Uw tekeningen beschermen bij uitbesteding: NDA, eigendom en goede praktijken

Een tekening aan een werkplaats toevertrouwen is meer dan een tekening doorgeven: maten, toleranties, materiaalkeuzes, soms de architectuur van een heel product, en vaak uw streefprijs. De bescherming rust op drie lagen die elkaar aanvullen:

• het contract: geheimhoudingsovereenkomst, geaccepteerde offerte, inkoopvoorwaarden;
• het recht: bedrijfsgeheimen, intellectueel eigendom;
• de praktijk: wat u deelt, wanneer, via welk kanaal en met wie.

Houd de inspanning in verhouding tot het risico. Een eenvoudige hoekprofiel rechtvaardigt geen zwaar protocol; een nieuw mechanisme wel. En een goed opgestelde overeenkomst beschermt geen tekening die lukraak naar tien gesprekspartners is gestuurd.

Een geheimhoudingsovereenkomst (NDA, van non-disclosure agreement) verplicht een partij om ontvangen informatie geheim te houden en alleen voor een bepaald doel te gebruiken. Ze kan eenzijdig zijn (alleen de werkplaats verbindt zich) of wederkerig (als de werkplaats ook zijn kennis deelt). De gebruikelijke bepalingen:

• Partijen en doel: wie zich verbindt, en voor welk project (bestuderen, prijzen, produceren).
• Vertrouwelijke informatie: tekeningen, CAD-modellen, specificaties, processen, prijzen, correspondentie, op elke drager.
• Uitzonderingen: informatie die al openbaar is, die de ontvanger al rechtmatig kende, die rechtmatig van een derde is ontvangen of die zelfstandig is ontwikkeld.
• Verplichtingen: gebruik beperkt tot het project, toegang voorbehouden aan personen die het nodig hebben, redelijke beveiligingsmaatregelen, geen onnodige kopieën, geen doorgifte aan een andere onderaannemer zonder schriftelijke toestemming en, als u dat wilt, een verbod op reverse engineering van de onderdelen.
• Duur: de periode van de uitwisselingen, plus een geheimhoudingstermijn die daarna doorloopt, af te stemmen op de gevoeligheid van de informatie.
• Teruggave of vernietiging van documenten en digitale bestanden aan het einde van het project.
• Sancties en geschillen: aansprakelijkheid, eventueel een boetebeding, toepasselijk recht, bevoegde rechter.

Een NDA moet leesbaar en proportioneel blijven: een werkplaats aarzelt om een buitensporige tekst te ondertekenen. Controleer ook dat hij niet in strijd is met uw algemene inkoopvoorwaarden of met de geaccepteerde offerte.

De Franse wet nr. 2018-670 van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van bedrijfsgeheimen (secret des affaires), die Richtlijn (EU) 2016/943 omzet, heeft in het Franse Wetboek van Koophandel (Code de commerce) een beschermingsregime ingevoerd (artikelen L. 151-1 e.v.). In Frankrijk wordt informatie als bedrijfsgeheim beschermd wanneer ze aan drie voorwaarden voldoet:

1. ze is, als zodanig of in de exacte samenstelling en samenhang van haar elementen, niet algemeen bekend of gemakkelijk toegankelijk voor personen die vanwege hun branche vertrouwd zijn met dit soort informatie;
2. ze heeft een commerciële waarde, daadwerkelijk of potentieel, doordat ze geheim is;
3. ze is door de rechtmatige houder onderworpen aan redelijke beschermingsmaatregelen, gelet op de omstandigheden, om haar geheime karakter te behouden.

De derde voorwaarde is voor u het meest concreet: zonder redelijke maatregelen wordt het lastig om een beroep op het geheim te doen. Een NDA, een markering “Vertrouwelijk”, beperkte toegang en een register van verspreiding zijn zulke maatregelen. Bij onrechtmatige verkrijging, gebruik of openbaarmaking voorziet het Franse Wetboek van Koophandel in civiele acties: maatregelen om de inbreuk te voorkomen of te beëindigen, vergoeding van de schade.

Houd twee beperkingen in gedachten. Dit regime vervangt niet het octrooi, de bescherming van tekeningen en modellen of het auteursrecht: overweegt u een octrooi, dien dan in vóór elke ongecontroleerde openbaarmaking. Daarnaast is het bestuderen of demonteren van een product dat voor het publiek beschikbaar is of rechtmatig in bezit is in beginsel toegestaan, tenzij het contract anders bepaalt: vandaar het nut van een bepaling over reverse engineering. Het bovenstaande beschrijft de Franse situatie; de regels in andere landen kunnen verschillen.

De NDA beschermt informatie; hij zegt niet van wie de resultaten van het project zijn. Zonder schriftelijke vastlegging blijven er onzekerheden. Maak in de geaccepteerde offerte, de bestelling of een raamovereenkomst duidelijk:

• Uw tekeningen en bestanden: ze blijven van u, de werkplaats heeft slechts een gebruiksrecht om de opdracht uit te voeren.
• De voor het project gemaakte documenten: bewerkingsprogramma’s, mallen, productietekeningen, door de werkplaats voorgestelde wijzigingen. Van wie zijn ze? Wie mag ze hergebruiken?
• De kennis van de werkplaats: processen, instellingen, standaardgereedschap. Die blijft in beginsel van de werkplaats.
• De gereedschappen: matrijzen, snijgereedschap, mallen die u financiert. Eigendom, opslag, onderhoud, verzekering, verbod om ze voor een derde te gebruiken, teruggave aan het einde van de serie of bij wisseling van leverancier.
• De onderdelen: prototypes, afkeur, overgebleven onderdelen. Mogen ze worden verkocht? Vaak moet u dat verbieden wanneer ze uw merk dragen.
• De verbeteringen: aan wie vallen de ideeën toe die uit de samenwerking voortkomen?

Zie over gereedschappen ook onze gids van prototype naar serie.

De Franse wet nr. 75-1334 van 31 december 1975 betreffende de onderaanneming (sous-traitance) wordt vaak aangehaald als algemene bescherming van werkplaatsen of tekeningen. De reikwijdte is preciezer; hieronder een vereenvoudigde uiteenzetting. Deze wet geldt alleen in Frankrijk.

Wat ze definieert

Ze definieert onderaanneming in essentie als de handeling waarbij een aannemer, bij een onderaannemingsovereenkomst en onder zijn verantwoordelijkheid, de uitvoering van het geheel of een deel van de aannemingsovereenkomst of van een deel van de openbare opdracht die met de opdrachtgever (maître de l’ouvrage) is gesloten, toevertrouwt aan een ander, de onderaannemer genoemd.

Wat ze oplevert

Ze beschermt vooral de onderaannemer op het gebied van betaling. De hoofdaannemer moet met name elke onderaannemer en diens betalingsvoorwaarden door de opdrachtgever laten aanvaarden en goedkeuren. De onderaannemer heeft een rechtstreekse vordering op de opdrachtgever wanneer de hoofdaannemer hem een maand na ingebrekestelling niet betaalt (artikel 12). De tekst voorziet, naargelang het geval, ook in betalingsgaranties.

Wat ze niet doet

• Ze regelt noch de vertrouwelijkheid, noch de eigendom van tekeningen of gereedschappen: die punten regelt u per contract.
• Ze is niet automatisch van toepassing op elke bestelling van onderdelen. Haar kader is de keten “opdrachtgever, hoofdaannemer, onderaannemer”. Een bedrijf dat onderdelen laat maken voor zijn eigen producten valt eerder onder het gewone contractenrecht (aannemingsovereenkomst of koop). De kwalificatie hangt af van de feiten en kan voor de rechter worden betwist.
• Ze vervangt de voorwaarden van de bestelling niet: prijs, levertijd, kwaliteit en aansprakelijkheid moet u nog vastleggen.

Reken er dus niet op dat deze tekst uw tekeningen beschermt. Twijfelt u of ze op uw situatie van toepassing is, vraag dan juridisch advies.

• Deel het minimum. Om een onderdeel te prijzen volstaat de tekening ervan: niet de complete assemblage of de stuklijst van het product. Maskeer wat niet nodig is voor de offerte.
• Ga stapsgewijs te werk. Een vereenvoudigde tekening voor de offerte; volledige tekeningen en native bestanden pas na ondertekening van de NDA, en bij voorkeur na de keuze van de leverancier.
• Watermerken en markeren. Een vermelding “Vertrouwelijk, eigendom van [uw bedrijf], reproductie verboden” in het tekenhoofd en een watermerk met de naam van de ontvanger helpen om een lek tot de bron te herleiden.
• Houd de versies in de hand. Revisie-indices, een verspreidingsregister (wie heeft wat wanneer ontvangen), metadata uit de bestanden verwijderd.
• Kies het juiste formaat. Pdf of STEP in plaats van een bewerkbaar native bestand, tenzij echt nodig (zie de CAD-bestandsformaten).
• Segmenteer. Verdeel bij een gevoelig product de componenten over meerdere leveranciers.
• Sluit netjes af. Vraag aan het einde van het project om teruggave of vernietiging van de bestanden, met schriftelijke bevestiging, onder voorbehoud van wettelijke bewaarplichten.

Op Meaflow zijn de tekeningen en documenten die bij een aanvraag zijn gevoegd alleen zichtbaar voor ingelogde leden: ze hebben geen openbaar adres. Wanneer u een aanvraag plaatst, kunt u aangeven dat een geheimhoudingsovereenkomst vereist is; de vermelding verschijnt bij de aanvraag en waarschuwt de leveranciers. Drie kanttekeningen:

• De vermelding is informatief. Meaflow is geen partij bij de overeenkomst, stelt haar niet op en bewaart haar niet: sluit haar rechtstreeks met de leverancier voordat u gevoelige informatie uitwisselt.
• De “ingelogde leden” zijn alle geregistreerde leden, niet alleen de leverancier die u kiest. Voeg bij zeer gevoelige onderdelen een vereenvoudigde tekening toe en bewaar de volledige tekeningen voor de uitwisseling via de berichtenfunctie, na ondertekening.
• De beschrijving, de foto’s en de openbare vragen zijn voor iedereen zichtbaar: zet er niets vertrouwelijks in.