Confrontare tre preventivi di subfornitura senza sbagliare

Una differenza di prezzo marcata tra due preventivi non significa quasi mai che una delle officine «sbagli». Le offerte differiscono per ciò che includono, per le ipotesi adottate, per il modo di presentare i costi fissi, per il termine promesso e per le condizioni di consegna. Confrontare significa innanzitutto riportare le tre proposte allo stesso perimetro. Il prezzo viene dopo.

Il metodo si articola in quattro tempi: rilevare, normalizzare, quantificare il costo completo, poi ponderare i criteri non finanziari. Presuppone che le tre officine abbiano ricevuto lo stesso fascicolo: vedere il capitolato di produzione.

Compili questa griglia per ogni officina, con lo stesso rigore: una casella vuota segnala una domanda da porre, non un dettaglio da indovinare.

L’esempio seguente è fittizio: mostra il metodo, non prezzi di mercato. Richiede 200 pezzi con trattamento superficiale, sbavati, con certificato materiale 3.1, consegnati presso di Lei. Tre officine rispondono; dopo le Sue domande, emergono le voci mancanti.

La classifica si ribalta: l’officina più economica a prima lettura arriva seconda e la differenza tra B e C diventa esigua, circa l’1,5 %. Sono allora termine, qualità e rischio a decidere. L’offerta più economica a prima lettura può anche essere la più rischiosa: un prezzo basso senza certificato né sbavatura lascia a Suo carico questi costi, o difetti alla ricezione. Per misurare il peso dei costi fissi, chieda prezzi per più quantità: vedere il prezzo della lavorazione CNC.

Termine. Un termine di «quattro settimane» non dice nulla finché non se ne conosce il punto di partenza: ordine, convalida dei disegni, ricevimento del materiale o approvazione del primo campione? Su Meaflow, il termine di una proposta è espresso in giorni tra la convalida dell’ordine e la consegna: verifichi che l’officina lo intenda così.

Condizioni. Durata di validità dell’offerta, acconto, termine di pagamento, penali per ritardo, proprietà dell’attrezzatura e dei disegni, riservatezza.

Incoterm. Gli Incoterms, regole della Camera di commercio internazionale (versione 2020), ripartiscono tra venditore e acquirente trasporto, rischio e formalità. Non regolano né il prezzo, né la qualità, né il trasferimento di proprietà.

• EXW (franco fabbrica): Lei organizza e paga il trasporto e il rischio passa a Lei dal momento in cui la merce è messa a Sua disposizione presso l’officina.
• FCA: l’officina consegna la merce al Suo vettore, in un luogo concordato.
• DAP: l’officina consegna all’indirizzo concordato, prima dello scarico; i dazi all’importazione restano a Suo carico.
• DDP: l’officina sostiene anche i dazi e le formalità di importazione.

Tra officine francesi si scrive spesso «franco» o «départ atelier» (franco officina) anziché un Incoterm: chieda semplicemente chi paga il trasporto e chi sopporta il rischio in caso di danneggiamento. Se un’officina ha sede fuori dall’Unione europea, confronti i prezzi resi, dazi e IVA all’importazione compresi.

1. Un prezzo unitario senza costi fissi. «Questo prezzo include la programmazione e le attrezzature?»
2. Una quantità diversa da quella richiesta. «Può quotare esattamente 200 pezzi, poi 100 e 500?»
3. Un materiale o una qualità equivalente, non segnalati. «Quale qualità esatta, con quale certificato?»
4. Tolleranze o finiture superficiali allentate. «Ha quotato le tolleranze del disegno, quota per quota?»
5. Trattamenti o finiture esclusi. «Chi esegue il trattamento e a quale costo per pezzo?»
6. Un’offerta con validità breve o scaduta. «Questo prezzo resta valido fino alla mia decisione?» La pagina di confronto di Meaflow indica «Scaduta» quando la validità è terminata.
7. Una subfornitura a cascata. «Quali operazioni subappaltate, e a chi?»

Un’offerta nettamente più bassa delle altre merita una spiegazione prima di essere scartata o scelta: può basarsi su un’incomprensione del disegno o su un perimetro ridotto.

Una volta riportati i prezzi allo stesso perimetro, resta da valutare ciò che la cifra non dice: termine, qualità, rischio, rapporto. Assegni un peso a ciascun criterio in base al Suo progetto, valuti ogni officina da 1 a 5, moltiplichi, poi sommi. Un pezzo critico darà più peso a qualità e certificazioni, un’urgenza al termine, un fabbisogno ricorrente alla capacità dell’officina di mantenere un ritmo.

Conservi la griglia compilata: giustifica la Sua scelta internamente e serve da base per l’ordine. Confermi poi per iscritto quanto è stato deciso (riferimento e indice del disegno, quantità, prezzo, termine e suo punto di partenza, condizioni di consegna, documenti qualità).

Su Meaflow, Lei pubblica una richiesta, i fornitori rispondono con una proposta e Lei le confronta in una pagina riservata all’autore della richiesta. Si apre dalla richiesta («Vedi le proposte») o dalla scheda «Proposte ricevute» della dashboard. Ogni proposta è visibile solo a Lei e al suo autore: ogni officina quota senza conoscere le altre offerte.

• Schede o tabella comparativa, a scelta, con ordinamento per prezzo crescente, termine più breve, migliore valutazione o più recente.
• Per ogni proposta: prezzo IVA esclusa, totale o unitario (un prezzo unitario viene convertito in un totale stimato a partire dalla quantità della richiesta, quando è indicata), termine, durata di validità, valutazione derivata dalle recensioni, badge «Impresa verificata», messaggio e allegati, compreso il preventivo dettagliato.
• Dei badge «Miglior prezzo», «Più rapida» e «Meglio valutata»: indicano il valore migliore tra le proposte attive, nulla di più. Non dicono nulla sul perimetro.
• La posizione rispetto al Suo budget, «Nel budget» o «Oltre il budget», se la richiesta indica un budget massimo.
• Una sintesi in cima alla pagina: numero di proposte attive, forbice di prezzo, forbice di termini.

Il badge «Impresa verificata» segnala che il team di Meaflow ha controllato il SIRET (numero di identificazione delle imprese in Francia); non sostituisce la verifica delle certificazioni né delle referenze. Una proposta si compone di un prezzo, di un termine, di una validità, di un messaggio e di allegati: ipotesi, costi fissi e Incoterm si leggono nel messaggio e nel preventivo allegato e, se mancano, si chiedono tramite messaggistica.

Il pulsante «Discuti» apre una conversazione con l’officina, collegata alla richiesta. Finché una proposta è in attesa, l’officina può modificarla; le domande pubbliche poste sulla richiesta e le Sue risposte sono visibili a tutti i fornitori, il che allinea le loro basi di quotazione.

«Scegli questa proposta» avvisa l’officina scelta e rifiuta le altre proposte in attesa, i cui autori vengono informati; potrà poi annullare questa scelta e la richiesta si riapre. Rifiutare una proposta è invece definitivo: sciolga prima i Suoi dubbi.

• Gli stessi file per tutti, con lo stesso indice di disegno.
• Quantità per scaglioni e una quantità di riferimento per il confronto.
• Il materiale esatto, il certificato, le tolleranze, i trattamenti e le finiture (sbavatura, marcatura).
• Che cosa deve includere il prezzo: trasporto, imballaggio, documenti qualità, con il luogo di consegna o l’Incoterm desiderato.
• Il punto di partenza del termine, la data di consegna desiderata e la data limite di risposta.
• Una presentazione separata di costi fissi e prezzo unitario, con ipotesi ed esclusioni.

Il generatore di capitolato L’aiuta a non dimenticare nulla e il glossario precisa che cos’è una richiesta di preventivo. Una volta riportati i prezzi allo stesso perimetro, ponderi i criteri non finanziari con la griglia della guida scegliere un subfornitore industriale. Pronto a confrontare? Pubblichi la Sua richiesta: è gratuito e senza commissioni. Per scoprire i mestieri disponibili, consulti le competenze.