en haalt het materiaal weer op. Geef de toegang tot het terrein en de ondergrond aan om onaangename verrassingen te voorkomen.
Geluid en licht
Microfoons, speakers, regiepost, sfeerverlichting en podiumlicht, zo nodig met een technicus ter plaatse. De dimensionering hangt af van de locatie en het aantal personen.
Videoprojectie en displays
Schermen, beamers, videowanden en livestreaming voor presentaties of conferenties. De leverancier test de apparatuur voordat de gasten arriveren.
Entertainment en hoogtepunten
Presentator, sprekers, muzikanten, spellen en teambuildingactiviteiten om de dag ritme te geven. Het entertainment kiest u op basis van het publiek en de gewenste sfeer.
Materiaal en uitrusting
Tafels, stoelen, statafels en receptiemeubilairTenten, feesttenten en buitenconstructiesPodia, verhogingen en praktikabelsGeluidsapparatuur, microfoons en regiepostPodium- en sfeerverlichtingBeamers, schermen en videowandenKeukenmateriaal, warmhoud- en koelapparatuur voor de cateraarServies, glaswerk en tafellinnenHekken, tapijt en bewegwijzering op het terrein
Veelvoorkomende gelegenheden
- Jaarlijks seminar of congres van het bedrijf
- Eindejaarsfeest of nieuwjaarsreceptie
- Opening van kantoren of een nieuwe vestiging
- Deelname aan een vakbeurs met stand
- Relatieborrel voor klanten of partners
- Teambuildingdag en teamuitje
- Algemene ledenvergadering van een vereniging of een zakelijke vereniging van eigenaren
- Evenement georganiseerd door een overheidsinstantie of instelling
Wat de prijs beïnvloedt
-
1
Aantal deelnemers
Het aantal gasten bepaalt de grootte van de locatie, de hoeveelheid meubilair, het cateringvolume en het aantal medewerkers voor ontvangst en bediening. Het is de eerste oorzaak van prijsverschillen tussen twee offertes.
-
2
Format en duur
Een vergadering van een halve dag vraagt andere middelen dan een galafeest. Het aantal hoogtepunten, serveerrondes en omzettingen van de opstelling drukt op de offerte.
-
3
Locatie en toegangsbeperkingen
Binnen- of buitenlocatie, bereikbaarheid voor vrachtwagens, verdiepingen, stroomvoorziening, tijden voor op- en afbouw: elke beperking beïnvloedt de benodigde teams en het materiaal.
-
4
Cateringniveau
Staande borrel, buffet of diner aan tafel, dranken inbegrepen of niet, bedieningspersoneel: het gekozen niveau laat de prijs van de cateraar sterk variëren.
-
5
Techniek en scenografie
Geluid, licht, video, decor en regie hangen af van de ambitie van het programma en de indeling van de locatie. De aanwezigheid van technici gedurende het hele event is een aparte kostenpost.
-
6
Periode en termijn
In drukke perioden, zoals aan het einde van het jaar, zijn locaties en leveranciers minder beschikbaar. Een late aanvraag biedt minder keuze en kan sommige posten duurder maken.
Tips voor een succesvolle aanvraag
Aanvraag plaatsen- Geef het type event, de datum of mogelijke data, de duur en het verwachte aantal deelnemers aan, met een bandbreedte als het aantal nog niet vaststaat.
- Vermeld of u al een locatie hebt of dat u een locatie zoekt, en geef de toegangsbeperkingen door: verdiepingen, lift, parkeren van vrachtwagens, stroomvoorziening.
- Beschrijf het programma: ontvangst, presentaties, maaltijden, entertainment, vrije tijd, en de technische behoeften van elk onderdeel.
- Vermeld voor de cateraar het gewenste type bediening, dieetwensen en bekende allergieën, en de gewenste dranken.
- Geef aan wat u zelf levert (locatie, meubilair, audiovisuele apparatuur) en wat de leverancier moet verzorgen, inclusief op- en afbouw.
- Geef uw budget of uw prioriteiten aan en voeg de huisstijlelementen toe, zodat de offertes vergelijkbaar zijn en passen bij uw uitstraling.
Uw event voorbereiden: draaiboek en briefing
Een event bereidt u achterwaarts voor, vanaf de datum. De eerste briefing is het sleuteldocument: doelstellingen, doelgroep, format, beoogd budget, beperkingen en verwachtingen. Zo voorkomt u heen-en-weer-gemail en kunnen leveranciers op dezelfde basis offreren. Hieronder vindt u een opzet die u kunt aanpassen aan uw project.
| Fase | Te doen |
|---|---|
| Afbakening | Doelstellingen, doelgroep, aantal gasten, datum, budget en beslissers binnen het bedrijf vastleggen |
| Aanvraag | De aanvraag plaatsen, offertes ontvangen, vergelijken en de leverancier(s) kiezen |
| Ontwerp | Locatie, programma, menu, plattegrond en technische behoeften vastleggen |
| Logistiek | Toegang, opbouwtijden, uitnodigingen en benodigde formaliteiten bevestigen |
| Dag zelf | De opstelling controleren voordat de gasten arriveren, het verloop bewaken, onvoorziene zaken opvangen |
| Daarna | Evalueren, de afbouw opnemen en feedback van de deelnemers verzamelen |
Zorg altijd voor een plan B bij een buitenevent (weer) en voor een bereikbaar aanspreekpunt bij elke leverancier op de dag zelf. Een schriftelijk programma van eisen helpt u de briefing vast te leggen.
Veiligheid, hygiëne en muziek: aandachtspunten
Een event trekt publiek en vraagt om enkele voorzorgsmaatregelen. Afhankelijk van de locatie en het format gelden regels voor de veiligheid van opstellingen: een tijdelijke constructie, tent of podium kan in Frankrijk worden behandeld als een voor publiek toegankelijke inrichting (« établissement recevant du public »), met controles en soms een vergunning van de gemeente. Informeer bij de gemeente of de bevoegde veiligheidsdienst en vraag de leverancier welke bewijsstukken hij voor zijn constructies kan overleggen.
Voor de catering moet de cateraar de hygiëneregels naleven: hygiëne van het personeel, koudeketen, bewaring en transport van levensmiddelen. Vraag hoe hij dit toepast, vooral bij levering op een locatie ver van zijn productiekeuken. Schenkt u alcoholische dranken, dan kan een aangifte voor een tijdelijke drankgelegenheid (« buvette temporaire ») of een vergunning nodig zijn, afhankelijk van het geval. Controleer dit voor het event bij de gemeente (in Frankrijk).
Ten slotte valt muziek die in het openbaar wordt gedraaid bij een event doorgaans onder auteursrechten die in Frankrijk bij de SACEM (Franse auteursrechtenorganisatie) moeten worden aangegeven, ook als de geluidsapparatuur door een leverancier wordt geleverd. Vermeld in uw aanvraag wie deze procedure en de overige formaliteiten op zich neemt.
Bureau of aparte leveranciers: de juiste keuze en afspraken
Alles aan één bureau toevertrouwen vereenvoudigt de aansturing: één aanspreekpunt, één offerte, gegarandeerde coördinatie. Daar staat tegenover dat het bureau zijn projectmanagement in rekening brengt. Zelf samenstellen met meerdere specialisten geeft meer controle over elk onderdeel, maar kost coördinatietijd. De juiste keuze hangt af van de omvang van het event en de beschikbaarheid van uw teams.
- Gedetailleerde offerte: inbegrepen diensten, tijden, bezetting, materiaal, op- en afbouw, voorwaarden voor verplaatsing of annulering.
- Verzekeringen: vraag het bewijs van beroepsaansprakelijkheidsverzekering van de leverancier. Meaflow controleert het SIRET-nummer (Frans bedrijfsregistratienummer) van bedrijven, niet hun verzekeringen.
- Onderaanneming: als het bureau een deel aan een derde uitbesteedt, vraag dan wie dat is en wie verantwoordelijk is bij problemen.
- Referenties: vraag voorbeelden van events die op het uwe lijken en, indien mogelijk, een contactpersoon bij de klant.
Lees ten slotte de voorwaarden voor annulering, aanbetaling en wijziging van het aantal deelnemers. Voor een event dat ontvangst of conciërgediensten ter plaatse vereist, kunt u de pagina bedrijfsconciërge raadplegen.
Openstaande aanvragen: evenementen & catering
Leveranciers: evenementen & catering
Gerelateerde expertises
Foto & video
Foto’s van producten en ruimten, bedrijfsvideo’s, dronebeelden
Drukwerk & bewegwijzering
Drukkerij, uithangborden, stickers, bewegwijzering, voertuigbelettering
Conciërgeservice
Conciërgeservice voor bedrijven en gemeubileerde verhuur: ontvangst, sleutels, linnen, kleine diensten
Textiel & confectie
Industrieel naaiwerk, dekzeilen, hoezen, markering
Veelgestelde vragen
Staat uw vraag er niet bij? Bekijk het helpcentrum of schrijf ons.
Hoe lang van tevoren moet een bedrijfsevent worden georganiseerd?
Hoe groter het event, hoe eerder u moet beginnen: enkele maanden voor een congres of beurs, minstens enkele weken voor een borrel. Locaties en leveranciers zijn aan het einde van het jaar zeer gevraagd. Plaats uw aanvraag zodra datum en format vaststaan, zodat u keuze hebt.
Moet ik via een bureau werken of rechtstreeks met een cateraar en een verhuurder?
Een bureau is geschikt als u weinig tijd hebt of een complex project, omdat het alles coördineert. Voor een eenvoudig event kunt u rechtstreeks zaken doen met een cateraar en een materiaalverhuurder. Geef in uw aanvraag aan wat u wilt uitbesteden, zodat de offertes vergelijkbaar zijn.
Welke regels gelden voor de catering tijdens een event?
De cateraar moet de voedselhygiëneregels naleven, met name de koudeketen en de voorwaarden voor transport en bewaring. Wordt er alcohol geschonken, dan kan in Frankrijk een aangifte voor een tijdelijke drankgelegenheid of een vergunning vereist zijn, afhankelijk van het geval. Informeer bij de gemeente en vraag de cateraar hoe hij deze regels toepast.
Moet muziek tijdens een bedrijfsfeest worden aangegeven?
Het openbaar afspelen van muziek valt doorgaans onder auteursrechten, die in Frankrijk bij de SACEM moeten worden aangegeven. Deze verplichting rust op de organisator van het event, ook als de geluidsapparatuur door een leverancier wordt geleverd. Vermeld in uw aanvraag wie deze formaliteit afhandelt.
Is voor een tijdelijke tent of podium een vergunning nodig?
Afhankelijk van de omvang en het gebruik kan een tijdelijke constructie in Frankrijk onder de regelgeving voor voor publiek toegankelijke inrichtingen vallen, met veiligheidscontroles en soms toestemming van de gemeente. Vraag het tijdig na bij de gemeente en vraag de verhuurder om de bewijsstukken van zijn constructies.
Controleert Meaflow de verzekeringen en vergunningen van eventleveranciers?
Nee. Meaflow controleert het SIRET-nummer van ingeschreven bedrijven, maar niet hun verzekeringen, vergunningen of kwalificaties. Vraag de leverancier rechtstreeks om zijn bewijs van beroepsaansprakelijkheidsverzekering, zijn veiligheidsbewijzen en zijn referenties voordat u uw keuze bevestigt.
Een behoefte op het gebied van evenementen & catering?
Beschrijf uw project gratis en vergelijk de prijsoffertes van zakelijke dienstverleners.
Bent u een dienstverlener?
Maak gratis uw profiel aan en reageer op aanvragen die passen bij uw expertise.