Szybko, ale nie byle jak
Klient, który dodaje zapytanie, otrzymuje zwykle kilka ofert i je porównuje. Szybka, jasna i precyzyjna odpowiedź uspokaja co do Państwa rzetelności; odpowiedź spóźniona lub niedbała budzi obawy. Szybko nie znaczy jednak połowicznie: cena wysłana w pośpiechu, z zapomnianymi założeniami, kosztuje więcej niż pół dnia namysłu.
Poniższa metoda polega na oszczędzaniu czasu tam, gdzie nic to nie kosztuje (selekcja, pytania, wcześniej przygotowana wycena), aby zachować go tam, gdzie ma znaczenie. Składa się z pięciu etapów: ocenić zapytanie, doprecyzować potrzebę, wycenić, wysłać uporządkowaną ofertę, a następnie przypomnieć się.
Z poziomu zapytania Meaflow oferuje trzy działania: wysłanie oferty, zadanie pytania publicznego lub kontakt z klientem przez komunikator. Przede wszystkim proszę wyszukać zapytania odpowiadające Państwa maszynom i materiałom: jedna celowana odpowiedź jest warta więcej niż dziesięć ogólnych.
Selekcja w pięć minut: odpowiedzieć czy odmówić
Nie każde zapytanie zasługuje na wycenę. Proszę przeczytać zapytanie w całości, otworzyć rysunki (dostępne tylko dla zalogowanych członków; jeśli klient wymaga umowy o poufności, zapytanie to wskazuje) i przejść poniższy test:
| Kryterium | Pytanie do siebie | Jeśli odpowiedź brzmi „nie” |
|---|---|---|
| Wykonalność | Maszyny, wymiary, materiał, proces: czy potraficie to wykonać? | Odmówić lub zasugerować partnera |
| Wymagania | Tolerancje, kontrola, certyfikacja: czy możecie je utrzymać i udowodnić? | Odmówić lub wycenić uczciwy wariant |
| Ilość | Pojedyncza sztuka czy seria: czy to pasuje do Państwa zakładu? | Zależnie od Państwa polityki minimalnego zamówienia |
| Termin | Czy Państwa obciążenie pozwala dostarczyć w żądanym terminie? | Zaproponować inny termin, mówiąc o tym wyraźnie |
| Opłacalność | Czy część jest warta wysiłku w stosunku do jej złożoności? | Wycenić odpowiednio lub odmówić |
| Informacje | Czy dokumentacja pozwala wycenić? | Zadać pytania, zanim się Państwo zobowiążą |
Odmowa nie jest porażką. Szybka i uprzejma odmowa zostawia dobre wrażenie i uwalnia czas na zapytania, które Państwu odpowiadają. Lepsze „nie” w godzinę niż niedopracowana wycena po tygodniu.
Doprecyzowanie zapytania: jakie pytania zadać
Kompletne zapytanie można wycenić bez pytań, ale prawie zawsze czegoś brakuje. Proszę zebrać pytania w jednej wiadomości, pogrupowane tematycznie:
- Część i rysunki: czy rysunek 2D jest aktualny (indeks)? Czy istnieje plik 3D? Które wymiary są funkcjonalne?
- Materiał: gatunek narzucony czy „lub równoważny”? Czy potrzebny jest certyfikat materiałowy?
- Tolerancje i stan powierzchni: tolerancje ogólne? Wymiary krytyczne? Wymagana chropowatość?
- Obróbki i wykończenia: obróbka cieplna lub powierzchniowa, malowanie, znakowanie – przed czy po obróbce skrawaniem?
- Ilości: pewne czy szacunkowe? Zamówienie jednorazowe czy powtarzalne? Dostawy etapowe?
- Kontrola i dokumenty: raport z kontroli, pierwszy wyrób, certyfikat zgodności?
- Termin i dostawa: data obowiązkowa czy pożądana? Opakowanie, miejsce, transport?
- Poufność: czy przed dalszymi krokami oczekiwana jest umowa?
Pytanie publiczne czy komunikator? Pytania zadawane przy zapytaniu, podobnie jak odpowiedzi klienta, są widoczne dla wszystkich wykonawców. Jest to przydatne przy doprecyzowaniu, które służy wszystkim (brakujący rysunek, materiał), i pozwala pokazać Państwa rzetelność. Kwestie handlowe lub strategiczne (wariant, cena, zdolności) lepiej omawiać przez komunikator. Państwa oferta jest natomiast widoczna tylko dla klienta. Terminologię branżową wyjaśnia słownik w haśle zapytanie ofertowe.
Szybka wycena: wielokrotnego użytku schemat
Szybkość bierze się ze schematu przygotowanego wcześniej, a nie z wyceny „na oko”. Proszę prowadzić arkusz kalkulacyjny lub system zarządzania, który zawiera w tej samej kolejności:
- materiał: półfabrykat, odpady, cena za kilogram, minimalne zamówienie;
- programowanie i przygotowanie, koszty jednorazowe;
- czas ustawiania i czas maszynowy na sztukę, szacowany na podstawie porównywalnych części;
- narzędzia, obróbki i usługi zlecane dalej (wyceny Państwa partnerów);
- kontrolę, opakowanie i transport;
- marżę i rezerwę na nieprzewidziane sytuacje.
Każdą wycenę proszę archiwizować wraz z wynikiem (wygrana lub przegrana) i faktycznie poświęconym czasem: Państwa szacunki będą coraz dokładniejsze. Warto proponować progi ilościowe i, gdy to możliwe, wariant obniżający koszt (równoważny materiał, poluzowana tolerancja), co wyróżnia Państwa na tle konkurenta, który po prostu dopasowuje się do zapytania. Aby zrozumieć, z czego składa się cena, proszę przeczytać poradnik o cenie obróbki CNC. Jeśli część wymaga prawdziwego opracowania, warto potwierdzić odbiór i podać datę, do której klient otrzyma cenę.
Przygotowanie dokumentów wzorcowych
Zakłady, które odpowiadają szybko, niekoniecznie szybciej piszą: mają przygotowane narzędzia. Proszę przygotować raz na zawsze:
- jednostronicową kartę zdolności: maszyny, maksymalne wymiary, materiały, certyfikaty, środki kontroli;
- wzór oferty z wymaganymi prawem informacjami i warunkami sprzedaży;
- bibliotekę wiadomości: te z tego poradnika, dostosowane do Państwa tonu;
- kilka referencji porównywalnych części, ze zdjęciami, o których mogą Państwo mówić za zgodą klienta;
- stawki i terminy Państwa partnerów (obróbka powierzchniowa, cięcie, kontrola), regularnie aktualizowane.
Karta zdolności i referencje zasilają także Państwa profil: pracę wykonuje się tylko raz.
Struktura oferty w Meaflow
Formularz oferty składa się z pięciu elementów:
| Pole | Co należy wpisać | Pułapka do uniknięcia |
|---|---|---|
| Cena (€ netto) i typ ceny | Cena łączna lub jednostkowa, bez podatków | Mylenie obu w wiadomości |
| Termin realizacji (dni) | Liczba dni między zatwierdzeniem zamówienia a dostawą | Liczenie od wysłania oferty |
| Ważność (dni) | Okres, w którym Państwa cena jest gwarantowana (domyślnie 30 dni) | Zostawianie wartości domyślnej, gdy cena materiału szybko się zmienia |
| Wiadomość do klienta | Przeformułowana potrzeba, metoda, materiał, kontrola, dostawa i płatność | Ogólny tekst skopiowany z innego miejsca |
| Załączniki (opcjonalnie) | Szczegółowa wycena, dokumenty (PDF, DXF, STEP, obrazy) | Załączanie bez streszczenia najważniejszego w wiadomości |
Przycisk pozwala wstawić wzór wiadomości do uzupełnienia: metoda wytwarzania, materiał i dostawy, kontrola jakości, dostawa i warunki płatności. Klient otrzymuje w komunikatorze podsumowanie Państwa oferty. Dopóki zapytanie jest otwarte, mogą Państwo zmodyfikować ofertę lub ją wycofać, a następnie wysłać ponownie. Szczegóły dotyczące cen, założeń i wymaganych informacji w wycenie znajdą Państwo w poradniku jak przygotować wycenę podwykonawstwa.
Trzy wzory wiadomości do skopiowania
Proszę dostosować fragmenty w nawiasach kwadratowych. Każdy wzór mieści się w kilku linijkach: klient lepiej czyta krótką wiadomość niż długi list.
1. Potwierdzenie odbioru i pytania
Dzień dobry [imię lub nazwisko],
Dziękujemy za Państwa zapytanie „[tytuł]”. Ta część odpowiada naszemu know-how w zakresie [proces]. Aby przedstawić dokładną cenę, prosimy o potwierdzenie: [indeks rysunku i plik 3D], [gatunek materiału lub dopuszczalna równoważność], [wymiary krytyczne i oczekiwana kontrola], [ilość pewna lub szacunkowa].
Naszą ofertę prześlemy w ciągu [termin] od Państwa odpowiedzi. Z poważaniem,
2. Wiadomość towarzysząca ofercie
Dzień dobry [imię lub nazwisko], dziękujemy za Państwa zapytanie. Oto nasza oferta na [oznaczenie], rysunek [numer, indeks]:
- Cena: [X] € netto za sztukę przy [ilość] sztukach ([Y] € netto przy [inna ilość]).
- Termin: [N] dni po zatwierdzeniu zamówienia.
- Materiał: [gatunek], certyfikat [dołączony lub nie].
- Metoda i obróbki: [proces, obróbka, wykończenie].
- Kontrola: [środki, dostarczany raport].
- Założenia: [co jest wliczone, a co wyłączone].
- Ważność: [N] dni. Płatność: [warunki].
Możemy też zaproponować [wariant obniżający koszt]: prosimy o informację, czy jest Państwo zainteresowany. Z poważaniem,
3. Uprzejma odmowa
Dzień dobry [imię lub nazwisko], dziękujemy za zaufanie. Po analizie ta część wykracza poza nasz zakres ([powód: wymiary, materiał, certyfikacja, obciążenie]). Zamiast marnować Państwa czas, wolimy powiedzieć o tym od razu. [Jeśli znają Państwo takiego: zakład specjalizujący się w [proces] mógłby Państwu odpowiedzieć.] Życzymy powodzenia w realizacji projektu. Z poważaniem,
Przypomnienie, śledzenie i wyciąganie wniosków
Po wysłaniu oferty proszę dać klientowi czas na porównanie: kilka dni roboczych, więcej, jeśli termin zakończenia zapytania jest odległy. Proszę wysłać jedno przypomnienie, wnoszące coś nowego: odpowiedź na pytanie, dostępność maszyny, wariant. Jeśli klient zapowiedział, że wybierze w konkretnym dniu, warto poczekać do tej daty. Dwa ostatnie wzory:
4. Przypomnienie
Dzień dobry [imię lub nazwisko], wracam do Państwa w sprawie naszej oferty z dnia [data] na [oznaczenie]. Nasz harmonogram nadal pozwala dostarczyć do [data]. Jeśli pozostały kwestie do wyjaśnienia (materiał, termin, kontrola), pozostaję do dyspozycji. Z poważaniem,
5. Po odmowie
Dziękujemy za poświęcenie czasu na odpowiedź. Jeśli to możliwe, prosimy o informację, co przesądziło o wyborze (cena, termin, inne kryterium). Pomaga nam to ulepszać nasze oferty. Pozostajemy do dyspozycji przy kolejnych potrzebach. Z poważaniem,
Dla każdego zapytania proszę zapisywać datę otrzymania, odpowiedzi i przypomnienia, wynik oraz jego przyczynę. Te liczby są Państwa własne: pokazują, gdzie tracą Państwo zlecenia i co warto poprawić w metodzie. Kompletny profil także pomaga przekonać: zob. poradnik jak stworzyć profil zakładu budzący zaufanie. Gotowi odpowiadać? Przeglądaj otwarte zapytania w swoich specjalizacjach lub utwórz profil wykonawcy, jeśli jeszcze go Państwo nie mają.
Często zadawane pytania
W jakim terminie należy odpowiedzieć na zapytanie ofertowe?
Nie ma reguły, ale potwierdzenie odbioru w ciągu dnia roboczego tworzy dobre wrażenie, nawet jeśli wycena wymaga więcej czasu. Proszę wtedy podać datę, do której klient otrzyma cenę, i jej dotrzymać.
Czy trzeba odpowiadać na wszystkie zapytania?
Nie. Proszę odpowiadać na te, które odpowiadają Państwa maszynom, materiałom i obciążeniu, a pozostałym uprzejmie odmawiać. Celowana, staranna i szybka oferta ma większą wartość niż liczne ogólne odpowiedzi.
Czy moja cena jest widoczna dla innych zakładów?
Nie. Państwa oferta jest widoczna tylko dla klienta. Natomiast pytania zadawane przy zapytaniu i odpowiedzi klienta są widoczne dla wszystkich wykonawców: komunikator warto zarezerwować dla kwestii handlowych lub strategicznych.
Ile razy przypominać się klientowi?
W większości przypadków wystarczy raz, po kilku dniach roboczych, z nowym elementem: odpowiedzią na pytanie, dostępnością, wariantem. Proszę respektować datę decyzji podaną przez klienta. Jeśli odpowiedź jest odmowna, warto podziękować i zapytać, co przesądziło o wyborze.