Organizzazione di seminari e convention
L’agenzia imposta il programma, trova la location, coordina i relatori e gestisce lo svolgimento. Lei mantiene un unico referente per tutta la fase di preparazione.
Servizi alle imprese
Eventi aziendali e catering: seminari, fiere e ricevimenti
Seminario, convention, fiera, serata o cocktail: descriva il Suo evento una sola volta e confronti le proposte di organizzatori, società di catering e noleggiatori di attrezzature.
- Gratuito, account creato solo alla pubblicazione
- Aziende verificate (numero aziendale controllato)
- Disegni visibili solo ai membri
Un evento aziendale riuscito poggia su una moltitudine di dettagli: location, ristorazione, arredi, audio, luci, accoglienza, intrattenimento, sicurezza degli allestimenti. A seconda delle dimensioni, può affidare tutto a un’agenzia di eventi oppure comporre da sé il servizio con più specialisti: un catering, un noleggiatore di attrezzature, un fornitore di audio e luci, un animatore.
Le esigenze sono molto varie: organizzazione di seminari e convention, cena di fine anno, inaugurazione, fiera e stand, cocktail per i clienti, giornata di team building, assemblea di un’associazione o evento di un ente pubblico. Ogni formato ha vincoli propri: numero di partecipanti, durata, accessibilità, location interna o esterna, pranzo seduto o in piedi.
Questa pagina Le permette di redigere una richiesta confrontabile: servizi offerti, attrezzature, fattori di prezzo, consigli per la Sua richiesta e punti di attenzione su sicurezza, igiene e musica. Più il brief è preciso, più le proposte ricevute sono facili da confrontare. Per l’immagine dell’evento, veda anche la pagina foto e video.
Prestazioni più comuni
Serate ed eventi aziendali
Cena di fine anno, inaugurazione, anniversario aziendale o premiazione: concept, allestimento, accoglienza e intrattenimento sono pensati in linea con la Sua immagine. Il fornitore si occupa anche della logistica il giorno dell’evento.
Fiere e stand
Progettazione, realizzazione, montaggio e smontaggio di stand, con arredi, illuminazione e grafica. Il fornitore gestisce anche il trasporto e i vincoli imposti dall’organizzatore della fiera.
Catering e cocktail
Lunch box, cocktail, buffet o pranzi seduti, con o senza servizio. Il catering adatta il menu ai regimi alimentari e alle allergie che Lei segnala.
Noleggio di attrezzature
Arredi, tende e strutture, palchi, pedane, moquette e transenne: il noleggiatore consegna, installa e ritira le attrezzature. Indichi l’accesso al sito e il tipo di pavimentazione per evitare brutte sorprese.
Impianti audio e illuminazione
Microfoni, casse, regia, luci d’ambiente e luci di scena, con un tecnico in loco se necessario. Il dimensionamento dipende dalla location e dal numero di persone.
Videoproiezione e display
Schermi, videoproiettori, videowall e trasmissione in diretta per presentazioni o conferenze. Il fornitore testa i supporti prima dell’arrivo degli ospiti.
Intrattenimento e momenti clou
Presentatore, relatori, musicisti, giochi e attività di team building per dare ritmo alla giornata. L’intrattenimento si sceglie in base al pubblico e all’atmosfera desiderata.
Attrezzature e dotazioni
Tavoli, sedie, tavoli alti e arredi per ricevimentiTende, tensostrutture e strutture per esterniPalchi, pedane e piattaformeImpianti audio, microfoni e regiaIlluminazione scenica e d’ambienteVideoproiettori, schermi e videowallAttrezzature di cucina, per caldo e freddo, per il cateringStoviglie, bicchieri e tovagliatoTransenne, moquette e segnaletica del sito
Occasioni frequenti
- Seminario o convention annuale dell’azienda
- Cena di fine anno o cerimonia di auguri
- Inaugurazione di una sede o di un nuovo sito
- Partecipazione a una fiera professionale con stand
- Cocktail per clienti o partner
- Giornata di team building e coesione
- Assemblea generale di un’associazione o di un condominio professionale
- Manifestazione organizzata da un ente pubblico o da un istituto
Cosa influisce sul prezzo
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1
Numero di partecipanti
Il numero di ospiti determina la dimensione della location, la quantità di arredi, il volume della ristorazione e il personale impiegato per accoglienza e servizio. È il primo fattore di scarto tra due preventivi.
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2
Formato e durata
Una riunione di mezza giornata non richiede gli stessi mezzi di una serata di gala. Il numero di momenti clou, di servizi e di cambi di configurazione incide sul preventivo.
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3
Location e vincoli di accesso
Location interna o esterna, accesso dei camion, piani, alimentazione elettrica, orari di montaggio e smontaggio: ogni vincolo modifica le squadre e le attrezzature da prevedere.
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4
Livello di ristorazione
Cocktail in piedi, buffet o pranzo servito al tavolo, bevande incluse o meno, personale di sala: il livello scelto fa variare molto il servizio del catering.
-
5
Tecnica e scenografia
Audio, luci, video, allestimento e regia dipendono dall’ambizione del programma e dalla configurazione della location. La presenza di tecnici per tutta la durata dell’evento è una voce di costo a sé stante.
-
6
Periodo e tempistiche
I periodi di forte domanda, come la fine dell’anno, riducono la disponibilità di location e fornitori. Una richiesta tardiva lascia meno scelta e può far aumentare alcune voci.
Consigli per una richiesta efficace
Pubblica una richiesta- Indichi il tipo di evento, la data o le date possibili, la durata e il numero di partecipanti attesi, con un intervallo se il numero non è ancora definito.
- Precisi se ha già una location o se attende una proposta, e i vincoli di accesso: piani, ascensore, parcheggio dei camion, alimentazione elettrica.
- Descriva il programma: accoglienza, interventi, pasti, intrattenimento, tempo libero, nonché le esigenze tecniche di ogni sequenza.
- Per il catering, indichi il tipo di servizio desiderato, i regimi alimentari e le allergie note, nonché le bevande previste.
- Dica che cosa fornisce Lei stesso (location, arredi, attrezzature audiovisive) e che cosa deve gestire il fornitore, montaggio e smontaggio compresi.
- Indichi il Suo budget o le Sue priorità e alleghi gli elementi di immagine coordinata, così che le proposte siano confrontabili e coerenti con la Sua immagine.
Preparare l’evento: retroplanning e brief
Un evento si prepara a ritroso, a partire dalla data. Il brief iniziale è il documento chiave: obiettivi, pubblico, formato, budget indicativo, vincoli e aspettative. Evita scambi inutili e consente ai fornitori di rispondere su una base identica. Ecco una traccia da adattare al Suo progetto.
| Fase | Da fare |
|---|---|
| Impostazione | Definire obiettivi, pubblico, numero di ospiti, data, budget e decisori in azienda |
| Consultazione | Pubblicare la richiesta, ricevere le proposte, confrontarle e scegliere uno o più fornitori |
| Progettazione | Convalidare la location, il programma, il menu, la planimetria e le esigenze tecniche |
| Logistica | Confermare gli accessi, gli orari di montaggio, gli inviti e gli adempimenti necessari |
| Giorno dell’evento | Controllare l’allestimento prima dell’arrivo degli ospiti, seguire lo svolgimento, gestire gli imprevisti |
| Dopo | Fare il bilancio, verificare lo smontaggio e raccogliere i riscontri dei partecipanti |
Preveda sempre una soluzione alternativa per un evento all’aperto (meteo) e un referente reperibile il giorno dell’evento presso ogni fornitore. Un capitolato scritto Le aiuta a formalizzare il brief.
Sicurezza, igiene e musica: i punti di attenzione
Un evento accoglie del pubblico e richiede alcune precauzioni. A seconda della location e del formato, si applicano norme sulla sicurezza degli allestimenti: in Francia, una struttura temporanea, una tenda o un palco montato per l’occasione può essere trattato come un «établissement recevant du public» (ERP, locale aperto al pubblico), con verifiche e talvolta un’autorizzazione del comune. Si informi presso il comune o il servizio di sicurezza competente e chieda al fornitore quali documenti giustificativi fornisce per le sue strutture.
Per la ristorazione, il catering deve rispettare le norme sanitarie: igiene del personale, catena del freddo, conservazione e trasporto degli alimenti. Gli chieda come le applica, in particolare per una consegna in una sede lontana dal suo laboratorio. Se serve bevande alcoliche, in Francia può essere necessaria una «déclaration de buvette temporaire» (dichiarazione di bar temporaneo) o una licenza, a seconda dei casi: lo verifichi presso il comune prima dell’evento.
Infine, la musica diffusa in pubblico durante un evento comporta in genere diritti d’autore da dichiarare, in Francia, alla SACEM (la società francese degli autori e compositori), anche quando l’impianto audio è fornito da un fornitore. Precisi nella richiesta chi si occupa di questo adempimento, come degli altri.
Agenzia o fornitori separati: come scegliere e contrattualizzare
Affidare tutto a un’agenzia semplifica la gestione: un solo referente, un solo preventivo, un coordinamento garantito. In cambio, l’agenzia aggiunge il proprio servizio di project management. Comporre da sé con più specialisti offre maggiore controllo su ogni voce, ma richiede tempo di coordinamento. La scelta giusta dipende dalle dimensioni dell’evento e dalla disponibilità dei Suoi team.
- Preventivo dettagliato: servizi inclusi, orari, personale, attrezzature, montaggio e smontaggio, condizioni di rinvio o annullamento.
- Assicurazioni: chieda l’attestato di responsabilità civile professionale del fornitore. Meaflow controlla il numero SIRET delle imprese francesi (il loro identificativo d’impresa), non le loro assicurazioni.
- Subfornitura: se l’agenzia affida una parte a terzi, chieda a chi e chi risponde in caso di problemi.
- Referenze: chieda esempi di eventi analoghi al Suo e, se possibile, il contatto di un cliente.
Legga infine le condizioni di annullamento, di acconto e di modifica del numero di partecipanti. Per un evento che richiede accoglienza o servizio di portineria sul posto, veda la pagina concierge aziendale.
Competenze correlate
Foto e video
Foto di prodotti e locali, video aziendali, riprese con drone
Stampa e segnaletica
Tipografia, insegne, adesivi, segnaletica, marcatura di veicoli
Concierge
Servizio concierge per aziende e affitti arredati: accoglienza, chiavi, biancheria, piccoli servizi
Tessile e confezione
Cucitura industriale, teloni, coperture, marcatura
Domande frequenti
Una domanda che non compare qui? Consulti il centro assistenza o ci scriva.
Con quanto anticipo bisogna organizzare un evento aziendale?
Più l’evento è importante, prima bisogna iniziare: diversi mesi per una convention o una fiera, almeno qualche settimana per un cocktail. Le location e i fornitori sono molto richiesti a fine anno. Avvii la Sua richiesta non appena data e formato sono definiti, per avere più scelta.
Conviene rivolgersi a un’agenzia o trattare direttamente con un catering e un noleggiatore?
Un’agenzia è indicata se ha poco tempo o un progetto complesso, perché coordina il tutto. Per un evento semplice può trattare direttamente con un catering e un noleggiatore di attrezzature. Precisi nella Sua richiesta che cosa desidera delegare, così che le proposte siano confrontabili.
Quali norme si applicano alla ristorazione durante un evento?
Il catering deve rispettare le norme di igiene alimentare, in particolare la catena del freddo e le condizioni di trasporto e conservazione. Se si serve alcol, in Francia può essere richiesta una dichiarazione di bar temporaneo o una licenza, a seconda dei casi. Si informi presso il comune e chieda al catering come applica queste norme.
Bisogna dichiarare la musica diffusa durante una serata aziendale?
La diffusione di musica in pubblico comporta in genere diritti d’autore, da dichiarare in Francia alla SACEM. L’adempimento riguarda l’organizzatore dell’evento, anche se l’impianto audio è fornito da un fornitore. Precisi nella Sua richiesta chi si occupa di questa formalità.
Una tenda o un palco temporaneo richiede un’autorizzazione?
A seconda delle dimensioni e dell’uso, in Francia una struttura temporanea può rientrare nella normativa sugli «établissements recevant du public» (ERP), con verifiche di sicurezza e talvolta il nulla osta del comune. Interpelli il comune con sufficiente anticipo e chieda al noleggiatore i documenti delle sue strutture.
Meaflow verifica le assicurazioni e le autorizzazioni dei fornitori di eventi?
No. Meaflow controlla il numero SIRET delle imprese iscritte, ma non verifica né le loro assicurazioni, né le loro autorizzazioni, né le loro qualifiche. Chieda direttamente al fornitore l’attestato di responsabilità civile professionale, i documenti di sicurezza e le referenze prima di confermare la Sua scelta.
Ha un’esigenza in ambito eventi e catering?
Descriva gratuitamente il Suo progetto e confronti le proposte di prezzo di fornitori di servizi alle imprese.
È un fornitore di servizi?
Crei gratuitamente il Suo profilo e risponda alle richieste che corrispondono al Suo know-how.