Empfang und Telefonzentrale
Besucherempfang, Wegweisung, Terminverwaltung und Annahme von Anrufen, mit einer an die Öffnungszeiten Ihres Standorts angepassten Präsenz. Der Concierge ist oft das erste Gesicht Ihres Unternehmens.
Reinigung & Instandhaltung
Concierge-Service für Unternehmen und möblierte Ferienunterkünfte: Dienstleister finden
Mitarbeiterservices, Empfang, Post- und Schlüsselverwaltung oder Betreuung Ihrer möblierten Kurzzeitvermietungen: Beschreiben Sie Ihren Bedarf und vergleichen Sie die Angebote professioneller Concierge-Dienstleister.
- Kostenlos, Konto wird erst bei der Veröffentlichung angelegt
- Verifizierte Unternehmen (Unternehmensnummer geprüft)
- Pläne nur für Mitglieder sichtbar
Der Begriff Concierge-Service umfasst zwei unterschiedliche Tätigkeitsfelder, die Sie in einer Anfrage besser nicht vermischen. Der Firmen-Concierge übernimmt an Ihrem Standort den Empfang, die Post- und Schlüsselverwaltung, kleine Serviceleistungen für Mitarbeitende und die Koordination externer Dienstleister. Der Concierge-Service für möblierte Vermietungen kümmert sich für Verwalter, Residenzen, Hotels oder gewerblich tätige Vermieter um den Empfang der Gäste und den Wechsel der Unterkünfte zwischen zwei Aufenthalten.
In beiden Fällen übernimmt der Dienstleister Aufgaben, für die Sie Ihre Zeit lieber im Kerngeschäft einsetzen. Für ein Unternehmen ist es ein im Alltag sichtbarer Service, der zur Qualität des Arbeitsumfelds beiträgt. Für den Betreiber von Kurzzeitunterkünften ist es eine Organisation vor Ort: Schlüsselübergabe, Wechselreinigung, Wäschemanagement, Ein- und Auszugsprotokoll, kleine Reparaturen zwischen zwei Aufenthalten.
Diese Seite hilft Ihnen, eine vergleichbare Anfrage zu formulieren: mögliche Leistungen, Preisfaktoren, Tipps für die Beschreibung sowie Hinweise zu Leistungsumfang und Status des Dienstleisters. Meaflow richtet sich ausschließlich an gewerbliche Kunden: Das Einstellen einer Anfrage ist kostenlos und provisionsfrei. Zur Strukturierung Ihrer Anfrage nutzen Sie unseren Lastenheft-Generator; für verwandte Tätigkeitsfelder finden Sie die Seite Reinigung und Instandhaltung gewerblicher Räume.
Gängige Leistungen
Post- und Paketverwaltung
Annahme, Sortierung, Erfassung und Verteilung von Post und Paketen für die Mitarbeitenden. Eine Dokumentation der Übergaben verhindert Verluste und Reklamationen.
Schlüssel- und Zugangsverwaltung
Ausgabe und Rücknahme von Schlüsseln, Badges oder Codes mit einem Protokoll der Zu- und Abgänge. Nützlich für externe Dienstleister ebenso wie für Gäste in möblierten Unterkünften.
Services und kleine Dienstleistungen für Mitarbeitende
Reinigungsservice, leichte Reparaturen, Reservierungen, praktische Erledigungen: Der Concierge bündelt alltägliche Anliegen. Die angebotenen Leistungen legen Sie gemeinsam fest, passend zu Ihrer Servicepolitik für die Teams.
Koordination externer Dienstleister
Planung und Empfang von Dienstleistern vor Ort: Reinigung, Wartung, Lieferungen, Reparaturen. Sie haben einen zentralen Ansprechpartner, der die Einsätze verfolgt und Auffälligkeiten meldet.
Gästeempfang und Schlüsselübergabe
Persönlicher oder digitaler Empfang, Übergabe von Schlüsseln oder Codes, Einweisung in die Unterkunft und die Hausordnung. Der Dienstleister bleibt bei Schwierigkeiten während des Aufenthalts erreichbar.
Wechselreinigung, Wäsche und Übergabeprotokoll
Reinigung zwischen zwei Aufenthalten, Verwaltung der Bett- und Handtuchwäsche, Ein- und Auszugsprotokoll mit Fotos. So ist die Unterkunft bei jeder Anreise bezugsfertig.
Kleine Instandhaltung und Betreuung der Unterkünfte
Austausch von Leuchtmitteln und kleinen Ausstattungsteilen, Meldung von Störungen und Beauftragung eines Handwerkers bei Bedarf. Der Dienstleister fungiert als Bindeglied zwischen Ihnen und den Bauunternehmen.
Ausstattung und Hilfsmittel
Ausgestatteter Empfangsplatz und BesucherbuchGesicherter Schlüsselschrank und Protokoll zur NachverfolgungSchlüsselboxen oder smarte Schlösser für den Self-Check-inSoftware für Buchung und EinsatzplanungBestand an Bett- und Handtuchwäsche sowie WäschereilösungReinigungsgeräte und -mittel für die Wechselreinigung der UnterkünftePaketfächer und System zur Nachverfolgung der ÜbergabenLeichtes Werkzeug für kleine InstandhaltungenMusterdokumente: Willkommensmappe, Übergabeprotokoll, Hausordnung
Kunden und Einsatzfälle
- Firmensitz oder Campus, der Mitarbeitenden Services anbieten möchte
- Bürogebäude oder Businesscenter mit gemeinsamem Empfang
- Coworking-Spaces und Unternehmensresidenzen
- Verwalter möblierter Kurzzeitvermietungen
- Ferienresidenz oder Serviced Apartments
- Hotel oder kleiner Beherbergungsbetrieb, der Wechselreinigung und Wäsche auslagert
- Gewerblich tätiger Vermieter mit mehreren Wohnungen
- Hausverwaltung oder Immobilienverwalter auf der Suche nach einem Ansprechpartner vor Ort
Was den Preis beeinflusst
-
1
Leistungsumfang
Der reine Gästeempfang bedeutet einen anderen Aufwand als eine Komplettbetreuung mit Reinigung, Wäsche, Übergabeprotokoll und Instandhaltung. Listen Sie genau auf, was enthalten sein soll, um bei gleichem Umfang vergleichen zu können.
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2
Präsenz vor Ort oder aus der Ferne
Ein dauerhaft präsenter Concierge bindet eine oder mehrere feste Personen, ein Empfang aus der Ferne beruht dagegen auf punktuellen Einsätzen. Die Art der Präsenz wirkt sich stark auf das Angebot aus.
-
3
Anzahl und Takt der Wechsel
Die Zahl der Unterkünfte, die Häufigkeit von An- und Abreisen und die Größe der Unterkünfte bestimmen den Reinigungs- und Verwaltungsaufwand. Ein Belegungskalender hilft dem Dienstleister bei der Personalplanung.
-
4
Zeiten und Verfügbarkeit
Späte Anreisen, Wochenenden, Feiertage und Bereitschaftsdienste können besondere Konditionen nach sich ziehen. Geben Sie die erwarteten Verfügbarkeitszeiten an, um vergleichbare Angebote zu erhalten.
-
5
Wäsche, Verbrauchsmaterial und Ausstattung
Je nachdem, ob Wäsche, Willkommensartikel und Verbrauchsmaterial von Ihnen oder vom Dienstleister gestellt werden, ändert sich der Preis. Fragen Sie auch, wer die Wäscherei übernimmt.
-
6
Standort und Anfahrten
Die Streuung der Unterkünfte oder Standorte und die Fahrzeiten dazwischen beeinflussen die Tourenplanung und damit die Kosten der Leistung.
Tipps für eine erfolgreiche Anfrage
Anfrage stellen- Sagen Sie gleich zu Beginn, um welchen Bereich es geht: Firmen-Concierge vor Ort oder Concierge-Service für möblierte Vermietungen. Dienstleister und Angebote unterscheiden sich.
- Beschreiben Sie den Standort oder den Bestand an Unterkünften: Adressen, Anzahl der Arbeitsplätze oder Unterkünfte, Art der Gäste, Tage und Uhrzeiten von An- und Abreisen.
- Führen Sie die gewünschten Leistungen einzeln auf (Empfang, Post, Schlüssel, Wechselreinigung, Wäsche, Übergabeprotokoll, kleine Instandhaltung) und geben Sie an, was Sie selbst übernehmen.
- Nennen Sie die Art der Schlüssel- oder Zugangsübergabe: persönlich, Schlüsselbox, smartes Schloss, Badge, und wer bei Problemen erreichbar bleibt.
- Klären Sie, ob der Dienstleister Mieten, Kautionen oder Zahlungen in Ihrem Namen entgegennehmen soll: Das ändert die Art des Auftrags und den rechtlichen Rahmen.
- Fordern Sie vor Vertragsabschluss vergleichbare Referenzen, eine Objektbesichtigung und die relevanten Versicherungsnachweise an.
Firmen-Concierge: Service abgrenzen und messbar machen
Ein erfolgreicher Firmen-Concierge beruht auf einem klar definierten Leistungsumfang. Befragen Sie vor der Anfrage Ihre Teams oder Ihre Personalabteilung zum tatsächlichen Bedarf: Posteingang, Empfang, Reinigungsservice, kleine Reparaturen, Reservierungen. Der Dienstleister erstellt dann ein maßgeschneidertes Angebot, das wirksamer ist als ein Katalog selten genutzter Leistungen.
| Bereich | Fragen an den Dienstleister |
|---|---|
| Empfang | Welche Präsenzzeiten, welche Vertretung bei Abwesenheit, welche Kleidung und welche Schulung für den Empfang? |
| Post und Pakete | Welches Protokoll, welche Nachverfolgbarkeit der Übergaben, wie werden sperrige Pakete behandelt? |
| Schlüssel und Zugänge | Welcher gesicherte Schrank, welches Protokoll, wer genehmigt die Schlüsselausgabe? |
| Services für Mitarbeitende | Welche Leistungen sind inklusive, welche werden einzeln abgerechnet, wie werden Anfragen bearbeitet? |
| Koordination | Wie werden die Einsätze der externen Dienstleister geplant und angekündigt? |
Vereinbaren Sie außerdem einfache Kennzahlen: Bearbeitungszeit der Anfragen, Zufriedenheit der Mitarbeitenden, gemeldete Vorfälle. Da der Dienstleister in Ihren Räumen tätig ist, sieht der Code du travail (das französische Arbeitsgesetzbuch) in Frankreich eine gemeinsame Risikoanalyse und in bestimmten Fällen einen schriftlichen Präventionsplan vor. Für die Verwaltung sensibler Zugänge verknüpfen Sie das Thema mit Ihrem Konzept für Sicherheit und Objektschutz.
Möblierte Kurzzeitvermietung: Was der Concierge-Service übernehmen kann
Für einen Bestand an Unterkünften organisiert der Concierge-Service den gesamten Ablauf eines Aufenthalts: Gästeempfang, Schlüsselübergabe, Wechselreinigung, Wäschemanagement, Übergabeprotokoll und kleine Instandhaltung. Die Qualität entscheidet sich an der Pünktlichkeit: eine bezugsfertige Unterkunft vor jeder Anreise, ein Gast, der ohne Wartezeit empfangen wird, eine Störung, die schnell gemeldet und behoben wird.
- Vor der Anreise: Versand der Zugangsinformationen, der Willkommensmappe und der Hausordnung.
- Bei der Ankunft: persönlicher oder digitaler Empfang, Schlüsselübergabe, Einzugsprotokoll.
- Während des Aufenthalts: Unterstützung bei Schwierigkeiten und Weitervermittlung an einen Handwerker, falls nötig.
- Bei der Abreise: Auszugsprotokoll mit Fotos, Rücknahme der Schlüssel, Meldung von Schäden.
- Zwischen zwei Aufenthalten: Wechselreinigung, Wäschewechsel, Kontrolle des Zustands der Unterkunft.
Die Wechselreinigung kann vom Concierge-Service selbst erbracht oder an ein Fachunternehmen vergeben werden: siehe auch die Wohnungsreinigung. Für kleine Eingriffe zwischen zwei Aufenthalten kann sich der Dienstleister auf einen Betrieb für Kleinreparaturen und Notdienst stützen.
Vorschriften und Status des Dienstleisters: worauf Sie achten sollten
Die möblierte Kurzzeitvermietung ist reglementiert, insbesondere auf lokaler Ebene: In Frankreich kann je nach Gemeinde eine Anmeldung bei der Mairie (Gemeindeverwaltung) oder eine Registrierungsnummer verlangt werden. Diese Pflichten liegen beim Vermieter: Informieren Sie sich vor der Anfrage bei Ihrer Gemeinde und geben Sie in Ihrer Anfrage an, wer die Formalitäten erledigt.
Soll der Dienstleister Vermietungen für Ihre Rechnung verwalten, Mieten einziehen oder Kautionen verwahren, kann seine Tätigkeit in Frankreich unter die Regeln für Immobilienberufe fallen (loi Hoguet), die grundsätzlich eine Berufskarte (carte professionnelle) verlangen. Informieren Sie sich über den Status des Dienstleisters, wenn er in Ihrem Namen Mieten oder Kautionen einzieht, und lassen Sie sich den Rahmen seines Auftrags darlegen.
Verlangen Sie in jedem Fall die Nachweise der Betriebshaftpflichtversicherung, prüfen Sie die Klauseln zu Vertraulichkeit und zum Schutz der personenbezogenen Daten von Gästen und Mitarbeitenden und lassen Sie die Haftung bei Schäden oder Schlüsselverlust schriftlich festhalten. Meaflow prüft die SIRET-Nummer (französische Unternehmensnummer) der registrierten Unternehmen, nicht aber deren Versicherungen, Genehmigungen oder Qualifikationen: Diese müssen Sie selbst anfordern. Bereit für die Anfrage? Stellen Sie Ihre Anfrage ein oder durchsuchen Sie die registrierten Dienstleister.
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Häufige Fragen
Eine Frage, die hier nicht auftaucht? Besuchen Sie das Hilfezentrum oder schreiben Sie uns.
Worin besteht der Unterschied zwischen Firmen-Concierge und Concierge-Service für möblierte Vermietungen?
Der Firmen-Concierge ist an Ihrem Standort für Empfang, Post, Schlüssel, kleine Services für Mitarbeitende und die Koordination externer Dienstleister zuständig. Der Concierge-Service für möblierte Vermietungen verwaltet den Gästeempfang, die Schlüsselübergabe, die Wechselreinigung, die Wäsche und das Übergabeprotokoll von Kurzzeitunterkünften. Kompetenzen und Angebote unterscheiden sich: Geben Sie in Ihrer Anfrage an, um welchen Bereich es geht.
Was umfasst ein Concierge-Service für Kurzzeitvermietungen?
Je nach gewähltem Serviceniveau kann er Gästeempfang, Schlüsselübergabe, Wechselreinigung, Wäschemanagement, Übergabeprotokoll und kleine Instandhaltung umfassen. Einzelne Leistungen können weitervergeben werden, zum Beispiel die Reinigung. Führen Sie auf, was Sie erwarten und was Sie selbst übernehmen, um vergleichbare Angebote zu erhalten.
Darf der Dienstleister in meinem Namen Mieten oder Kautionen einziehen?
Das hängt von seinem Status und der Art des Auftrags ab. Ein Vermittler, der Vermietungen verwaltet oder Gelder für einen Eigentümer einzieht, kann in Frankreich unter die loi Hoguet fallen und muss dann eine Berufskarte besitzen. Informieren Sie sich über den Status des Dienstleisters, wenn er Mieten oder Kautionen in Ihrem Namen einzieht, und lassen Sie den Auftrag schriftlich festhalten.
Wer muss die Unterkunft bei der Gemeinde anmelden?
Für die möblierte Kurzzeitvermietung sind die Regeln teilweise lokal: In Frankreich wird je nach Gemeinde eine Anmeldung bei der Mairie oder eine Registrierungsnummer verlangt. Diese Pflichten liegen beim Vermieter, auch wenn er die laufende Verwaltung einem Concierge-Service überträgt. Informieren Sie sich bei Ihrer Gemeinde und geben Sie in Ihrer Anfrage an, wer die Formalitäten erledigt.
Prüft Meaflow Versicherungen und Genehmigungen der Concierge-Dienstleister?
Nein. Meaflow prüft die SIRET-Nummer der registrierten Unternehmen, nicht aber deren Versicherungen, Genehmigungen, Qualifikationen oder Zertifizierungen. Sie müssen die relevanten Nachweise vor Vertragsabschluss selbst anfordern, insbesondere die Betriebshaftpflichtversicherung. Meaflow richtet sich weiterhin ausschließlich an gewerbliche Kunden, und das Einstellen einer Anfrage ist kostenlos und provisionsfrei.
Wie vergleiche ich die Angebote der Concierge-Dienstleister?
Vergleichen Sie zuerst den Leistungsumfang: enthaltene Leistungen, Präsenzzeiten, Umgang mit Wäsche, Verbrauchsmaterial und Anfahrten. Prüfen Sie dann die Vertretungsregelung bei Abwesenheit, vergleichbare Referenzen und das Haftungsniveau bei Schäden. Ein niedrigerer Preis kann einem kleineren Umfang entsprechen: Fordern Sie ein nach Positionen aufgeschlüsseltes Angebot an.
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