Een industriële toeleverancier kiezen: 10 criteria

Een fabricage uitbesteden aan een derde betekent hem een deel van de kwaliteit, de levertijden en soms het intellectuele eigendom van uw product toevertrouwen. Een aantrekkelijke prijs maakt een afgekeurde partij, een vertraging van drie weken of een bedrijf dat midden in een serie verdwijnt niet goed. Kiezen op één enkel punt, meestal de prijs, is de meest gemaakte fout.

Dit zijn de tien criteria die u moet onderzoeken, uitgewerkt in de volgende paragrafen:

1. Vakkennis en machinepark
2. Capaciteit en werkdruk
3. Kwaliteitssysteem en certificeringen
4. Nabijheid
5. Reactiesnelheid
6. Referenties
7. Financiële gezondheid
8. Communicatie
9. Prijs
10. Contractuele vastlegging

Bereid voordat u ze toepast een duidelijk dossier voor: een nauwkeurig programma van eisen voor fabricage stelt elke kandidaat in staat op dezelfde basis te antwoorden en u dus serieus te vergelijken.

1. Vakkennis en machinepark

Controleer of het bedrijf uw proces, uw materiaal en uw eisen beheerst: type machines (3 of 5 assen, draaien-frezen, lasersnijden), maximale bewerkbare afmetingen, beschikbare controlemiddelen en aanvullende bewerkingen die intern worden uitgevoerd. Vraag voorbeelden van producten die op het uwe lijken en bezoek, als het belang dat rechtvaardigt, het bedrijf. Bekijk de vakgebieden om het juiste vak te vinden.

Drie vragen laten snel het niveau van een bedrijf zien: wat is het grootste product dat u kunt bewerken of snijden? Welke toleranties houdt u gewoonlijk aan en hoe controleert u ze? Welk deel van de fabricage voert u zelf uit? Precieze, cijfermatige en controleerbare antwoorden zijn een goed teken; vage antwoorden of antwoorden die altijd positief zijn, verdienen doorvragen.

2. Capaciteit en werkdruk

Een goed bedrijf kan te druk zijn voor u. Vraag naar de gebruikelijke levertijd, het vermogen om een leverritme in serie aan te houden, de reservemachines bij een storing en de bewerkingen die het zelf uitbesteedt (behandelingen, controle). Een lange keten van toelevering verlengt de levertijden en verwatert de verantwoordelijkheid: weet wie wat doet.

Certificeringen tonen aan dat een managementsysteem aanwezig is en wordt geaudit door een onafhankelijke instantie. De meest gangbare in de industriële toelevering:

• ISO 9001: kwaliteitsmanagement, alle sectoren. Dit is de meest verbreide basis.
• EN 9100: kwaliteitsnorm voor luchtvaart, ruimtevaart en defensie.
• IATF 16949: norm voor de automotive-keten, gebouwd op ISO 9001.
• ISO 13485: kwaliteitsmanagement voor medische hulpmiddelen.

Vraag het certificaat op en controleer de reikwijdte (gedekte locaties en activiteiten), de geldigheidsdatum en de certificerende instantie. Voor speciale processen in de luchtvaart (warmte- of oppervlaktebehandelingen, niet-destructief onderzoek, lassen) kunnen uw eigen klanten specifieke accreditaties zoals Nadcap eisen. Een meetlaboratorium kan op zijn beurt geaccrediteerd zijn volgens ISO/IEC 17025. Kijk verder dan de papieren naar de praktijk: eerstestukcontrole, traceerbaarheid van materialen, afhandeling van afwijkingen.

4. Nabijheid

Een bedrijf in de buurt vergemakkelijkt bezoeken, aanpassingen van prototypes en snelle leveringen en beperkt het transport. Het is geen absoluut criterium: voor een stabiele serie kan een verder gelegen leverancier zeer concurrerend zijn. De regiopagina’s helpen u industriële gebieden te vinden.

5. Reactiesnelheid

De reactietijd op een offerteaanvraag geeft een eerste indruk van de werking van het bedrijf. De kwaliteit van de gestelde vragen zegt nog meer: een bedrijf dat uw tekening heeft gelezen, signaleert onduidelijkheden voordat het offreert; wie zonder enige vraag antwoordt, heeft misschien niet alles bekeken. Controleer ook of de offerte de geldigheidsduur en het startpunt van de levertijd vermeldt (bij bestelling, bij ontvangst van de bestanden, bij validatie van het eerste monster).

6. Referenties

Vraag naar vergelijkbare opdrachten (producten, materialen, sectoren) en, met toestemming van het bedrijf, naar een contactpersoon bij de klant. Monsters of een eerste kleine bestelling maken testen mogelijk voordat u zich vastlegt op een serie.

7. Financiële gezondheid

Een kwetsbaar bedrijf kan een lopende serie onderbreken, vooral als u een aanbetaling hebt gedaan of gereedschap hebt gefinancierd. Enkele eenvoudige controles (de hieronder genoemde registers en nummers betreffen Frankrijk):

• SIRET (Frans bedrijfsvestigingsnummer): nummer van 14 cijfers (SIREN van 9 cijfers plus 5 cijfers van de vestiging). Controleer of het overeenkomt met het opgegeven bedrijf en of het actief is in het Sirene-register van het Insee (het Franse statistiekbureau).
• Jaarrekeningen: omzet, resultaat en eigen vermogen zijn in Frankrijk in te zien in de officiële registers (griffie van de handelsrechtbank, nationaal ondernemingsregister) wanneer de vennootschap ze heeft gedeponeerd en niet om vertrouwelijkheid heeft verzocht. Vraag anders om alternatieve gegevens.
• Collectieve insolventieprocedures: zoek het bedrijf op in de Bodacc (Frans bulletin van officiële aankondigingen).
• Afhankelijkheid en bestaansduur: een bedrijf dat het grootste deel van zijn omzet met één enkele klant behaalt, is kwetsbaarder.

Op Meaflow geeft de badge “Geverifieerd bedrijf” aan dat het SIRET-nummer van een Franse leverancier is gecontroleerd. Het bewijst het administratieve bestaan van het bedrijf, niet de kwaliteit van zijn werk: de andere criteria moet u nog onderzoeken.

8. Communicatie

Een herkenbare contactpersoon, duidelijke verslagen en het vooraf melden van vertragingen zijn net zoveel waard als een goed machinepark. De berichtenfunctie van het platform bewaart de geschiedenis van de gesprekken, nuttig bij een geschil. Let ook op hoe het bedrijf met slecht nieuws omgaat: een betrouwbare partner waarschuwt u voor een vertraging of een twijfel over een tekening vóór de deadline, met een oplossing in de hand.

9. Prijs

De prijs telt, maar vergelijk volledige kosten: prijs per stuk, opstartkosten, transport, risico op afkeur of vertraging. Een abnormaal lage offerte verdient een verklaring. Vraag naar de specificatie van de posten; de gids prijs van CNC-bewerking helpt om ze te lezen.

10. Contractuele vastlegging

Leg de bestelling vast: referentie en index van de tekening, aantallen, prijs, levertijd, controle-eisen, acceptatievoorwaarden en afhandeling van afwijkingen. Bepaal het eigendom van gereedschappen en tekeningen en laat zo nodig een geheimhoudingsovereenkomst tekenen (zie vertrouwelijkheid van tekeningen en NDA). Controleer ten slotte de betalingsvoorwaarden: in Frankrijk zijn de betalingstermijnen tussen bedrijven geregeld in het Franse Wetboek van Koophandel (Code de commerce) en geldt als hoofdregel een maximum van 60 dagen vanaf de factuurdatum. Voor leveranciers in andere landen gelden de lokale regels.

Bij een terugkerende behoefte kan een raamcontract of open bestelling de prijzen per aantalstaffel, de geldigheidsduur van de tarieven en het leverritme vastleggen. Zo zekert u uw bevoorrading en kan het bedrijf zijn bezetting plannen.

Is er veel op het spel, beperk dan het risico door in stappen te werk te gaan in plaats van meteen een grote serie toe te vertrouwen.

• Proefbestelling. Een kleine representatieve hoeveelheid maakt het mogelijk de werkelijke kwaliteit, het halen van de levertijd en de kwaliteit van de relatie te beoordelen, tegen beperkte kosten.
• Eerstestukcontrole. Laat de kritieke maten op het eerste product valideren voordat de rest van de partij wordt gestart, en bewaar het rapport als referentie voor volgende bestellingen.
• Georganiseerde ontvangst. Bepaal vooraf hoe u de ontvangen producten controleert en binnen welke termijn u een afwijking meldt.
• Tweede leverancier. Voor een kritiek product voorkomt het kwalificeren van een tweede bedrijf dat u bij tegenslag van één enkele leverancier afhankelijk bent.

Geef elke kandidaat voor elk criterium een score van 1 tot 5, vermenigvuldig met het gewicht en tel op. De onderstaande wegingen zijn een voorbeeld dat u aan uw project moet aanpassen. Behandel eerst de uitsluitingscriteria (afmetingscapaciteit, door uw klant opgelegde certificering).

Op Meaflow is het plaatsen van een aanvraag gratis: meerdere leveranciers kunnen u hun offerte sturen, die u vergelijkt, waarna u via berichten overlegt met degenen die u interesseren. Uw tekeningen zijn alleen zichtbaar voor ingelogde leden. U kunt ook de leveranciersgids raadplegen voordat u publiceert. Wilt u van een eerste test naar regelmatige productie, lees dan van prototype naar serie.