Organización de seminarios y convenciones
La agencia define el programa, busca el lugar, coordina a los ponentes y dirige el desarrollo. Usted cuenta con un único interlocutor durante toda la preparación.
Servicios para empresas
Eventos y catering: seminarios, ferias y recepciones
Seminario, convención, feria, cena o cóctel: describa su evento una sola vez y compare las propuestas de organizadores, empresas de catering y proveedores de alquiler de material.
- Gratis, la cuenta se crea solo al publicar
- Empresas verificadas (número de empresa comprobado)
- Planos visibles solo para los miembros
Un evento de empresa con éxito depende de multitud de detalles: lugar, restauración, mobiliario, sonido, iluminación, recepción, animación y seguridad de las instalaciones. Según su envergadura, puede confiarlo todo a una agencia de eventos o componer usted mismo el servicio con varios especialistas: una empresa de catering, un proveedor de alquiler de material, un proveedor de sonido e iluminación y un presentador.
Las necesidades son muy variadas: organización de seminarios y convenciones, cena de fin de año, inauguración, feria y stand, cóctel para clientes, jornada de cohesión, reunión de una asociación o acto de una administración pública. Cada formato tiene sus propias exigencias: aforo, duración, accesibilidad, espacio interior o exterior, comida sentados o de pie.
Esta página le ayuda a redactar una solicitud comparable: servicios ofrecidos, materiales, factores de precio, consejos para su solicitud y puntos de atención sobre seguridad, higiene y música. Cuanto más preciso sea su briefing, más fáciles de comparar serán las propuestas recibidas. Para la imagen del evento, consulte también la página de fotografía y vídeo.
Servicios habituales
Cenas y eventos de empresa
Cena de fin de año, inauguración, aniversario de la empresa o entrega de premios: concepto, decoración, recepción y animación se diseñan según su imagen. El proveedor se encarga también de la logística el día del evento.
Ferias y stands
Diseño, fabricación, montaje y desmontaje de stands, con mobiliario, iluminación y rotulación visual. El proveedor gestiona además el transporte y las condiciones impuestas por el organizador de la feria.
Catering y cócteles
Bandejas de comida, cócteles, bufés o comidas sentados, con o sin servicio. La empresa de catering adapta el menú a los regímenes alimentarios y a las alergias que usted le indique.
Alquiler de material
Mobiliario, carpas y estructuras, escenarios, tarimas, moquetas y vallas: la empresa de alquiler entrega, instala y recoge el material. Indique el acceso al lugar y el tipo de suelo para evitar sorpresas.
Sonorización e iluminación
Micrófonos, altavoces, control técnico, iluminación ambiental y luz de escenario, con un técnico in situ si hace falta. El dimensionamiento depende del lugar y del número de personas.
Videoproyección y pantallas
Pantallas, proyectores, videowalls y retransmisión para presentaciones o conferencias. El proveedor prueba los soportes antes de la llegada de los invitados.
Animación y momentos destacados
Presentador, ponentes, músicos, juegos y actividades de cohesión para dar ritmo a la jornada. La animación se elige según el público y el ambiente deseado.
Material y equipamiento
Mesas, sillas, mesas altas y mobiliario de recepciónCarpas, grandes carpas y estructuras de exteriorEscenarios, tarimas y plataformasSonorización, micrófonos y control técnicoIluminación escénica y ambientalProyectores, pantallas y videowallsMaterial de cocina, de calor y de frío para el cateringVajilla, cristalería y manteleríaVallas, moqueta y señalización del recinto
Ocasiones habituales
- Seminario o convención anual de la empresa
- Cena de fin de año o ceremonia de felicitación navideña
- Inauguración de instalaciones o de un nuevo centro
- Participación en una feria profesional con stand
- Cóctel para clientes o socios
- Jornada de cohesión y team building
- Asamblea general de una asociación o de una comunidad de propietarios profesional
- Acto organizado por una administración o un centro
Qué influye en el precio
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1
Número de participantes
El aforo determina el tamaño del lugar, la cantidad de mobiliario, el volumen de restauración y el número de personas necesarias para la recepción y el servicio. Es el primer factor de diferencia entre dos presupuestos.
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2
Formato y duración
Una reunión de media jornada no requiere los mismos medios que una cena de gala. El número de momentos destacados, de servicios y de cambios de configuración influye en el presupuesto.
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3
Lugar y condiciones de acceso
Espacio interior o exterior, acceso de camiones, plantas, suministro eléctrico, horarios de montaje y desmontaje: cada condición modifica los equipos y el material necesarios.
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4
Nivel de restauración
Cóctel de pie, bufé o comida servida en mesa, bebidas incluidas o no, personal de servicio: el nivel elegido hace variar mucho el servicio de catering.
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5
Técnica y escenografía
Sonido, iluminación, vídeo, decoración y control técnico dependen de la ambición del programa y de la configuración del lugar. La presencia de técnicos durante todo el evento es una partida aparte.
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6
Época y plazo
Las temporadas de mucha demanda, como el final de año, reducen la disponibilidad de espacios y proveedores. Una solicitud tardía ofrece menos opciones y puede encarecer algunas partidas.
Consejos para una solicitud acertada
Publicar una solicitud- Indique el tipo de evento, su fecha o fechas posibles, su duración y el número de participantes previsto, con un rango si el aforo no está cerrado.
- Precise si ya tiene un lugar o si espera que se lo busquen, y las condiciones de acceso: plantas, ascensor, aparcamiento de camiones, suministro eléctrico.
- Describa el programa: recepción, intervenciones, comida, animación, tiempo libre, así como las necesidades técnicas de cada fase.
- Para el catering, mencione el tipo de servicio deseado, los regímenes alimentarios y las alergias conocidas, así como las bebidas previstas.
- Diga lo que aporta usted mismo (lugar, mobiliario, equipo audiovisual) y lo que debe asumir el proveedor, incluidos el montaje y el desmontaje.
- Indique su presupuesto o sus prioridades y adjunte los elementos de la identidad gráfica, para que las propuestas sean comparables y coherentes con su imagen.
Preparar el evento: calendario inverso y briefing
Un evento se prepara hacia atrás, a partir de su fecha. El briefing inicial es el documento clave: objetivos, público, formato, presupuesto previsto, condiciones y expectativas. Evita idas y venidas y permite que los proveedores respondan sobre una base idéntica. Esta es una pauta que puede adaptar a su proyecto.
| Etapa | Qué hacer |
|---|---|
| Planteamiento | Definir objetivos, público, aforo, fecha, presupuesto y responsables de la decisión en la empresa |
| Consulta | Publicar la solicitud, recibir las propuestas, compararlas y elegir al proveedor o proveedores |
| Diseño | Validar el lugar, el programa, el menú, el plano de distribución y las necesidades técnicas |
| Logística | Confirmar los accesos, los horarios de montaje, las invitaciones y los trámites necesarios |
| Día del evento | Comprobar la instalación antes de la llegada de los invitados, seguir el desarrollo y gestionar los imprevistos |
| Después | Hacer balance, recibir el desmontaje y recoger las opiniones de los participantes |
Prevea siempre una solución alternativa para un evento al aire libre (meteorología) y un interlocutor localizable el día del evento en cada proveedor. Un pliego de condiciones por escrito le ayuda a formalizar el briefing.
Seguridad, higiene y música: puntos de atención
Un evento recibe público y exige algunas precauciones. Según el lugar y el formato, se aplican normas de seguridad de las instalaciones: una estructura temporal, una carpa o un escenario montado para la ocasión puede tratarse como un local de pública concurrencia, con comprobaciones y, a veces, autorización del ayuntamiento. Infórmese en el ayuntamiento o en el servicio de seguridad competente y pregunte al proveedor qué justificantes aporta para sus estructuras.
En cuanto a la restauración, la empresa de catering debe respetar las normas sanitarias: higiene del personal, cadena de frío, conservación y transporte de los alimentos. Pregúntele cómo las aplica, sobre todo en una entrega a un lugar alejado de su obrador. Si sirve bebidas alcohólicas, puede ser necesaria una declaración de barra temporal o una licencia según los casos: compruébelo en el ayuntamiento antes del evento.
Por último, la música difundida en público durante un evento suele estar sujeta a derechos de autor que deben declararse ante la SACEM (la sociedad francesa de gestión de derechos de autor, en el caso de eventos en Francia), incluso cuando la sonorización la aporta un proveedor. Indique en su solicitud quién se ocupa de este trámite, así como de las demás formalidades.
Agencia o proveedores por separado: elegir bien y contratar
Confiar todo a una agencia simplifica la gestión: un solo interlocutor, un solo presupuesto, una coordinación asegurada. A cambio, la agencia añade su servicio de gestión de proyecto. Componer usted mismo con varios especialistas ofrece más control sobre cada partida, pero exige tiempo de coordinación. La mejor opción depende del tamaño del evento y de la disponibilidad de sus equipos.
- Presupuesto detallado: servicios incluidos, horarios, personal, material, montaje y desmontaje, condiciones de aplazamiento o cancelación.
- Seguros: solicite el certificado de responsabilidad civil profesional del proveedor. Meaflow comprueba el SIRET (identificador de empresa francés) de las empresas, no sus seguros.
- Subcontratación: si la agencia encarga una parte a un tercero, pregunte a quién y quién responde en caso de problema.
- Referencias: pida ejemplos de eventos comparables al suyo y, si es posible, un contacto de cliente.
Lea, por último, las condiciones de cancelación, de anticipo y de modificación del número de participantes. Para un evento que requiera recepción o conserjería in situ, consulte la página de conserjería de empresa.
Solicitudes abiertas: eventos y catering
Especialidades relacionadas
Foto y vídeo
Fotos de productos e instalaciones, vídeo corporativo, tomas con dron
Impresión y señalización
Imprenta, rótulos, adhesivos, señalización, rotulación de vehículos
Conserjería
Conserjería de empresa y de alquileres amueblados: recepción, llaves, ropa de cama, pequeños servicios
Textil y confección
Costura industrial, lonas, fundas, marcaje
Preguntas frecuentes
¿Tiene una pregunta que no aparece aquí? Consulte el centro de ayuda o escríbanos.
¿Con cuánta antelación hay que organizar un evento de empresa?
Cuanto más importante es el evento, antes hay que empezar: varios meses para una convención o una feria, al menos unas semanas para un cóctel. Los lugares y los proveedores tienen mucha demanda a final de año. Lance su solicitud en cuanto la fecha y el formato estén decididos para tener donde elegir.
¿Hay que recurrir a una agencia o tratar directamente con una empresa de catering y una de alquiler?
Una agencia es adecuada si tiene poco tiempo o un proyecto complejo, ya que lo coordina todo. Para un evento sencillo, puede tratar directamente con una empresa de catering y una de alquiler de material. Indique en su solicitud lo que desea delegar para que las propuestas sean comparables.
¿Qué normas se aplican a la restauración durante un evento?
La empresa de catering debe respetar las normas de higiene alimentaria, en particular la cadena de frío y las condiciones de transporte y conservación. Si se sirve alcohol, puede exigirse una declaración de barra temporal o una licencia según los casos. Infórmese en el ayuntamiento y pregunte a la empresa de catering cómo aplica estas normas.
¿Hay que declarar la música que suena en una cena de empresa?
La difusión de música en público suele estar sujeta a derechos de autor, que se declaran ante la SACEM (en Francia). Este trámite corresponde al organizador del evento, aunque el equipo de sonorización lo aporte un proveedor. Indique en su solicitud quién se encarga de esta formalidad.
¿Una carpa o un escenario temporal requiere autorización?
Según el tamaño y el uso, una estructura temporal puede estar sujeta a la normativa sobre locales de pública concurrencia, con comprobaciones de seguridad y a veces el visto bueno del ayuntamiento. Consulte al ayuntamiento con suficiente antelación y pida a la empresa de alquiler los justificantes de sus estructuras.
¿Meaflow comprueba los seguros y las autorizaciones de los proveedores de eventos?
No. Meaflow comprueba el SIRET de las empresas registradas, pero no verifica ni sus seguros, ni sus autorizaciones, ni sus cualificaciones. Pida directamente al proveedor su certificado de responsabilidad civil profesional, sus justificantes de seguridad y sus referencias antes de confirmar su elección.
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