Organisation von Seminaren und Kongressen
Die Agentur legt das Programm fest, findet die Location, koordiniert die Referenten und steuert den Ablauf. Sie haben für die gesamte Vorbereitung einen festen Ansprechpartner.
Unternehmensdienstleistungen
Events und Catering: Seminare, Messen und Empfänge
Seminar, Kongress, Messe, Firmenfeier oder Empfang: Beschreiben Sie Ihre Veranstaltung nur einmal und vergleichen Sie die Angebote von Eventagenturen, Caterern und Technikvermietern.
- Kostenlos, Konto wird erst bei der Veröffentlichung angelegt
- Verifizierte Unternehmen (Unternehmensnummer geprüft)
- Pläne nur für Mitglieder sichtbar
Eine gelungene Firmenveranstaltung lebt von vielen Details: Location, Verpflegung, Mobiliar, Ton, Licht, Empfang, Programm und Sicherheit der Aufbauten. Je nach Umfang können Sie alles einer Eventagentur übertragen oder die Leistung selbst aus mehreren Spezialisten zusammenstellen: einem Caterer, einem Mietanbieter, einem Dienstleister für Ton und Licht, einem Moderator.
Die Anlässe sind sehr unterschiedlich: Seminare und Kongresse, Jahresabschlussfeier, Einweihung, Messe und Messestand, Kundenempfang, Teamtag, Vereinsversammlung oder Veranstaltung einer Kommune. Jedes Format bringt eigene Anforderungen mit: Teilnehmerzahl, Dauer, Barrierefreiheit, Indoor oder Outdoor, Sitzplatzessen oder Stehempfang.
Diese Seite hilft Ihnen, eine vergleichbare Anfrage zu formulieren: angebotene Leistungen, Ausstattung, Preisfaktoren, Tipps für Ihre Anfrage und Hinweise zu Sicherheit, Hygiene und Musik. Je genauer Ihr Briefing ist, desto leichter lassen sich die eingehenden Angebote vergleichen. Für die Bilder Ihrer Veranstaltung siehe auch die Seite Foto und Video.
Gängige Leistungen
Firmenfeiern und Unternehmensveranstaltungen
Jahresabschlussfeier, Einweihung, Firmenjubiläum oder Preisverleihung: Konzept, Dekoration, Empfang und Programm werden passend zu Ihrem Auftritt entwickelt. Der Dienstleister übernimmt auch die Logistik am Veranstaltungstag.
Messen und Messestände
Konzeption, Fertigung, Auf- und Abbau von Messeständen samt Mobiliar, Beleuchtung und Grafik. Der Dienstleister kümmert sich auch um den Transport und um die Vorgaben des Messeveranstalters.
Catering und Empfänge
Lunchpakete, Empfänge, Buffets oder Menüs am Tisch, mit oder ohne Service. Der Caterer passt das Menü an Ernährungsformen und Allergien an, die Sie ihm mitteilen.
Vermietung von Ausstattung
Mobiliar, Zelte und Bauten, Bühnen, Podeste, Teppichböden und Absperrungen: Der Vermieter liefert, baut auf und holt das Material wieder ab. Geben Sie Zugang zum Gelände und Bodenbeschaffenheit an, um Überraschungen zu vermeiden.
Beschallung und Beleuchtung
Mikrofone, Lautsprecher, Regie, Stimmungs- und Bühnenlicht, bei Bedarf mit Techniker vor Ort. Die Dimensionierung hängt von der Location und der Personenzahl ab.
Videoprojektion und Anzeigetechnik
Leinwände, Beamer, Videowände und Übertragung für Präsentationen oder Konferenzen. Der Dienstleister testet die Technik, bevor die Gäste eintreffen.
Programm und Highlights
Moderator, Referenten, Musiker, Spiele und Teamaktivitäten, die den Tag auflockern. Das Programm richtet sich nach Publikum und gewünschter Stimmung.
Material und Ausstattung
Tische, Stühle, Stehtische und EmpfangsmobiliarZelte, Festzelte und Bauten für den AußenbereichBühnen, Podeste und PraktikabelBeschallung, Mikrofone und RegieBühnen- und StimmungsbeleuchtungBeamer, Leinwände und VideowändeKüchengeräte sowie Warm- und Kühltechnik für den CatererGeschirr, Gläser und TischwäscheAbsperrungen, Teppichboden und Beschilderung des Geländes
Häufige Anlässe
- Jährliches Seminar oder Firmenkongress
- Jahresabschlussfeier oder Neujahrsempfang
- Einweihung von Räumen oder eines neuen Standorts
- Teilnahme an einer Fachmesse mit Messestand
- Empfang für Kunden oder Partner
- Teamtag und Teambuilding
- Versammlung eines Vereins oder einer gewerblichen Eigentümergemeinschaft
- Veranstaltung einer Kommune oder Einrichtung
Was den Preis beeinflusst
-
1
Teilnehmerzahl
Die Teilnehmerzahl bestimmt Größe der Location, Menge des Mobiliars, Umfang der Verpflegung und die Zahl der Mitarbeitenden für Empfang und Service. Sie ist der wichtigste Grund für Preisunterschiede zwischen zwei Angeboten.
-
2
Format und Dauer
Ein halbtägiges Meeting erfordert nicht den gleichen Aufwand wie ein Galaabend. Die Zahl der Programmpunkte, Services und Umbauten wirkt sich auf das Angebot aus.
-
3
Location und Zugangsbedingungen
Innen oder außen, Zufahrt für Lkw, Etagen, Stromversorgung, Zeiten für Auf- und Abbau: Jede Vorgabe verändert die benötigten Teams und das Material.
-
4
Umfang der Verpflegung
Stehempfang, Buffet oder Menü am Tisch, Getränke inklusive oder nicht, Servicepersonal: Der gewählte Umfang verändert die Leistung des Caterers erheblich.
-
5
Technik und Inszenierung
Ton, Licht, Video, Dekoration und Regie hängen vom Anspruch des Programms und von der Location ab. Die Anwesenheit von Technikern während der gesamten Veranstaltung ist ein eigener Kostenpunkt.
-
6
Zeitraum und Vorlaufzeit
In Zeiten hoher Nachfrage, etwa zum Jahresende, sind Locations und Dienstleister schlechter verfügbar. Eine späte Anfrage lässt weniger Auswahl und kann einzelne Posten verteuern.
Tipps für eine erfolgreiche Anfrage
Anfrage stellen- Nennen Sie Art der Veranstaltung, mögliche Termine, Dauer und erwartete Teilnehmerzahl, bei offener Zahl mit einer Spanne.
- Geben Sie an, ob Sie bereits eine Location haben oder diese gesucht werden soll, sowie die Zugangsbedingungen: Etagen, Aufzug, Parkplätze für Lkw, Stromanschluss.
- Beschreiben Sie das Programm: Empfang, Vorträge, Essen, Rahmenprogramm, freie Zeit sowie die technischen Anforderungen jedes Abschnitts.
- Nennen Sie beim Catering die gewünschte Serviceform, Ernährungsformen und bekannte Allergien sowie die gewünschten Getränke.
- Sagen Sie, was Sie selbst stellen (Location, Mobiliar, Audio- und Videotechnik) und was der Dienstleister übernehmen soll, einschließlich Auf- und Abbau.
- Geben Sie Ihr Budget oder Ihre Prioritäten an und legen Sie Gestaltungsvorgaben bei, damit die Angebote vergleichbar sind und zu Ihrem Auftritt passen.
Veranstaltung vorbereiten: Rückwärtsplanung und Briefing
Eine Veranstaltung wird rückwärts vom Termin aus geplant. Das erste Briefing ist das zentrale Dokument: Ziele, Publikum, Format, Zielbudget, Rahmenbedingungen und Erwartungen. Es erspart Rückfragen und ermöglicht den Dienstleistern, auf gleicher Grundlage zu antworten. Hier ein Raster, das Sie an Ihr Projekt anpassen können.
| Phase | Aufgaben |
|---|---|
| Rahmen | Ziele, Publikum, Teilnehmerzahl, Termin, Budget und Entscheider im Unternehmen festlegen |
| Einholen von Angeboten | Anfrage einstellen, Angebote erhalten, vergleichen und einen oder mehrere Dienstleister auswählen |
| Konzeption | Location, Programm, Menü, Raumplan und technische Anforderungen festlegen |
| Logistik | Zugänge, Aufbauzeiten, Einladungen und erforderliche Formalitäten bestätigen |
| Veranstaltungstag | Aufbau vor Eintreffen der Gäste kontrollieren, Ablauf verfolgen, Unvorhergesehenes meistern |
| Nachbereitung | Bilanz ziehen, Abbau abnehmen und Rückmeldungen der Teilnehmer einholen |
Planen Sie bei Veranstaltungen im Freien immer eine Ausweichlösung (Wetter) ein und lassen Sie sich von jedem Dienstleister einen am Veranstaltungstag erreichbaren Ansprechpartner nennen. Ein schriftliches Lastenheft hilft Ihnen, das Briefing zu formalisieren.
Sicherheit, Hygiene und Musik: worauf Sie achten sollten
Eine Veranstaltung empfängt Publikum und erfordert einige Vorkehrungen. Je nach Ort und Format gelten Vorschriften zur Sicherheit der Aufbauten: In Frankreich kann eine temporäre Konstruktion, ein Zelt oder eine eigens errichtete Bühne wie eine Versammlungsstätte behandelt werden (établissement recevant du public), mit Prüfungen und teils einer Genehmigung der Gemeinde. Erkundigen Sie sich bei der zuständigen Stelle vor Ort und fragen Sie den Dienstleister, welche Nachweise er für seine Aufbauten vorlegt.
Bei der Verpflegung muss der Caterer die Hygienevorschriften einhalten: Personalhygiene, Kühlkette, Lagerung und Transport der Lebensmittel. Fragen Sie nach, wie er diese umsetzt, besonders bei Lieferung an einen Ort, der weit von seiner Küche entfernt liegt. Wenn Sie alkoholische Getränke ausschenken, kann je nach Fall eine Anmeldung für einen vorübergehenden Getränkeausschank oder eine Schankerlaubnis nötig sein (in Frankreich „déclaration de buvette temporaire“): Klären Sie dies vor der Veranstaltung bei der Gemeinde.
Schließlich unterliegt die öffentliche Wiedergabe von Musik bei einer Veranstaltung in der Regel dem Urheberrecht und ist in Frankreich bei der SACEM (Verwertungsgesellschaft für Musikrechte) anzumelden, selbst wenn die Beschallung von einem Dienstleister gestellt wird. Legen Sie in der Anfrage fest, wer diese und weitere Formalitäten übernimmt.
Agentur oder getrennte Dienstleister: richtig wählen und vertraglich regeln
Alles an eine Agentur zu übergeben, vereinfacht die Steuerung: ein Ansprechpartner, ein Angebot, gesicherte Koordination. Dafür berechnet die Agentur ihre Projektmanagement-Leistung zusätzlich. Wer selbst mehrere Spezialisten zusammenstellt, behält mehr Kontrolle über jeden Posten, braucht aber Zeit für die Koordination. Die richtige Wahl hängt von der Größe der Veranstaltung und der Verfügbarkeit Ihrer Teams ab.
- Detailliertes Angebot: enthaltene Leistungen, Zeiten, Personal, Material, Auf- und Abbau, Bedingungen für Verschiebung oder Stornierung.
- Versicherungen: Fordern Sie den Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung des Dienstleisters an. Meaflow prüft die SIRET-Nummer (französische Unternehmensnummer) der Unternehmen, nicht deren Versicherungen.
- Weitervergabe: Gibt die Agentur einen Teil an Dritte weiter, fragen Sie nach, an wen und wer bei Problemen haftet.
- Referenzen: Bitten Sie um Beispiele vergleichbarer Veranstaltungen und, wenn möglich, um einen Kundenkontakt.
Lesen Sie schließlich die Bedingungen für Stornierung, Anzahlung und Änderung der Teilnehmerzahl. Für Veranstaltungen, die Empfang oder Concierge-Service vor Ort benötigen, siehe die Seite Firmen-Concierge.
Offene Anfragen: Veranstaltungen & Catering
Anbieter: Veranstaltungen & Catering
Verwandte Kompetenzen
Foto & Video
Produkt- und Raumfotos, Unternehmensvideos, Drohnenaufnahmen
Druck & Beschilderung
Druckerei, Leuchtreklame, Klebefolien, Beschilderung, Fahrzeugbeschriftung
Concierge-Service
Concierge-Service für Unternehmen und möblierte Vermietungen: Empfang, Schlüssel, Wäsche, kleine Dienstleistungen
Textil & Konfektion
Industrielles Nähen, Planen, Schutzhüllen, Kennzeichnung
Häufige Fragen
Eine Frage, die hier nicht auftaucht? Besuchen Sie das Hilfezentrum oder schreiben Sie uns.
Wie weit im Voraus sollte man eine Firmenveranstaltung planen?
Je größer die Veranstaltung, desto früher sollten Sie beginnen: mehrere Monate für einen Kongress oder eine Messe, mindestens einige Wochen für einen Empfang. Locations und Dienstleister sind zum Jahresende stark gefragt. Starten Sie Ihre Anfrage, sobald Termin und Format feststehen, um mehr Auswahl zu haben.
Sollte man eine Agentur beauftragen oder direkt mit Caterer und Vermieter arbeiten?
Eine Agentur eignet sich, wenn Sie wenig Zeit haben oder das Projekt komplex ist, da sie alles koordiniert. Bei einer einfachen Veranstaltung können Sie direkt mit einem Caterer und einem Materialvermieter zusammenarbeiten. Geben Sie in Ihrer Anfrage an, was Sie abgeben möchten, damit die Angebote vergleichbar sind.
Welche Vorschriften gelten für die Verpflegung bei einer Veranstaltung?
Der Caterer muss die Regeln der Lebensmittelhygiene einhalten, insbesondere die Kühlkette sowie die Bedingungen für Transport und Lagerung. Wird Alkohol ausgeschenkt, kann je nach Fall eine Anmeldung für einen vorübergehenden Ausschank oder eine Schankerlaubnis verlangt werden. Erkundigen Sie sich bei der Gemeinde und fragen Sie den Caterer, wie er diese Regeln umsetzt.
Muss man Musik bei einer Firmenfeier anmelden?
Die öffentliche Wiedergabe von Musik unterliegt in der Regel dem Urheberrecht und ist in Frankreich bei der SACEM anzumelden. Diese Pflicht trifft den Veranstalter, auch wenn die Beschallungstechnik von einem Dienstleister gestellt wird. Legen Sie in Ihrer Anfrage fest, wer diese Formalität übernimmt.
Braucht ein Zelt oder eine temporäre Bühne eine Genehmigung?
Je nach Größe und Nutzung kann eine temporäre Konstruktion in Frankreich unter die Vorschriften für Versammlungsstätten (établissements recevant du public) fallen, mit Sicherheitsprüfungen und teils der Zustimmung der Gemeinde. Fragen Sie rechtzeitig bei der Gemeinde nach und lassen Sie sich vom Vermieter die Nachweise für seine Aufbauten geben.
Prüft Meaflow Versicherungen und Genehmigungen der Eventdienstleister?
Nein. Meaflow prüft die SIRET-Nummer der registrierten Unternehmen, nicht aber deren Versicherungen, Genehmigungen oder Qualifikationen. Fragen Sie den Dienstleister direkt nach seinem Nachweis der Betriebshaftpflichtversicherung, seinen Sicherheitsnachweisen und seinen Referenzen, bevor Sie Ihre Wahl bestätigen.
Ein Bedarf im Bereich Veranstaltungen & Catering?
Beschreiben Sie Ihr Projekt kostenlos und vergleichen Sie die Preisangebote von Anbieter von Unternehmensdienstleistungen.
Sind Sie ein Dienstleister?
Erstellen Sie Ihr Profil kostenlos und antworten Sie auf Anfragen, die zu Ihrem Fachgebiet passen.