Drie offertes voor toelevering vergelijken zonder fouten te maken

Een duidelijk prijsverschil tussen twee offertes betekent bijna nooit dat een van de bedrijven „zich vergist”. De aanbiedingen verschillen in wat ze omvatten, in de gehanteerde uitgangspunten, in de manier waarop de vaste kosten worden gepresenteerd, in de beloofde levertijd en in de leveringsvoorwaarden. Vergelijken betekent in de eerste plaats de drie voorstellen terugbrengen tot dezelfde omvang. De prijs komt daarna.

De methode bestaat uit vier stappen: noteren, normaliseren, de volledige kosten berekenen en vervolgens de niet-financiële criteria wegen. Ze veronderstelt dat de drie bedrijven hetzelfde dossier hebben ontvangen: zie het programma van eisen voor productie.

Vul dit schema voor elk bedrijf met dezelfde nauwkeurigheid in: een leeg vakje wijst op een vraag die u moet stellen, niet op een detail dat u moet raden.

Het volgende voorbeeld is fictief: het toont de methode, geen marktprijzen. U vraagt 200 onderdelen met oppervlaktebehandeling, ontbraamd, met materiaalcertificaat 3.1, geleverd bij u. Drie bedrijven reageren; na uw vragen komen de ontbrekende posten aan het licht.

De rangorde keert om: het bedrijf dat op het eerste gezicht het goedkoopst is, komt als tweede uit, en het verschil tussen B en C wordt klein, circa 1,5 %. Dan geven levertijd, kwaliteit en risico de doorslag. De op het eerste gezicht goedkoopste offerte kan ook de risicovolste zijn: een lage prijs zonder certificaat of ontbramen laat die kosten, of gebreken bij ontvangst, voor uw rekening. Om het gewicht van de vaste kosten te meten, vraagt u prijzen voor meerdere aantallen: zie de prijs van CNC-bewerking.

Levertijd. Een levertijd van „vier weken” zegt niets zolang het startpunt onbekend is: bestelling, goedkeuring van de tekeningen, ontvangst van het materiaal of goedkeuring van het eerste artikel? Op Meaflow wordt de levertijd van een offerte uitgedrukt in dagen tussen de bevestiging van de bestelling en de levering: controleer of het bedrijf het zo opvat.

Voorwaarden. Geldigheidsduur van de offerte, aanbetaling, betalingstermijn, boetes bij vertraging, eigendom van gereedschap en tekeningen, vertrouwelijkheid.

Incoterm. De Incoterms, regels van de Internationale Kamer van Koophandel (versie 2020), verdelen transport, risico en formaliteiten tussen verkoper en koper. Ze regelen niet de prijs, de kwaliteit of de eigendomsovergang.

• EXW (af fabriek): u regelt en betaalt het transport, en het risico gaat op u over zodra de goederen bij het bedrijf voor u beschikbaar zijn gesteld.
• FCA: het bedrijf draagt de goederen over aan uw vervoerder, op een overeengekomen plaats.
• DAP: het bedrijf levert op het overeengekomen adres, vóór het lossen; de invoerrechten blijven voor uw rekening.
• DDP: het bedrijf draagt ook de invoerrechten en importformaliteiten.

In Frankrijk schrijven bedrijven onderling vaak „franco” of „départ atelier” (af werkplaats) in plaats van een incoterm: vraag eenvoudig wie het transport betaalt en wie het risico bij breuk draagt. Is een bedrijf gevestigd buiten de Europese Unie, vergelijk dan op basis van franco geleverde prijzen, inclusief invoerrechten en btw bij invoer.

1. Een stuksprijs zonder vaste kosten. „Bevat deze prijs de programmering en de opspanningen?”
2. Een ander aantal dan gevraagd. „Kunt u precies 200 onderdelen calculeren, en daarna 100 en 500?”
3. Een equivalent materiaal of equivalente kwaliteit, niet gemeld. „Welke exacte kwaliteit, met welk certificaat?”
4. Versoepelde toleranties of oppervlaktekwaliteiten. „Hebt u de toleranties van de tekening gecalculeerd, maat voor maat?”
5. Uitgesloten behandelingen of afwerkingen. „Wie voert de behandeling uit, en tegen welke kosten per onderdeel?”
6. Een offerte met korte of verlopen geldigheid. „Blijft deze prijs geldig tot mijn beslissing?” De vergelijkingspagina van Meaflow toont „Verlopen” wanneer de geldigheid is verstreken.
7. Doorbesteding in een keten. „Welke bewerkingen besteedt u uit, en aan wie?”

Een offerte die duidelijk lager is dan de andere verdient een uitleg voordat u haar afwijst of kiest: ze kan berusten op een misverstand over de tekening of op een beperktere omvang.

Zodra de prijzen tot dezelfde omvang zijn teruggebracht, moet u nog afwegen wat het cijfer niet zegt: levertijd, kwaliteit, risico, relatie. Geef elk criterium een gewicht naar gelang uw project, beoordeel elk bedrijf van 1 tot 5, vermenigvuldig en tel op. Een kritisch onderdeel laat kwaliteit en certificeringen zwaarder wegen, een spoedklus de levertijd, een terugkerende behoefte het vermogen van het bedrijf om een ritme vol te houden.

Bewaar het ingevulde schema: het rechtvaardigt uw keuze intern en dient als basis voor de bestelling. Bevestig daarna schriftelijk wat is gekozen (referentie en index van de tekening, aantal, prijs, levertijd en het startpunt ervan, leveringsvoorwaarden, kwaliteitsdocumenten).

Op Meaflow plaatst u een aanvraag, leveranciers reageren erop met een offerte en u vergelijkt ze op een pagina die alleen voor de auteur van de aanvraag bestemd is. Die opent u vanuit de aanvraag („Offertes bekijken”) of vanuit het tabblad „Ontvangen offertes” van het dashboard. Elke offerte is alleen zichtbaar voor u en haar auteur: elk bedrijf calculeert zonder de andere aanbiedingen te kennen.

• Kaarten of vergelijkingstabel, naar keuze, met sortering op oplopende prijs, kortste levertijd, best beoordeeld of meest recent.
• Per offerte: prijs excl. btw, totaal of per stuk (een stuksprijs wordt omgerekend naar een geschat totaal op basis van het aantal in de aanvraag, wanneer dat is ingevuld), levertijd, geldigheidsduur, beoordeling op basis van reviews, badge „Geverifieerd bedrijf”, bericht en bijlagen, waaronder de gedetailleerde offerte.
• Labels „Beste prijs”, „Snelst” en „Best beoordeeld”: ze wijzen de beste waarde onder de actieve offertes aan, niets meer. Ze zeggen niets over de omvang.
• De positie ten opzichte van uw budget, „Binnen budget” of „Boven budget”, als de aanvraag een maximumbudget vermeldt.
• Een samenvatting bovenaan de pagina: aantal actieve offertes, prijsbereik, bereik van levertijden.

De badge „Geverifieerd bedrijf” geeft aan dat het team van Meaflow het SIRET-nummer (het Franse identificatienummer van een vestiging) heeft gecontroleerd; ze vervangt niet de controle van certificeringen of referenties. Een offerte bestaat uit een prijs, een levertijd, een geldigheid, een bericht en bijlagen: uitgangspunten, vaste kosten en incoterm leest u in het bericht en de bijgevoegde offerte, en vraagt u via de berichtenfunctie na als ze ontbreken.

Met de knop „Overleggen” opent u een gesprek met het bedrijf, gekoppeld aan de aanvraag. Zolang een offerte in behandeling is, kan het bedrijf haar wijzigen; de openbare vragen over de aanvraag en uw antwoorden zijn zichtbaar voor alle leveranciers, waardoor hun calculatiebasis gelijk wordt.

„Deze offerte kiezen” brengt het gekozen bedrijf op de hoogte en wijst de andere offertes in behandeling af, waarvan de auteurs worden geïnformeerd; u kunt die keuze daarna annuleren, en de aanvraag wordt heropend. Een offerte afwijzen is daarentegen definitief: neem eerst uw twijfels weg.

• Dezelfde bestanden voor iedereen, met dezelfde tekeningindex.
• Aantallen per staffel en een referentieaantal voor de vergelijking.
• Het exacte materiaal, het certificaat, de toleranties, de behandelingen en de afwerkingen (ontbramen, markeren).
• Wat de prijs moet omvatten: transport, verpakking, kwaliteitsdocumenten, met de leverplaats of de gewenste incoterm.
• Het startpunt van de levertijd, de gewenste leverdatum en de uiterste reactiedatum.
• Een gescheiden weergave van vaste kosten en stuksprijs, met de uitgangspunten en uitsluitingen.

De generator voor een programma van eisen helpt u niets te vergeten, en de woordenlijst legt uit wat een offerteaanvraag is. Weeg, zodra de prijzen tot dezelfde omvang zijn teruggebracht, de niet-financiële criteria met het schema uit de gids een industriële toeleverancier kiezen. Klaar om te vergelijken? Plaats uw aanvraag: het is gratis en zonder commissie. Om de beschikbare vakgebieden te ontdekken, bladert u door de specialisaties.