In fretta, ma non in modo approssimativo
Un cliente che pubblica una richiesta riceve in genere più proposte e le confronta. Una risposta rapida, chiara e precisa lo rassicura sulla Sua serietà; una risposta tardiva o raffazzonata lo preoccupa. Ma in fretta non significa a metà: un prezzo inviato di corsa, con ipotesi dimenticate, costa più di mezza giornata di riflessione.
Il metodo qui sotto consiste nel guadagnare tempo dove non costa nulla (la selezione, le domande, una quotazione preparata) per conservarne dove conta. Si articola in cinque fasi: selezionare la richiesta, qualificare l’esigenza, quotare, inviare una proposta strutturata, poi sollecitare.
Da una richiesta, Meaflow Le offre tre azioni: inviare una proposta, porre una domanda pubblica o contattare il cliente tramite la messaggistica. Prima di tutto, individui le richieste che corrispondono alle Sue macchine e ai Suoi materiali: una risposta mirata vale più di dieci risposte generiche.
Selezionare in cinque minuti: rispondere o declinare
Non ogni richiesta merita un preventivo. Legga la richiesta per intero, apra i disegni (riservati ai membri connessi; se il cliente chiede un accordo di riservatezza, la richiesta lo indica) e faccia questo test:
| Criterio | Domanda da porsi | Se la risposta è no |
|---|---|---|
| Fattibilità | Macchine, dimensioni, materiale, processo: sa realizzarlo? | Declinare, o suggerire un partner |
| Requisiti | Tolleranze, controllo, certificazione: può rispettarli e dimostrarlo? | Declinare, o quotare una variante onesta |
| Quantità | Pezzo unico o serie: corrisponde alla Sua officina? | In base alla Sua politica sul minimo d’ordine |
| Tempi | Il Suo carico di lavoro consente di consegnare alla data richiesta? | Proporre un’altra data, dicendolo chiaramente |
| Interesse | Il pezzo vale lo sforzo in rapporto alla sua complessità? | Quotare di conseguenza, o declinare |
| Informazioni | La documentazione consente di quotare? | Porre domande prima di impegnarsi |
Declinare non è un fallimento. Un rifiuto rapido e cortese lascia una buona immagine e libera tempo per le richieste che fanno al caso Suo. Meglio un «no» in un’ora che un preventivo zoppicante in una settimana.
Qualificare la richiesta: le domande da porre
Una richiesta completa si quota senza domande, ma manca quasi sempre un punto. Raggruppi le Sue domande in un solo messaggio, ordinate per tema:
- Pezzo e disegni: il disegno 2D è aggiornato (indice)? Esiste un file 3D? Quali quote sono funzionali?
- Materiale: grado imposto o «o equivalente»? Serve il certificato del materiale?
- Tolleranze e finitura superficiale: tolleranze generali? Quote critiche? Rugosità richiesta?
- Trattamenti e finiture: trattamento termico o superficiale, verniciatura, marcatura, prima o dopo la lavorazione?
- Quantità: ferme o stimate? Ordine unico o ricorrente? Consegne dilazionate?
- Controllo e documenti: rapporto di controllo, primo articolo, certificato di conformità?
- Tempi e consegna: data tassativa o desiderata? Imballaggio, luogo, trasporto?
- Riservatezza: è atteso un accordo prima di procedere oltre?
Domanda pubblica o messaggistica? Le domande poste su una richiesta, così come le risposte del cliente, sono visibili a tutti i fornitori. È utile per una precisazione che giova a tutti (disegno mancante, materiale) e per mostrare la Sua serietà. I temi commerciali o strategici (variante, prezzo, capacità) si trattano piuttosto tramite la messaggistica. La Sua proposta, invece, è visibile solo al cliente. Per i termini del mestiere, il glossario dà la definizione di richiesta di preventivo.
Quotare in fretta: uno schema riutilizzabile
La rapidità deriva da uno schema preparato in anticipo, non da una quotazione a occhio. Tenga un foglio di calcolo, o il Suo gestionale, che riprenda nello stesso ordine:
- il materiale: grezzo, sfridi, prezzo al chilo, minimo d’ordine;
- la programmazione e l’attrezzaggio, costi non ricorrenti;
- il tempo di regolazione e il tempo macchina per pezzo, stimato in base a pezzi comparabili;
- gli utensili, i trattamenti e le lavorazioni esterne (preventivi dei Suoi partner);
- il controllo, l’imballaggio e il trasporto;
- il margine e gli imprevisti.
Archivi ogni quotazione con il suo esito (vinta o persa) e il tempo realmente impiegato: le Sue stime si affineranno. Proponga scaglioni di quantità e, quando possibile, una variante che riduce il costo (materiale equivalente, tolleranza allentata), il che La distingue da un concorrente che si limita ad allinearsi alla richiesta. Per capire come si scompone un prezzo, legga la guida sul prezzo della lavorazione CNC. Se un pezzo richiede un vero studio, confermi la ricezione e comunichi la data in cui il cliente avrà il Suo prezzo.
Preparare i Suoi documenti tipo
Le officine che rispondono in fretta non sono necessariamente più veloci a scrivere: hanno preparato i loro strumenti. Costruisca una volta per tutte:
- una scheda delle capacità di una pagina: macchine, dimensioni massime, materiali, certificazioni, strumenti di controllo;
- un modello di preventivo, con le Sue diciture legali e le Sue condizioni di vendita;
- una libreria di messaggi: quelli di questa guida, adattati al Suo tono;
- alcune referenze di pezzi comparabili, con foto, di cui può parlare con il consenso del cliente;
- le tariffe e i tempi dei Suoi partner (trattamento superficiale, taglio, controllo), aggiornati regolarmente.
La Sua scheda delle capacità e le Sue referenze alimentano anche il Suo profilo: il lavoro si fa una volta sola.
Strutturare la proposta su Meaflow
Il modulo di una proposta si compone di cinque elementi:
| Campo | Che cosa inserire | Errore da evitare |
|---|---|---|
| Prezzo (€ IVA esclusa) e tipo di prezzo | Un prezzo totale o un prezzo unitario, IVA esclusa | Confondere i due nel messaggio |
| Tempo di realizzazione (giorni) | Il numero di giorni tra la conferma dell’ordine e la consegna | Contare a partire dall’invio del preventivo |
| Validità (giorni) | Il periodo durante il quale il Suo prezzo è garantito (30 giorni per impostazione predefinita) | Mantenere il valore predefinito se il prezzo del materiale varia rapidamente |
| Messaggio al cliente | L’esigenza riformulata, il metodo, il materiale, il controllo, la consegna e il pagamento | Un testo generico, copiato e incollato |
| Allegati (facoltativo) | Un preventivo dettagliato, documenti (PDF, DXF, STEP, immagini) | Allegare senza riassumere l’essenziale nel messaggio |
Un pulsante consente di inserire un modello di messaggio da completare: metodo di produzione, materiale e forniture, controllo qualità, consegna e condizioni di pagamento. Il cliente riceve nella messaggistica un riepilogo della Sua proposta. Finché la richiesta è aperta, può modificare la Sua proposta, oppure ritirarla e reinviarla. Per il dettaglio di prezzi, ipotesi e diciture di un preventivo, legga la guida redigere un preventivo di subfornitura.
Tre modelli di messaggi da copiare
Adatti i passaggi tra parentesi quadre. Ogni modello sta in poche righe: un cliente legge meglio un messaggio breve che una lunga lettera.
1. Conferma di ricezione e domande
Buongiorno [nome o cognome],
grazie per la Sua richiesta «[titolo]». Questo pezzo rientra nel nostro know-how in [processo]. Per inviarLe un prezzo preciso, può confermarci: [indice del disegno e file 3D], [grado del materiale o equivalenza accettata], [quote critiche e controllo atteso], [quantità ferma o stimata]?
Le invieremo la nostra proposta entro [tempo] dalla Sua risposta. Cordiali saluti,
2. Messaggio di accompagnamento della proposta
Buongiorno [nome o cognome], grazie per la Sua richiesta. Ecco la nostra proposta per [designazione], disegno [riferimento, indice]:
- Prezzo: [X] € IVA esclusa al pezzo per [quantità] pezzi ([Y] € IVA esclusa per [altra quantità]).
- Tempi: [N] giorni dalla conferma dell’ordine.
- Materiale: [grado], certificato [incluso o no].
- Metodo e trattamenti: [processo, trattamento, finitura].
- Controllo: [strumenti, rapporto fornito].
- Ipotesi: [che cosa è incluso ed escluso].
- Validità: [N] giorni. Pagamento: [condizioni].
Possiamo anche proporLe [variante che riduce il costo]: ci faccia sapere se Le interessa. Cordiali saluti,
3. Declinare con cortesia
Buongiorno [nome o cognome], grazie per la fiducia. Dopo averlo esaminato, questo pezzo esula dal nostro perimetro ([motivo: dimensioni, materiale, certificazione, carico di lavoro]). Piuttosto che farLe perdere tempo, preferiamo dirglielo subito. [Se ne conosce uno: un’officina specializzata in [processo] potrebbe risponderLe.] Buon proseguimento per il Suo progetto. Cordiali saluti,
Sollecitare, monitorare e imparare
Dopo l’invio, lasci al cliente il tempo di confrontare: qualche giorno lavorativo, di più se la scadenza della richiesta è lontana. Faccia un sollecito, uno solo, che apporti qualcosa: la risposta a una domanda, una disponibilità macchina, una variante. Se il cliente ha annunciato che sceglierà a una data precisa, la attenda. Gli ultimi due modelli:
4. Sollecito
Buongiorno [nome o cognome], torno da Lei a proposito della nostra proposta del [data] per [designazione]. Il nostro programma ci consente ancora di consegnare entro il [data]. Se restano punti da precisare (materiale, tempi, controllo), sono a Sua disposizione. Cordiali saluti,
5. Dopo un rifiuto
Grazie per aver trovato il tempo di risponderci. Se lo desidera, può indicarci che cosa ha fatto la differenza (prezzo, tempi, altro criterio)? Ci aiuta a migliorare le nostre proposte. Restiamo a disposizione per le Sue prossime esigenze. Cordiali saluti,
Per ogni richiesta annoti la data di ricezione, di risposta e di sollecito, l’esito e il suo motivo. Questi numeri sono i Suoi: mostrano dove perde affari e dove mettere a punto il Suo metodo. Anche un profilo completo aiuta a convincere: vedere la guida creare il profilo di un’officina che ispira fiducia. Pronto a rispondere? Sfogli le richieste aperte nelle Sue competenze, oppure crei il Suo profilo di fornitore se non l’ha ancora fatto.
Domande frequenti
Entro quanto tempo bisogna rispondere a una richiesta di preventivo?
Non esiste una regola, ma una conferma di ricezione entro il giorno lavorativo dà una buona immagine, anche se la quotazione richiede più tempo. Comunichi allora la data in cui il cliente avrà il Suo prezzo, e la rispetti.
Bisogna rispondere a tutte le richieste?
No. Risponda a quelle che corrispondono alle Sue macchine, ai Suoi materiali e al Suo carico di lavoro, e declini con cortesia le altre. Una proposta mirata, curata e rapida vale più di numerose risposte generiche.
Il mio prezzo è visibile alle altre officine?
No. La Sua proposta è visibile solo al cliente. Le domande poste su una richiesta e le risposte del cliente, invece, sono visibili a tutti i fornitori: riservi la messaggistica ai temi commerciali o strategici.
Quante volte sollecitare un cliente?
Nella maggior parte dei casi basta una volta, dopo qualche giorno lavorativo, con un elemento nuovo: risposta a una domanda, disponibilità, variante. Rispetti la data di decisione annunciata dal cliente. Se la risposta è negativa, ringrazi e chieda che cosa ha fatto la differenza.